Het participatiedecreet bepaalt dat de werking van de ouderraad wordt vastgelegd in het huishoudelijk reglement. Er moeten afspraken gemaakt worden over:
1. de wijze van samenstelling;
2. het aantal mandaten;
3. hoe nieuwe leden tijdens de mandaatperiode kunnen toetreden tot de raad, en de redenen en wijze waarop mandaten vervroegd beëindigd kunnen worden;
4. hoe de afvaardiging naar de schoolraad gebeurt;
5. hoe ervaringsdeskundigen en experten kunnen betrokken worden;
6. de wijze van bijeenroeping en de vergaderfrequentie;
7. de wijze van besluitvorming;
8. hoe de communicatie- en informatieplicht gerealiseerd wordt;
9. de vakantieperiodes die de termijn schorsen waarbinnen het advies van de ouderraad beantwoord moet worden.
De ouderraad krijgt de nodige logistieke ondersteuning van het schoolbestuur, bijv. een geschikte vergaderruimte.
Hoe de ouderraad zich structureert, ligt niet vast. De meeste ouderraden verkiezen een dagelijks bestuur dat bestaat uit voorzitter, secretaris en penningmeester. In het document ‘Functies in de ouderraad’ vind je een overzicht van de mogelijke functies en bijhorende taken. De concrete invulling moet elke ouderraad zelf afspreken. (Functies in de ouderraad)
Naast het bestuur kunnen er thematische werkgroepen zijn: de grote lijnen worden bepaald in de ouderraad, maar de werkgroepen diepen die verder uit. Op de vergaderingen wordt er verslag uitgebracht van de werkzaamheden. Ook leden van het schoolteam kunnen deel uit maken van deze werkgroepen, bijv. rond schoolkosten, verkeer, sociale media, onthaal, diversiteit…
Sommige ouderraden streven ernaar alle klassen of alle leerjaren te vertegenwoordigen via klasafgevaardigden of klasouders. De VCOV stelde hier een brochure over samen. (brochure klasouders)
De directeur en/of andere personeelsleden zijn meestal aanwezig op de vergaderingen van de ouderraad. Dit is belangrijk voor een goede informatiedoorstroming en om ideeën en voorstellen af te toetsen. Toch kan het ook aangewezen zijn om zonder aanwezigheid van iemand van de school te vergaderen. Dit is mogelijk, bijv. wanneer de ouders een moeilijk dossier eerst onderling willen bespreken. Praktische regelingen treffen over een geplande activiteit gebeurt in de praktijk ook vaak zonder de directie of leraren.
Het decreet legt geen onverenigbaarheden op. Toch is het aan te raden om hierover afspraken te maken in het huishoudelijk reglement. Bijv. een ouder die tevens leraar is op de school, de partner van een lid van het schoolbestuur … neemt best geen bestuursfunctie op. Ook voor de afvaardiging naar de schoolraad is het belangrijk de onverenigbaarheden te bekijken.
Belangrijk om weten is dat elke ouder met kinderen op de school zich kandidaat mag stellen voor de ouderraad. Ouders weigeren kan niet. Wanneer er verkiezingen worden georganiseerd om de ouderraad samen te stellen, kan het wel dat er kandidaten niet verkozen worden.
Het participatiedecreet gaat er niet vanuit dat een ouderraad winstgevende activiteiten organiseert en dus financiën beheert. Toch is dit niet uitgesloten en zorgen veruit de meeste ouderraden voor financiële steun voor de schoolwerking. Deze financiën moeten opgenomen worden in de schoolboekhouding. Het schoolbestuur is hiertoe verplicht door de VZW-wetgeving.
De ouderraad kan een eigen rekening hebben, zelf het overzicht bewaren op in- en uitgaven, maar de rekening moet terug te vinden zijn in de schoolboekhouding. Concreet betekent dit dat de school er eigenaar van is. Goede afspraken over volmachten en besteding van de financiën zijn dan ook noodzakelijk! Het is aan te raden dat naast de directeur ook twee ouders volmacht hebben over de rekening van de ouderraad. Voor de besteding van de financiën stelt de ouderraad best een afsprakennota op in overleg met de school. In deze nota staan de activiteiten die georganiseerd gaan worden, de verwachte opbrengst en de besteding. De VCOV heeft een voorbeeld van dergelijke afsprakennota.
De ouderraad moet voor de organisatie van activiteiten steeds de goedkeuring hebben van de school. Het schoolbestuur staat dan in voor de verzekering van de leden van de ouderraad. De burgerlijke aansprakelijkheid wordt gedekt door de schoolpolis. Naast de aansprakelijkheidsverzekering kan de school nog een verzekering afsluiten voor lichamelijke ongevallen en voor rechtsbijstand. In geval van twijfel is het best de verzekeringsagent uit te nodigen voor een toelichting!
De ouderraad wordt samengesteld voor een periode van vier jaar. Uiteraard is het aangewezen jaarlijks een oproep te doen naar nieuwe leden. Wanneer het maximum aantal leden niet bereikt is, of wanneer er geen maximum is, kunnen alle kandidaten onmiddellijk toetreden.
Er komt een einde aan het lidmaatschap als de ouders geen kinderen meer hebben op de school. De ouderraad kan zelf bijkomende afspraken maken over het uittreden.
Het aantrekken van nieuwe leden is een proces dat permanent loopt. Enkele tips:
• Wees zichtbaar en herkenbaar: met een eigen logo, T-shirt, verslagen uithangen, realisaties in de verf zetten…
• Voor ieder wat wils: organiseer verschillende soorten activiteiten en werkgroepen zodat iedere ouder ergens aansluiting bij vindt;
• Elk engagement is evenwaardig: helpende handen zijn even waardevol als ‘denkers’;
• Spreek ouders persoonlijk aan: vraag ieder lid een potentiële kandidaat mee te brengen;
• Leg nieuwe leden in de watten: maak hen wegwijs, toon interesse, vraag naar verwachtingen…
• Stel realistische verwachtingen: wat is bijv. bij een activiteit een goede opkomst?
• Maak het gezellig, maar blijf toegankelijk voor iedereen.
Sommige ouderraden stellen een ‘verantwoordelijke ledenwerving’ aan. Die zorgt ervoor dat nieuwe ouders in de ouderraad zich op hun gemak voelen, geeft hen extra uitleg, maakt een praatje met hen als ze alleen staan. Deze verantwoordelijke kan ook de helpende handen coördineren. Dit zijn ouders die zich opgeven om een handje toe te steken op school wanneer nodig. De verantwoordelijke ledenwerving contacteert hen als er hulp nodig is en zorgt ervoor dat de helpers weten wanneer ze moeten komen en wat ze moeten doen.
Vind je het moeilijk om alle ouders te bereiken? VCOV heeft een brochure ‘Moeilijk bereikbare ouders’.
Voor meer info download de brochure ‘Participatie op school’ of contacteer de VCOV.
Alle info over de ouderraad vind je op een rijtje in de infotheek.