Zoeken
|
Stap 1: planning maken
|
|
|
Bepaal welk soort activiteit je wil organiseren |
|
|
Formuleer duidelijke doelstelling(en) |
|
|
Bepaal de doelgroep |
|
|
Leg de datum en het tijdstip vast |
|
|
Kies een geschikte locatie |
|
|
Maak een begroting op |
|
|
Stel werkgroepen samen |
|
|
Bepaal het programma |
|
|
Ontwerp de uitnodiging |
|
|
Stel een draaiboek samen |
|
|
Maak een sponsordossier op |
|
|
|
|
|
Stap 2: voorbereidingen treffen voor de verzekeringen |
|
|
Reserveer (contractueel) de zaal of de locatie |
|
|
Vraag of de school de activiteit (kan) erkennen als schoolactiviteit |
|
|
Bespreek de voorwaarden voor dekking door de schoolpolis. |
|
|
Ga na welke risico’s de schoolpolis dekt voor vrijwilligers die helpen aan de activiteit of in opdracht rijden. |
|
|
Valt de activiteit niet onder de schoolverzekering, zorg dan als ouderwerking zelf voor de nodige verzekeringen, bijv. burgerlijke aansprakelijk, contractuele aansprakelijkheid, ongevallen, polis alle risico’s... |
|
|
Gaat de activiteit door op een externe locatie, ga na of je als huurder gedekt bent door de brandpolis van de uitbater/eigenaar. |
|
|
Sluit (eventueel) een materialenpolis voor gehuurd materiaal af. |
|
|
|
|
|
Stap 3: voorbereidingen treffen voor benodigdheden en catering
|
|
|
Lijst alle benodigdheden op, bijv. tafels, stoelen, decoratie, toog, podiumstukken, geluidsinstallatie, bonnetjes, kassa, stempels… |
|
|
Vraag materiaal aan via de school, de gemeente of een verhuurdienst |
|
|
Breng de nodige elektriciteits– en watervoorzieningen in kaart |
|
|
Contacteer of organiseer zelf eetstandjes |
|
|
Werk je met een brouwer, bestel naast de drank en snacks ook herbruikbare bekers, tapinstallatie, extra frigo’s, koelwagen |
|
|
|
|
|
Stap 4: voorbereidingen treffen voor veiligheid en vergunningen
|
|
|
Maak je locatie toegankelijk en zorg voor (aangepaste) toiletten |
|
|
Voorzie bij een openluchtactiviteit een regen – of warmteplan bijv. gratis water, zonnecrème-verdeelpunt, voldoende schaduwplekken… |
|
|
Stel een noodplan op |
|
|
Tref de nodige verkeersmaatregelen, bijv. parking, autoluwe speelstraat... |
|
|
Vraag (indien nodig) vergunningen aan bij gemeente of andere instanties |
|
|
Vraag (indien nodig) SABAM en Billijke Vergoeding aan |
|
|
|
|
|
Stap 5: start een promotiecampagne op
|
|
|
Ontwerp een uitnodiging/flyer en bestel (eventueel) drukwerk |
|
|
Vermeld op de uitnodiging ‘een activiteit van de school i.s.m. de ouderwerking’ |
|
|
Vermeld op drukwerk de verantwoordelijke uitgever |
|
|
Vermeld duidelijk de inschrijf – en betaalmogelijkheden |
|
|
Stel een promotieplan op (enkel digitaal of ook op papier) |
|
|
Maak promotie op verschillende manieren en momenten |
|
|
|
|
|
Stap 6: Voorbereidingen treffen voor werk – en taakverdeling
|
|
|
Zoek vrijwilligers/helpers |
|
|
Maak een taakverdeling/werkplanning op |
|
|
Respecteer alle hygiëne – en voedselnormen |
|
|
Zorg dat de keuken en/of eetstandjes proper en veilig zijn |
|
|
Zorg dat alle veiligheidsvoorschriften op vlak van brandveiligheid nageleefd zijn, bijv. branddekens voorzien, nooduitgangen vrijhouden… |
|
|
Zorg dat er een EHBO-koffer beschikbaar is |
|
|
Voorzie voldoende opzichters/security om de veiligheid op bijvoorbeeld een fuif te garanderen. |
|
|
Bewaak de (maximum) capaciteit van de zaal |
|
|
Hang de vergunningen voor bijv. drank en informatie over voeding bijv. allergenen zichtbaar uit tijdens de activiteit |
|
|
Hang zichtbaar uit dat de organisatie niet verantwoordelijk is voor diefstal/ongevallen of schade aan eigen goederen |
|
|
Vraag toestemming om foto’s te maken (GDPR) |
|
|
Duid een coördinator aan voor de vrijwilligers en voor noodgevallen en maak dit kenbaar |
|
|
Bespreek en evalueer de activiteit met de deelnemers en de vrijwilligers |
|
|
Maak een verslag en pas het draaiboek aan |
|
|
Maak een kosten-baten analyse |
|
|
Plaats foto’s op sociale media (van de school) en houd rekening met de GDPR |
|
|
Bedank alle vrijwilligers voor hun inzet |
|