Zoeken
"Maatwerk, klantgerichtheid en flexibiliteit zijn in veel sectoren kernbegrippen geworden. Het vrijwilligerswerk volgde deze evolutie (nog) niet helemaal.”
Deze stelling poneerde Koen Vermeulen op een vormingsdag voor de medewerkers van de drie Vlaamse ouderkoepels.
Inderdaad, vele ouderwerkingen houden aan hun traditionele bestuur met voorzitter, secretaris en penningmeester, al is het vaak zoeken naar witte raven om deze functies in te vullen. De duivels-doet-al onder de geëngageerde ouders worden steeds zeldzamer.
Op zoek naar inspiratie voor het werken met vrijwilligers? We delen enkele inzichten en tips.
Aan welke kraam koop jij fruit op de wekelijkse markt? Los van prijs en kwaliteit zullen de meeste mensen kiezen voor de kraam waar het meeste volk staat. Zo is het ook met het rekruteren van vrijwilligers. Nieuwe leden zoek je best niet op het moment dat de vereniging nog maar weinig leden telt. Rekruteren is evenzeer de bestaande leden motiveren als actief op zoek te gaan naar nieuwe leden. Meer info over ledenwerving.
Hoe zoekt jouw ouderwerking nieuw bloed? Permanent? Via een voorstelling op de algemene infoavond of via een grotere campagne? Hoe je het ook doet, er bewust mee bezig zijn is de eerste stap. Feit is dat een briefje in de boekentas vaak weinig ouders aanspreekt. Ook mail is niet het beste rekruteringsmiddel om bijv. helpende handen te vinden.
1.1 Wat werkt wel?
Ouders persoonlijk aanspreken met de vraag of ze iets bepaald willen doen, geeft meer positieve reacties dan te vragen of ze lid willen worden van de ouderwerking.
Mensen doen vrijwilligerswerk omdat ze aansluiting willen vinden bij een groep, andere mensen ontmoeten. Zorg voor voldoende ‘funfactor’ in de ouderwerking. De ouders moeten geprikkeld zijn om naar de vergadering te komen, ook als het regent en er een populair programma op tv is.
De ouderwerking van VBS De Tandem uit Mortsel bracht de funfactor in de praktijk door een papa’s-nacht te organiseren. Nadien sloten er nieuwe ouders aan bij de ouderwerking!
Nog een leuke activiteit die alvast voor veel ontmoetingskansen zorgt is een ‘afterschooldrink’. Ouders kunnen iets drinken na schooltijd (van 15u30 tot 18u) terwijl de kinderen zich amuseren op een springkasteel.
Mensen motiveren doe je door hen te respecteren en te erkennen. ‘Peoplemanagement’ is belangrijker dan ‘taskmanagement’: vraag nieuwe vrijwilligers wat ze graag doen, welk engagement ze willen opnemen… in plaats van te vragen of ze in een voorziene functieomschrijving passen.
1.2 Vijf soorten vrijwilligers
- Vaste medewerker
- Trekker: bijv. werkgroepen
- Multi: willen wel taken uitvoeren, maar geen verantwoordelijkheid nemen
- Taak: komen 1 à 2 keer per jaar helpen, bijv. klusouders (“Bel maar als er iets moet gebeuren!”)
- Evenement: komen 1 keer per jaar helpen wanneer het leuk is, bijv. op het grootouderfeest.
Ieder soort vrijwilliger is belangrijk en verdient hetzelfde respect en waardering. Elk engagement is een meerwaarde maar de vereniging moet hier ook naar georganiseerd zijn, bijv. door met werkgroepen te werken, een lijst met ‘helpende handen’ die gecontacteerd kunnen worden… Belangrijk is dat mensen zich goed voelen binnen hun engagement.
De regel van drie maakt dat mensen evolueren naar binnen toe:
- Mensen laten kiezen welk engagement ze opnemen
- Zorgen voor een aangename context
- Mensen persoonlijk waarderen
Vaste leden zijn belangrijk, maar heb je ook echt een vast bestuur nodig? Als je geen bestuursleden meer vindt, is het beter op zoek te gaan naar wat wel werkt, bijv. de taken verdelen, werken met een beurtrol, in duo’s taken opnemen…
Je zal maar naar een vergadering komen waar je niemand kent, het in Keulen hoort donderen en op het einde ook niet aangesproken wordt. Ga je de volgende keer nog terug?
Wat een wereld van verschil is het als je de kans krijgt jezelf kort voor te stellen en te vertellen waarom je bent gekomen. Als je nadien ook nog wat verduidelijking krijgt, gevraagd wordt hoe je het vond en een ‘dank je wel’ hoort, dan is de kans al veel groter dat je teruggaat.
Zet iets minder stoelen klaar dan dat je mensen verwacht bij een activiteit. Doordat je stoelen moet bijzetten op het moment zelf, creëer je alvast de perceptie dat het een succes is.
Bij het begin van een vergadering worden vaak de verontschuldigingen overlopen. Gebruik deze tijd beter om aan de aanwezigen te vragen waarom ze er wel zijn.
Bij een lage opkomst, bedank je de aanwezigen enthousiast voor hun komst in plaats van te zeggen dat het spijtig is dat er zo weinig volk is.
Meer info? 10 tips voor een warm onthaal van nieuwe ouders
Goede afspraken maken goede vrienden
In het huishoudelijk reglement wordt vermeld of en welke onkosten vergoed worden. Het is belangrijk hier duidelijkheid over te scheppen en nieuwe leden goed te informeren. Een onkostenvergoeding mag echter geen middel zijn om nieuwe vrijwilligers aan te trekken.
Zorg dat alle vrijwilligers goed verzekerd zijn. Bij twijfel kan je de verzekeringsagent van de schoolpolis uitnodigen.
Blijf niet steken in het constateren van problemen (of ‘uitdagingen’!), maar ga ermee aan de slag. Dit kan door 3x door te vragen met een waarom-vraag.
Bijv. ‘Het is moeilijk om vrijwilligers te vinden vandaag de dag.’
- Waarom zeg je dat? Omdat we geen helpende handen vinden voor het schoolfeest.
- Waarom willen ouders niet helpen? Omdat ze ook zelf willen genieten van het feest.
- Waarom zou dat niet kunnen? Omdat de ouders denken dat ze een hele dag moeten helpen.
WAWW of ‘werk aan wat werkt’: doe verder met wat goed gaat. Dit is belangrijk voor de motivatie van de leden. Werken aan pijnpunten moet kunnen, maar let op dat het lijstje niet te lang en te zwaar wordt. Bouw aan een positief imago van de ouderwerking door de realisaties in de verf te zetten.
Probeer vooruit te kijken. Soms is het goed terug te blikken op het verleden, maar soms is het net belangrijk dat los te kunnen laten. Wat vroeger werkte, werkt nu niet altijd meer.
Even stilstaan en nagaan of je wel goed bezig bent, is geen overbodige luxe in een ouderwerking. Is hier geen tijd voor? Maak dan tijd, want ‘geen tijd hebben’ is een kwestie van prioriteiten stellen. Terugblikken kan gebeuren door een werkgroepje dat 1x per jaar samenkomt.
De Engelse onderzoekster Gaskin formuleerde 8 aanbevelingen voor verenigingen. Check je of de ouderwerking ‘FLEXIVOL’ is?
- Flexibility – flexibiliteit: flexibel in tijd en in taak, zonder het kader te verliezen. Zoals vliegtuigen kunnen afwijken van hun route maar wel binnen de grenzen van de ‘corridor’ moeten blijven, zo is er ook een kader nodig voor de vrijwilligers.
- Legitimacy – legitimiteit, imago: welke beeld hebben ouders over de ouderwerking?
- Ease of acces – eenvoudig toegankelijk, open staan voor iedereen: is iedereen welkom? Zijn alle ideeën welkom?
- Xperiment – experiment: krijgen mensen de ruimte om te experimenteren? Is het doorbreken van tradities bespreekbaar?
- Incentives – stimulansen, prikkels: hoe kunnen we iemand prikkelen om open te staan voor de ouderwerking? Motiveren door waardering te geven is een immateriële beloning en veel krachtiger dan een materiële beloning.
- Variation – variatie: is de ouderwerking in beweging? Is er mogelijkheid tot verandering?
- Organisation – organisatie: verloopt de organisatie vlot? Praten we niet alleen over wat er beter moet, maar doen we er ook iets aan?
- Laughs – lachen, ontspanning: laat mensen met een positief gevoel naar huis gaan.
Evalueren komt ook aan bod bij het opstellen van een jaarplanning:
- Wat willen we samen doen dit jaar?
- Wat willen we samen even niet doen dit jaar?
- Wat willen we samen niet meer doen?
- Willen we eens iets nieuws doen dit jaar? Wat dan wel?
Iemand die misnoegd je vereniging verlaat, is ‘slechte reclame’. Het heeft grote gevolgen voor de reputatie en aantrekkingskracht naar nieuwe leden. Probeer conflicten uit te klaren zodat niemand stopt uit onvrede. Duidelijke afspraken vooraf zijn al meteen een goede start.
‘Exiten’ na een vergadering of activiteit is net zo belangrijk als de mensen welkom heten. Even checken wat ze ervan vonden, een behouden thuiskomt wensen, maar ook bijv. vragen hoe het gaat met man- of vrouwlief na een ongeluk of ziekte. Het zijn deze kleinigheden die maken dat mensen zich welkom en gewaardeerd voelen. Vraag na afloop liever: ‘Ben je blij dat je gekomen bent?’ i.p.v. ‘Wat heb je gemist?’.