De website van je ouderwerking onder de loep

De digitale wereld is niet meer weg te denken. We communiceren steeds meer virtueel. Wil je meer te weten komen over iets of iemand? Dan zal je hoogstwaarschijnlijk op je laptop of smartphone aan het 'googelen' slaan. Dit gebeurt ook voor een school en een ouderwerking. Wil je de kans vergroten dat de ouders van je school de ouderwerking leren kennen, dan zorg je best voor een toegankelijke website.

1. Werk samen

Richt een werkgroep 'website' op en zorg ervoor dat je meer dan één beheerder hebt (voor het geval iemand wegvalt door bijv. ziekte). Aarzel niet de hulp in te roepen van andere ouders, grootouders, sympathisanten, leerlingen…  Vergeet zeker de ICT-coördinator van de school niet te betrekken.

Vraag toestemming aan het schoolbestuur voor het maken/beheren van een website. Verduidelijk je doelstellingen. Maak afspraken over zaken die al dan niet gecommuniceerd worden via de schoolwebsite of de website van de ouderwerking.

2. De ouderwerking in één oogopslag

Geef je ouderwerking een gezicht zodat ouders je aan de schoolpoort of op activiteiten kunnen herkennen. Je kan dit doen aan de hand van foto’s of tekeningen. Hou hierbij wel rekening met de GDPR-wetgeving.  

Heb je een logo? Gebruik het!

3. Hou het overzichtelijk

Vermijd overbodige info of lange teksten. Plaats extra info of een verwijzing naar een document in een aparte link.

Beperk storende elementen zoals extravagante kleuren, meerdere lettertypes, zinnen in hoofdletters, advertenties, bewegende animaties, speciale effecten of extra plug-ins die je moet installeren.

4. Verstaanbaar voor iedereen

Gebruik een taal die toegankelijk is voor iedereen: gebruik zo weinig mogelijk vaktermen of spreekwoorden, leg moeilijke woorden uit, hou de zinnen kort en schrijf in actieve vorm… Kijk eens bij onze schrijftips: ‘Tekst oké? Lezer mee!’. 

5. Levendig en aantrekkelijk

Voeg foto’s toe van de activiteiten of vergaderingen. Zo kunnen ouders zich beter voorstellen wat de ouderwerking doet. Hou ook hier rekening met de privacy en GDPR-wetgeving.  Je publiceert best geen foto’s met gezichten van personen.  Een leuke quote doet het ook altijd goed!

6. Inhoud van verslagen 

Maak een verslag van jullie vergaderingen en/of activiteiten. Hou de inhoud in die verslagen wel anoniem zodat iedereen vrij kan spreken.  

7. Wederzijds contact

Maak afspraken over contactgegevens die al dan niet worden opgenomen. Zorg dat ze gemakkelijk te vinden zijn zodat bezoekers van je site niet de volledige site moeten doorzoeken. Om spam te voorkomen, schrijf je e-mailadressen best niet voluit. Leg er een link naar of schrijf voluit 'AT' in plaats van het apenstaartje te gebruiken.

Maak de website interactief. Verlaag de drempel om contact op te nemen door verschillende contactmogelijkheden voor te stellen: e-mail, telefoon, Facebook, elektronisch leerplatform, contactformulier... Gebruik zogenaamde 'call to actions' als 'schrijf je in', 'download het maandkrantje', ‘abonneer op de nieuwsbrief’... in plaats van het weinigzeggende 'klik hier'.

8. Geüpdatete info

Hou de info up-to-date: zorg dat de meest recente verslagen beschikbaar zijn, dat de leden en contactgegevens kloppen, de eerstvolgende activiteit niet al voorbij is enz.

9. Toegang website

Zorg er voor dat de info over de ouderwerking bereikbaar is via de schoolwebsite.  Heeft de ouderwerking een eigen site, zorg er dan zeker voor dat de schoolwebsite een verwijzing ernaar opneemt.

Hou je domeinnaam kort, eenvoudig en duidelijk, bijv. www.naamschool.be/ouderwerking of www.ouderwerkingschool.be.

10. Een website maken

Ga je voor een volledig aparte website voor je ouderwerking? Op het internet zijn heel wat handige, gratis tools beschikbaar om zelf aan de slag te gaan. Let wel, sommige functies van deze gratis tools zijn toch betalend. Check dus eerst wat je nodig hebt.

Zorg ervoor dat de website op alle formaten, dus ook mobiel (tablet of smartphone) goed leesbaar is en dat alles op alle internetbrowsers goed en snel werkt. Doe zelf de test. 

Samenvatting: '10 tips voor de website van de ouderwerking'

Er bestaan verschillende mogelijkheden voor een website van de ouderwerking:

• een webpagina binnen de schoolwebsite
• een groter deel van de schoolwebsite met meerdere tabbladen
• een aparte website

Heel veel ouderwerkingen hebben ook een eigen Facebookpagina of een afgesloten Facebookgroep.  Lees hier onze ’10 tips voor de ouderwerking op Facebook’ 

Denk samen na over de inhoud die jullie willen delen via de website.  Deze items kunnen aan bod komen. 

Wie zijn wij?

• Een overzicht van de leden van de ouderwerking:  naam en functie (bijv. voorzitter, secretaris, penningmeester) en eventueel welke school hij/zij vertegenwoordigt (in geval van meerdere vestigingsplaatsen)
• Enkele sprekende afbeeldingen, bijv. een leuke groepsfoto. Hou rekening met de GDPR-wetgeving.  
  
• Een kort overzicht van de structuur (ouderraad of oudercomité, bestuur, werkgroepen…)
• De ouderraad als onderliggende raad voor de schoolraad (met bondige uitleg over de schoolraad) en de namen van de oudervertegenwoordigers in de schoolraad

Contactgegevens kunnen hier al vermeld worden of in een apart onderdeel.

Wat doet de ouderwerking?

De ouderwerking bestaat uit een groep ouders die een aantal keer per jaar vergaderen op school. Het doel is dat alle kinderen goed kunnen leren en leven op school. Daarom steunt de ouderwerking de school door mee te werken en mee te denken.  

Voorbeelden van activiteiten van de ouderwerkingen: 

• Ontmoetings- en ondersteuningsactiviteiten organiseren bijv. een infoavond voor alle ouders, jaarlijks eet- of dansfestijn, koffiemoment, oudercafé tijdens het oudercontact...
• Eventuele werkgroepen zoals werkgroep verkeer, werkgroep communicatie, feestcomité, klusjesploeg...
• Ouders bevragen via enquêtes 
• …

Vergaderingen?

• Wie neemt deel aan de vergaderingen (bijv. ook directie)?
  
• Frequentie en data?
• Eventueel een open vergadering waarop men een kijkje kan komen nemen
• Overzicht van de verslagen (eventueel in een afgesloten gedeelte met log-in) 

Waarvoor kan je bij de ouderwerking terecht?

• Je hebt een probleem op school en je weet niet bij wie je terecht kan.
• Je hebt ideeën of opmerkingen over de school in het algemeen of over de verkeersveiligheid in de schoolomgeving, de communicatie ouders - school, de schoolrekening...
• Je hebt zin om mee na te denken over hoe de school een goede school kan zijn voor ieder kind.
• Je hebt zin om mee te helpen op feesten en andere activiteiten van de ouderraad.
• Heb je problemen of vragen over jouw kind in de klas of in de school? Dan kan je best de leraar of de directeur contacteren.

Lid worden of de ouderwerking steunen?

• Hoe kan je lid worden? En wat kan je als lid doen (bijv. mening geven, in een werkgroep meewerken rond opvoedingsthema’s of activiteiten organiseren...)?
  

• Helpende handen?  Je kan ook helpen bij bepaalde activiteiten zonder deel te nemen aan de vergaderingen. Hoe kan een ouder zich hiervoor aanmelden?

Contact

• Een algemeen e-mailadres van de ouderwerking zelf, de voorzitter of de directeur
• Eventueel een telefoonnummer
• Eventueel verwijzing naar andere communicatiekanalen (Facebook, Smartschool, Gimme, nieuwsbrief, folder...)

Extra informatie

Indien er meer ruimte is, kunnen volgende onderdelen toegevoegd worden:

• Nieuwsberichtjes, bijv. rond een afgelopen activiteit 
• Belangrijke actuele mededelingen
• Communicatie van de school naar alle ouders
• Uitnodigingen, eerstvolgende activiteit…
• Een poll met een actuele vraag die op school leeft
• Link naar een bevraging die loopt (bijv. enquête ouderwerking)
• Specifieke werkvormen zoals bijv. klasouders, leesouders…
  
• Een afgesloten gedeelte waar enkel leden van de ouderwerking kunnen inloggen bijv. voor afspraken, bestanden…
• Overzicht opbrengsten / uitgaven van de activiteiten en de besteding van de opbrengst
• Foto-album (hou rekening met de GDPR-regelgeving)

Waarom het warm water opnieuw uitvinden? Je vindt veel inspiratie op bestaande sites. Ga zeker eens gluren bij de buren en neem eens een kijkje nemen op websites van andere scholen en ouderwerkingen!