Stappenplan oprichting ouderwerking internaat

Momenteel bestaat er geen regelgeving die de bevoegdheden en de werking van ouderwerkingen van internaten bepaalt. Een ouderwerking van een internaat heeft dus geen officiële info-  en overlegbevoegdheid zoals een ouderraad van een school. Een ouderwerking van een internaat mag zich organiseren zoals ze zelf wil, maar als er afspraken opgenomen zijn in het huishoudelijk reglement moeten die gevolgd worden.

1.    Visie en doelstellingen bespreken

De initiatiefnemers, ouders en bestuur/directie van het internaat bespreken samen waarom ze met een ouderwerking willen starten.  Het is belangrijk om de verwachtingen van de ouders en van het internaat (team) goed op elkaar af te stemmen.
In onderling overleg worden de grote lijnen vastgelegd in een visietekst:

• Wat zijn de redenen om met een ouderwerking te starten?
• Wat zijn de belangrijkste doelstellingen?
• Wat vinden ouders en de directie/het bestuur belangrijk?
• Wie kan deel uitmaken van de ouderwerking?
• Welke thema’s kunnen aan bod komen? Welke niet? Waarover willen ouders inspraak? Bv. huisvesting, maaltijden, openingsuren, onthaal, communicatie, huis- en tuchtreglement, pedagogisch project, activiteiten, kosten, …
• Hoe kan de ouderwerking alle ouders informeren en vertegenwoordigen?
• Hoe kan de ouderwerking het internaat ondersteunen?
• Is het de bedoeling om ontmoetings- of opbrengstactiviteiten te organiseren?

2.    Organisatiemodel van de ouderwerking

Ouders gaan hierover in gesprek met de directeur en/of het bestuur van het internaat en bekijken samen wat mogelijk is.
Maak daarna een keuze voor één van de drie mogelijkheden:

1. De ouderwerking als onderdeel van de VZW van het internaat
   Hier zijn heel wat voordelen aan omdat de eindverantwoordelijkheid voor de ouderwerking (activiteiten, financiën, verzekering, …) bij de VZW valt en ouders niet hoofdelijk aansprakelijk kunnen gesteld worden. De ouders zijn in dit geval ‘vrijwilligers’ van de VZW en de financiën van de ouderwerking worden opgenomen in de boekhouding van de VZW.
2. Je kan ook een ouderwerking als feitelijke vereniging starten.
   Er is dan een hoofdelijke aansprakelijkheid van de ouders van de ouderwerking. Ook voor de activiteiten moet de vereniging zelf voor de verzekeringen zorgen, tenzij de activiteiten van de ouderwerking als feitelijke vereniging onder de polis van het internaat kunnen vallen. Maar dit moet dan goed nagekeken worden.
3. Tenslotte kan je kiezen voor een aparte VZW maar dit raden we af omwille van de administratie en de financiële kosten…

3.    Start en bekendmaking van de ouderwerking

Via een (online) infosessie kan je alle ouders informeren over de visie, de doelstellingen en de werking. Nodig meteen alle ouders uit om lid te worden van de ouderwerking. Gebruik hiervoor meerdere communicatiekanalen, bv. e-mail, website, brief, sociale media, telefoon, …
Spreek ouders ook persoonlijk aan: vraag naar hun interesses, talenten en mogelijkheden. Vraag hulp aan de medewerkers van het internaat om de ouderwerking bekend te maken bij alle ouders.

4.    Bestuur van de ouderwerking

Een ouderwerking is niet verplicht om een voorzitter, secretaris, penningmeester, ... aan te stellen. Maar om vlot te werken is het aangewezen.
Wanneer er in het huishoudelijk reglement afspraken staan over de verkiezing van de bestuursleden, moeten die gevolgd worden. Is er niks afgesproken, dan bepaalt de ouderwerking zelf hoe de verkiezing zal verlopen. De VCOV heeft enkele aanbevelingen voor de verkiezing van de bestuursleden op een rijtje gezet.

5.    Praktische afspraken voor de ouderwerking

Tijdens een eerste vergadering(en) maak je afspraken om de werking vorm te geven, bv.

• Hoe ga je alle ouders betrekken? Ga je met contactouders per leefgroep werken?
• Welke kanalen ga je gebruiken om met de ouders te communiceren?
• Zijn er bepaalde thema’s waar er best een werkgroep voor opgericht wordt?
• Worden er ontmoetings- of opbrengstactiviteiten georganiseerd? Zo ja, welke?
• Hoe zorg je ervoor dat alle geïnteresseerde ouders, ook ouders die ver van het internaat wonen, de vergaderingen kunnen volgen? Wordt de vergadering gestreamd? Of wordt er (af en toe) online vergaderd?
• Hoe en op welke manier zal men de ouderwerking bekendmaken?

6.    Huishoudelijk Reglement opstellen

Waar mensen samenwerken in verenigingsverband zijn afspraken noodzakelijk. We raden aan om ze vast te leggen in een Huishoudelijk Reglement. Een werkgroep kan een voorstel uitwerken en voorleggen op de vergadering
Enkele mogelijke rubrieken: doelstelling, wijze van samenstelling, bestuurssamenstelling en vertegenwoordigingen, overlegthema’s, vergadering en besluitvorming, financiën, …
Ouderwerkingen kunnen het voorbeeld huishoudelijk reglement gebruiken.

7.    Een representatieve ouderwerking

Streef naar een diverse en representatieve ouderwerking. De samenstelling van een representatieve ouderwerking is een weerspiegeling van de populatie van het internaat, bv. een ouderwerking met vertegenwoordigers van alle scholen verbonden aan het internaat en/of vertegenwoordigers van alle onderwijsniveaus. Het overleg in de ouderwerking belangt alle kinderen en ouders aan. Als de ouderwerking bepaalde ouders nooit hoort, kan ze geen rekening houden met hun ideeën, gevoeligheden en verwachtingen.
Meer info om ouders te betrekken vind je bij de 10 tips om ouders te betrekken bij een internaat.

8.    VCOV-lidmaatschap

De ouderwerking van een internaat kan VCOV-lid worden. Op die manier kunnen de ouderwerking en het internaat gebruik maken van de voorbeelddocumenten zoals het huishoudelijk reglement en op de VCOV beroep doen voor begeleiding en ondersteuning op maat.

VCOV, maart 2022