Zoeken
“Het wordt elk jaar moeilijker om mensen te vinden die zich willen engageren in hun vrije tijd”,
horen we vaak.
"Hoe kunnen we nieuwe leden werven?"
is dan ook een vraag die bij veel ouderwerkingen leeft.
Jammer genoeg bestaat er geen toverformule om vrijwilligers binnen te halen. Elke ouderwerking moet voor zichzelf een geschikte methode vinden en er blijvend aan werken. Met deze tips en tricks kan je aan de slag!
Wil je ouders werven, zorg dan dat je ouderwerking open staat voor alle ouders. De VCOV heeft een handige “quickscan: een oudervereniging voor alle ouders?” om na te gaan hoe toegankelijk en oudervriendelijk jouw ouderwerking is.
Stel de ouderwerking voor aan alle ouders, gebruik hiervoor meerdere communicatiekanalen. Door je werking regelmatig voor te stellen, verwerf je naambekendheid en werk je drempelverlagend. De ouderwerking krijgt een gezicht en de ouders weten wie ze kunnen aanspreken. Lees ook onze tips voor een toffe infostand.
• “Op alle (school)activiteiten stellen we de ouderwerking voor. We gebruiken beeldmateriaal (foto’s van onze activiteiten) en concrete voorbeelden om duidelijk te maken wat de ouderwerking allemaal doet.”
• “We zijn herkenbaar aanwezig op schoolactiviteiten en spreken de ouders persoonlijk aan. Tijdens de rapportavond en het oudercontact plaatsen we onze infostand vlak naast de uitgang, we trakteren alle ouders op een drankje en een leuke babbel. Dankzij de mooie T-shirts vallen we op!”
• “Onze voorstellingsfolders delen we op alle activiteiten uit en we plaatsen een oproep voor vrijwilligers op de website, in de (ouder)krant, aan het schoolbord, op uitnodigingen van activiteiten...”
• “We werken aan een ouderkrantje en proberen zoveel mogelijk info door te spelen aan de ouders. Maar dat is niet genoeg. Aan de schoolpoort hangt er een prikbord met de foto’s op van de leden, het verslag en de werkpunten van de ouderraad. We zorgen er ook met z’n allen voor dat we regelmatig aan de schoolpoort staan.”
• Wie springt mee op onze bus? "Concreet hebben we 5 acties ondernomen of opgestart. Het resultaat is dat we op relatief korte termijn 3 nieuwe leden hebben kunnen aantrekken!"
Sommige ouders zijn wel geïnteresseerd, maar moeten over de streep getrokken worden om net dat stapje meer te zetten. Andere willen graag gevraagd worden, ze stellen zich (meestal) niet spontaan kandidaat. In ieder geval voelen alle ouders zich vereerd als ze aangesproken worden op hun competenties en meerwaarde die ze aan de ouderwerking kunnen bieden. Durf ouders aanspreken over de ouderwerking! Nodig hen uit op een kennismakingsmoment of open vergadering. Zorg dat je altijd informatie bij je hebt en houdt de voorstellingsfolders binnen handbereik.
Hoe pakken anderen het aan?
• “Dankzij ‘de plus 2 methode’ werven we in 3 maanden tijd 2 nieuwe vrijwilligers. We vragen aan elke ouder uit de ouderwerking om 2 tot 5 kennissen (met kinderen op school) persoonlijk aan te spreken en hen uit te nodigen naar het kennismakingsmoment of de open vergadering begin september.”
• “Onze school is vragende partij voor nieuwe vrijwilligers, daarom helpen ook de directie en de leerkrachten ons bij het werven van nieuwe leden.”
• “Tijdens de openschooldag helpt onze ouderraad bij de rondleiding. Een leerkracht én een ouder van de ouderraad leiden de nieuwe ouders rond in de schoolgebouwen. Dit werkt drempelverlagend. Ouders vragen naar onze ervaringen met de school en leren de leden van de ouderraad kennen.”
• “De school en de oudervereniging zetten jaarlijks alle vrijwilligers in de bloemetjes. De klusouders, leesmama’s, het kriebelteam, de verkeersouders, de vertel(groot)ouders… allen worden ze bedankt met een feestelijke receptie aangeboden door de oudervereniging.”
- Maak tijd om kandidaat-vrijwilligers op de vergadering goed te verwelkomen. Onthaal hen met een hapje en een drankje en maak voldoende tijd voor een kennismakingsgesprek.
- Laat de leden van de ouderwerking zichzelf voorstellen, bijv. naam, ouder van, mijn functie in de ouderwerking, hoe lang ben ik al lid, waarom vind ik de ouderwerking boeiend, hoe kan ik mijn talent kwijt, waar kijk ik trots op terug?
- Vraag aan de nieuwe ouder(s) om zich voor te stellen (naam, interesses…).
- Vertel wat de ouderwerking allemaal doet: de activiteitenkalender, de verschillende werkgroepen, de website, de samenwerking met de schoolraad…
- Geef documentatie (contactgegevens) en ev. een kleine attentie (bijv. kindertekening).
- Vergeet niet hun contactgegevens te noteren en hen uit te nodigen voor de volgende vergadering.
Een goede opvolging is essentieel in het werven! Neem na de eerste of tweede bijeenkomst persoonlijk contact op met de nieuwe leden. Vraag hun feedback en houdt er rekening mee.
Bijvoorbeeld:
- Was alles duidelijk in de vergadering? Vind je je weg? Heb je nog tips of suggesties?
- Waar ligt jouw interesse(s) en waarvoor wil je je engageren? Wat is haalbaar voor jou?
- Wil je actief lid worden van de ouderraad of meehelpen aan de activiteiten?
- Wil je het voor één schooljaar of één activiteit proberen?
- Geef correcte informatie, bijv. over hoe ze als vrijwilliger verzekerd zijn.
Hoe kan je ervoor zorgen dat ouders gemotiveerd blijven voor de ouderwerking? Enkele tips:
- Iedere ouder doet wat hij/zij kan. Stel realistische verwachtingen. Zorg er bijv. voor dat de vergadermomenten haalbaar zijn voor alle ouders. Verdeel de taken en voorkom dat het altijd dezelfde zijn die alles moeten doen. Zorg dat de verwachtingen naar een lid van de ouderwerking duidelijk zijn. Moet je bijv. op elke vergadering aanwezig zijn en aan elke activiteit meewerken? Stel geen onrealistische eisen bijv. een vrijwilliger die tweemaal niet kan aanwezig zijn op de vergadering, wordt uit de ouderwerking gezet. Zorg dat er voor elke vrijwilliger wat wils is: bied uitdagingen aan denkers én doeners.
- Maak plaats voor nieuwe ideeën. Zorg dat er ruimte is voor initiatief. Vraag regelmatig feedback aan de leden en bespreek hun (nieuwe) ideeën op de vergadering. Peil naar de interesses, vaardigheden en talenten van de (nieuwe) leden en benut ze optimaal bijv. wat valt er jou op als nieuwkomer? Wat kan er anders? Als ouders zien dat hun inbreng telt (hoe klein die ook is), dat de school naar hen luistert, dat een idee ook wordt uitgevoerd, dan bereik je veel ouders en blijven ze gemotiveerd.
- Denk na. Sta eens stil. Geef je organisatie ook genoeg rust. Durf de werking en de activiteitenkalender in vraag te stellen. Maak tijd om stevig na te denken over wat je als ouderwerking precies wil. Hoe zien wij het, hoe ziet de school het? Regelmatig stilstaan en evalueren is de boodschap.
- Verdeel het werk. Spreid de verantwoordelijkheden, maar zorg voor overzicht. Een voorzitter mag delegeren, hij/zij moet niet alles zelf willen doen. Heel wat ouderverenigingen werken met werkgroepen: elke werkgroep heeft een coördinator die alles in goede banen leidt en verslag uitbrengt. Zo zijn er meer mensen betrokken en blijft het haalbaar.
- Werk aan representativiteit. De ouderwerking is een afspiegeling van de schoolpopulatie of zo zou het toch moeten zijn. Droomt niet elke ouderwerking ervan om een band te hebben met alle ouders van de school? We weten dat het niet evident is om bepaalde ouders te bereiken en hen te betrekken, toch is hun stem onmisbaar. Blijf daarom werken aan representativiteit en heb aandacht voor de participatie van kansengroepen. Laat je inspireren door de VCOV brochure ‘Hoe nemen we alle ouders mee?’. Manieren om alle ouders te betrekken vind je ook op onze website bij het luik ouderparticipatie.