Zoeken
Een ouderwerking kan via diverse kanalen communiceren met de
ouders van de school. Privégegevens zoals mailadressen, telefoonnummers,
adresgegevens… delen, mag echter niet zonder toestemming.
Vaak communiceert een ouderwerking gericht naar een groep
van ouders, bijvoorbeeld de ouders van een bepaalde werkgroep of themagroep,
klasouders… Bij mailverkeer kan je de geadresseerden in BCC (blinde kopie)
zetten zodat men elkaars mailadres niet ziet. Maar het is niet altijd mogelijk
om privégegevens verborgen te houden tussen de mensen waarmee je communiceert. Een
oudergroep aanmaken in een berichtenapp mag enkel indien ouders toestemming
geven om hun gsm-nummer zichtbaar te maken voor de leden van deze groep.
De VCOV helpt je graag op weg om een toestemmingsformulier voor een online gespreksgroep voor ouders op te stellen. In bijlage vind je een voorbeeld dat je naar eigen wens kan aanpassen. Klik hiervoor op de groene knop rechts: 'download bijlage'. Je kan hier het logo van je school en de gebruikte app toevoegen. Hieronder geven we ook enkele handvaten indien je zelf een toestemmingsformulier wil opstellen.
Een toestemmingsformulier bevat best de volgende elementen:
- Wat is het doel van de online gespreksgroep?
- Wie wordt uitgenodigd voor de online gespreksgroep?
- Wat wordt van je verwacht als je deelneemt aan de online gespreksgroep? Vermeld dat de ouder op elk moment kan beslissen om geen lid meer te zijn van de gespreksgroep.
- Welke privégegevens worden via de gespreksgroep zichtbaar en voor wie?
- Info over vrijblijvendheid: is dit het enige communicatiekanaal of zijn er nog andere mogelijkheden om de info te ontvangen?
- Vraag naar toestemming om lid te worden en privégegevens zichtbaar te maken voor andere leden van die groep via een naam, handtekening en datum. Vermeld de concrete privégegevens die gedeeld zullen worden (bijvoorbeeld telefoonnummer, mailadres…) of vraag aan de ouder via welke privégegevens deze wil deelnemen aan de gespreksgroep.
- Denk na of het nodig is om ook de naam en klas van het kind op te vragen. Zo kan je bijvoorbeeld gemakkelijker oplijsten welke ouders je reeds bereikt via de online gespreksgroep en welke nog niet.
- Deel het toestemmingsformulier in tweevoud uit zodat alle ouders bereikt worden.
- Gebruik zoveel mogelijk communicatiekanalen en herhaal je communicatie voldoende.
Maart 2022