Van oudercomité naar ouderraad

Sinds 1 september 2004 kan elke school een ouderraad oprichten volgens het ‘participatiedecreet’.
Het schoolbestuur is verplicht om een ouderraad op te richten als 10% van de ouders er om vraagt.
Sinds 2014 is het makkelijker geworden om een ouderraad samen te stellen. De VCOV raadt oudercomités dan ook aan om zichzelf om te vormen tot ouderraad.
Hoe doe je dat dan best? We leggen het uit in verschillende stappen. Je zal zien: het is meer dan alleen van naam veranderen.

Je kan niet zomaar beslissen om het oudercomité om te vormen tot een ouderraad. Bespreek het grondig met alle leden van het oudercomité. Zo wordt het een beslissing waarvan iedereen de voordelen ziet.

Voordelen volgens VCOV

De ouderraad is een officieel onderdeel van de school met rechten en plichten. De ouderraad is dus een decretaal verankerd orgaan.

De ouderraad is verplicht alle ouders te informeren over zijn activiteiten en standpunten. Zo zijn alle ouders op de hoogte.

De ouderraad heeft recht op informatie via ouders in de schoolraad. Zo kan de werking beter worden.

De ouderraad kan terugvallen op een decreet met regels en wetten. Het oudercomité kan dat niet, bijv. het oudercomité heeft geen rechten om betrokken te zijn bij de schoolraad.

De ouderraad kan enkele ouders uit zijn leden aanduiden die in de schoolraad zitten. Zo is er zeker een relatie met de schoolraad.

De ouderraad mag advies geven aan de schoolraad over allerlei zaken die ouders belangrijk vinden. De ouderraad is er dus niet alleen om feesten en activiteiten te organiseren die winst maken.

Alle ouders kunnen zich kandidaat stellen voor de ouderraad. Zo bereik je misschien ouders die zich eerder niet wilden inzetten voor de oudervereniging.

De rekening van de ouderraad komt in de boekhouding van de school. Dit bespaart de leden werk en er zijn geen financiële risico’s.

De ouderraad valt (normaal gezien) onder de verzekeringspolis van de school.

De inspectie kan alle ouders bevragen via de ouderraad.

Het schoolbestuur moet de ouderraad ondersteunen bijv. zorgen voor een vergaderlokaal.

Een goede relatie en samenwerking met het schoolbestuur en de directie is erg belangrijk. Ook zij willen natuurlijk het beste voor de leerlingen en hun ouders. Ga daarom eerst praten met de directie en het schoolbestuur als jullie een ouderraad willen worden.

• Directie en schoolbestuur gaan akkoord? De ouderraad kan opgericht worden. Er kan een brief naar alle ouders verspreid worden. Alle ouders kunnen zich kandidaat stellen.
• Directie en schoolbestuur gaan niet akkoord? Ga na of 10% van de gezinnen een ouderraad wil. Dit kan met een bevraging die door de school of het oudercomité wordt opgesteld. Er wordt niet geteld per individuele ouder. Elk gezin heeft één stem. 
  

            - Ja, 10% van de gezinnen wil een ouderraad. Het schoolbestuur moet dan een ouderraad oprichten. Werk hierbij goed samen met het oudercomité dat er al is.
            - Nee, minder dan 10% van de gezinnen wil een ouderraad. Het schoolbestuur is niet verplicht om een ouderraad op te richten. Het oudercomité kan dan nog proberen om aan 10% te raken door ouders persoonlijk aan te spreken.

ALLE ouders moeten de kans krijgen om lid te worden van de ouderraad. De raad moet dus democratisch samengesteld worden. Het schoolbestuur kan verkiezingen organiseren. Elke ouder kan op de lijst met kandidaten komen en elke ouder mag stemmen.

Soms is het niet nodig om een verkiezing te organiseren en mogen de kandidaten meteen lid worden van de ouderraad:
• als er minder kandidaten zijn dan het aantal plaatsen
• als er evenveel kandidaten zijn als het aantal plaatsen
Deze ouders zijn dan ‘van rechtswege verkozen’.

De ouderraad wordt samengesteld voor een periode van vier jaar. Volgens het decreet stopt je taak in de ouderraad als je kinderen de school verlaten.
De ouderraad kan zelf ook nog meer afspraken  vastleggen over hoe je uit de ouderraad kan stappen of hoe en waarom men leden uit de ouderraad kan zetten.
De VCOV raadt aan om elk jaar een oproep te doen om nieuwe kandidaten te vinden. De meeste ouderraden doen dit bij het begin van een nieuw schooljaar. 

Sommige ouderraden leggen een maximum aantal leden op als er heel veel interesse is.  Er kan dan pas een nieuwe ouder komen als een andere vertrekt. Dit moet dan in het huishoudelijk reglement staan.  De VCOV raadt deze manier van werken niet aan. In de meeste scholen is men blij met elke nieuwe ouder. Heb je veel ouders in de ouderraad? Organiseer de raad dan anders bijv. met werkgroepen en met een dagelijks bestuur.

Eén van de eerste taken van de nieuwe ouderraad is samen een huishoudelijk reglement maken.  Zet het dus zeker op de agenda van de eerste vergaderingen! Sommige afspraken van het vroegere oudercomité kunnen opnieuw gebruikt worden. Een aantal zaken zullen nieuw zijn.

Dit moet in het reglement staan:
• hoe de ouderraad wordt gevormd
• het aantal leden
• hoe nieuwe leden bij de ouderraad komen
• hoe leden uit de ouderraad kunnen stappen
• hoe de ouderraad leden voor de schoolraad kiest
• hoe niet-leden met nuttige kennis of ervaring de ouderraad kunnen helpen
• hoe vaak de ouderraad vergadert en wie de leden uitnodigt
• hoe de ouderraad een besluit neemt
• de vakantieperiodes die de termijn verlengen waarbinnen een advies van de ouderraad beantwoord moet worden.

Maak goede afspraken over geldzaken. De ouderraad organiseert activiteiten die geld opbrengen en mag mee beslissen wat er met de centen gebeurt. Zet deze afspraken in het reglement en vraag het schoolbestuur om dit te tekenen ‘voor akkoord’. De VCOV heeft een voorbeeld van een afsprakennota bij de voorbeelddocumenten.

Het schoolbestuur is verantwoordelijk en aansprakelijk voor de financiën van de ouderraad. De middelen van de ouderraad moeten opgenomen worden in de boekhouding van het schoolbestuur. Als de school dit niet doet, overtreedt ze de vzw-wet.

De ouderraad kan een eigen bankrekening houden. Deze is dan wel deel van de boekhouding van de school. Gebruik volmachten op deze rekening bijv. er zijn twee handtekeningen nodig tot 1000 euro, er zijn drie handtekeningen nodig bij meer dan 1000 euro.

•  Bestuur
o Wie?
De ouderraad kan zelf een bestuur kiezen bijv. voorzitter, secretaris, penningmeester… Een bestuur is niet verplicht.
o Hoe?
De VCOV raadt aan om een voorzitter te verkiezen. Dit kan met geheime stemming.
Het is ook mogelijk om met een beurtrol te werken bijv. voor het maken van het verslag.
Let op: het bestuur van het vroegere oudercomité is niet automatisch het bestuur van de nieuwe ouderraad. Elk lid van de ouderraad moet zich kandidaat kunnen stellen.

• Schoolraad
o Wie?
De VCOV raadt aan om in de ouderraad ouders aan te duiden voor de schoolraad. Zo kan de informatie tussen ouderraad en schoolraad vlot doorgegeven worden.
De schoolraad bepaalt zelf hoeveel leden er uit de ouderraad mogen zijn. Maar dit aantal moet dan wel voor alle groepen gelijk zijn (ouders, leerkrachten, leerlingen, enz.).
In sommige ouderraden zijn de leden van het bestuur automatisch lid van de schoolraad. Dit is niet aan te raden. Zet dit in het reglement als je hier toch voor kiest.
o Hoe?
Alle leden van de ouderraad kunnen zich kandidaat stellen. De verkiezing kan met een geheime stemming.
Het schoolbestuur kan ook verkiezingen organiseren voor de schoolraad. Maar dan is het niet zeker dat een ouder uit de ouderraad in de schoolraad zal zitten. Het is dan veel moeilijker om informatie in twee richtingen door te geven.
o Wat?
De schoolraad geeft op voorhand aan de ouderraad door wat er op de agenda staat. De ouderraad kan daar dan een advies over geven. Het verslag van de schoolraad kan ook besproken worden in de ouderraad. 

Maak samen een jaarprogramma met een activiteitenkalender. Met deze activiteiten kan je alle ouders van de school betrekken.
Enkele vragen:
- Welke activiteiten van het vroegere oudercomité willen we opnieuw doen?
- Welke nieuwe activiteiten kunnen er bij?
- Welke activiteiten kunnen een jaartje uitgesteld worden?
Een nieuwe groep enthousiaste mensen heeft dikwijls veel ideeën. Zorg dat het werkbaar blijft!

De ouderraad is verplicht alle ouders te informeren. Zo zijn alle ouders op de hoogte.
Maak de leden van de ouderraad en het jaarprogramma daarom bekend bij alle ouders door:
- een foldertje
- een affiche aan de schoolpoort
- een stuk op de website
- een artikel in de schoolkrant
- …