Representativiteit van de overlegorganen

Representativiteit van de overlegorganen

Het participatiedecreet (2004) schrijft voor dat er gestreefd moet worden naar een weerspiegeling van de schoolpopulatie in de participatieorganen (schoolraad, ouderraad…).  Een ouderraad in een school met een multicultureel publiek kan dus niet alleen maar bestaan uit ‘witte’ ouders.  In de praktijk zien we echter dat er vaak meer hoogopgeleide, kansrijke ouders in de ouderraad en de schoolraad zitten. 

• Een hogere betrokkenheid van alle ouders is goed voor het leren en welbevinden van de kinderen.
• Het schoolbestuur kan rekening houden met de noden en verwachtingen van alle ouders.
• Meer diversiteit verruimt het overleg en zorgt voor verschillende invalshoeken.
• Breed gedragen beslissingen zorgen voor minder weerstand bij veranderingen.
• Ouders leren andere ouders en elkaars cultuur, gewoonten, bezorgdheden... kennen.
• Diversiteit in de participatieorganen op school is een goed voorbeeld voor de leerlingen.
• Participatie is geen ver-van-mijn-bed-show meer: ouders zien dat naar iedereen geluisterd wordt.

We geven je hieronder tips en kapstokken om ALLE ouders beter te betrekken bij de ouderraad: 

1. Vergadertijdstip en locatie
2. Ledenwerving
3. Onthaal
4. Vergadercultuur
5. Communicatie
6. Meer info en VCOV-materiaal

• Zoek een passend vergadermoment

- De cultuur of sociale context maakt dat sommige ouders ’s avonds liever thuis blijven. Voor werkende mensen is overdag vergaderen geen optie. Een ouderraad van 19u tot 20u30 plannen, is een mogelijke oplossing voor beide partijen.

- Woensdagvoormiddag kan een mogelijkheid zijn: een aantal ouders die deeltijds werken, nemen vrijaf op woensdag.

- Vergader best niet op een vaste dag of avond. Met een wisselend vergadermoment vermijd je dat ouders die juist die dag/avond werken uitgesloten worden.

- Laat waar mogelijk kinderen en baby’s toe op de vergadering overdag of voorzie kinderopvang.

• Werk desnoods met twee vergadermomenten

Als het niet lukt om de ‘dagouders’ en de ‘avondouders’ op één moment samen te krijgen, kan je kiezen voor twee vergadermomenten.  Zorg ervoor dat er een verbinding is tussen de 2 vergadergroepen: bijv. de voorzitter van de ‘dagvergadering’ komt ook naar de avondvergadering.

• Stel tijdig de vergaderkalender op en maak hem bekend

Plan de vergaderdata goed op voorhand en maak de vergaderkalender bekend via brief, infobord, website…. Ouders krijgen dan de kans regelingen te treffen om zich vrij te maken.

• Vergader op een gemakkelijk bereikbare, laagdrempelige plaats

Zoek een vergaderplaats die gemakkelijk te bereiken is, ook met de fiets of het openbaar vervoer. Ga na of het lokaal toegankelijk is voor personen die minder mobiel zijn, bijv. rolstoelgebruikers, ouders met een kinderwagen… De school is meestal bereikbaar met het openbaar vervoer. Als je bij iemand thuis vergadert, is dit soms moeilijker of kan de drempel om te komen hoger zijn.

• Zorg voor een gezellige vergaderruimte op school

- Zoek een gezellige ruimte voor de oudervergaderingen.  Het is super als je de kans krijgt om een ouderkamer in te richten op school. In de ouderkamer vinden de vergaderingen van ouderraad, schoolraad en werkgroepen plaats. De ouderkamer is de ideale plek voor allerlei ouderactiviteiten zoals kooknamiddagen, koffiemomenten, discussiegroepen…

- Een ouderkamer zorgt ervoor dat ouders zich thuis voelen op school. Ouders met diverse achtergronden kunnen elkaar in vertrouwen ontmoeten.

• Een evenwichtige samenstelling van ouderraad en schoolraad

Kijk met een kritische blik naar de samenstelling van de participatieorganen. Zijn ouders met diverse achtergronden er in vertegenwoordigd?  Hoe zit het met de verhoudingen: man/vrouw, kleuterschool/verschillende graden van lagere school, Vlaamse roots/ andere roots, kansarm/kansrijk?

• Stapsgewijs de ouders betrekken, lukt meestal beter

Het betrekken van maatschappelijk kwetsbare ouders loopt vlotter als het in stapjes gebeurt. Geef de ouders eerst de kans om hun engagement te tonen door mee te helpen op ouderactiviteiten. Na een tijdje kan je hen uitnodigen om hun stem te laten horen in de ouderraad of in de schoolraad.

• Laat je zien!

- Zorg ervoor dat alle ouders van de school weten wat de ouderraad/schoolraad is en wat die doet.

- Maak gebruik van de momenten waarop veel ouders op school zijn om de ouderraad/schoolraad bekend te maken:  oudercontact, open-deur-dagen, schoolfeest… 

- Let er op dat niet alle leden van de ouderraad heel de tijd aan het werk zijn, want dan krijgen ze geen kans om ouders aan te spreken, te beluisteren of warm te maken voor de ouderwerking.

- Stel de ouderraad voor op een eenvoudige manier met veel beeldmateriaal. 

- Spreek af om de ouders actief aan te spreken en uit te nodigen voor de ‘startvergadering’.

- Door het dragen van een T-shirt van de ouderraad of een badge met het logo, zijn de leden herkenbaar.

- Gebruik verschillende communicatiemiddelen om de ouderraad bekend te maken: aanspreken, voorstellingsfolder, infostand, infobord, website, sociale media…

-  Maak de ouderraad/schoolraad zichtbaar door acties die opvallen.  Bijv. een opvallende actie rond duurzame mobiliteit.  Aan de schoolpoort werd aan de ouders gevraagd om een duploblok te leggen bij het vervoermiddel waarmee zij hun kinderen naar school brengen. Doorzichtige kokers zorgen ervoor dat iedereen kan zien hoe milieuvriendelijk het woon-school verkeer is.

•  Maak gebruik van het inschrijvingsmoment

- De inschrijving van het kind in de nieuwe school is een belangrijk moment om ouders op de hoogte te brengen van de ouderwerking. De ouderraad kan helpen bij de rondleiding van de ouders in de school. Zo leren de nieuwe ouders de leden van de ouderraad kennen.

- Naast de directeur of leerkracht kan iemand van de ouderraad de nieuwe ouder ontvangen, uitleg geven over de ouderraad en polsen naar interesse om mee te helpen of mee te vergaderen.

- Stel de ouderwerking voor met een aantrekkelijke infostand en laat de nieuwe ouder een ‘hulpcheque’ invullen: wat wil hij/zij doen voor de school? Wanneer en voor welke activiteiten? Interesse in de ouderraad of een werkgroep?

• Ontwerp een aantrekkelijke uitnodiging voor de startvergadering

Maak een laagdrempelige uitnodiging om alle ouders uit te nodigen voor de eerste vergadering van het schooljaar. Hou de tekst kort en zo eenvoudig mogelijk. Gebruik afbeeldingen of pictogrammen om duidelijk te maken waarover het gaat. Verspreid deze uitnodiging naar alle ouders via allerlei kanalen. 

• Vraag de hulp van het schoolteam en externe organisaties
  

Vraag hulp aan het schoolteam, brugfiguur, verenigingen van etnisch-culturele minderheden of buurtorganisaties om ‘diverse’ ouders warm te maken voor de ouderraad/schoolraad.  De imam van een erkende moskee kan een goede contactpersoon zijn om ouders uit de moslimgemeenschap aan te trekken.

• Klasouders bouwen de brug tussen ouders en school

Klasouders vormen de schakel tussen de ouders van één klas en de ouderraad/school. Ze stimuleren de ouderbetrokkenheid, onderhouden de contacten en geven bekommernissen van ouders door naar de ouderraad. 

• Een warm onthaal en opvolging van kwetsbare ouders zijn goud waard!
  - Zorg ervoor dat de leden van ouderraad/schoolraad duidelijk weten wat er van hen verwacht wordt. Moet je naar elke vergadering en naar elke activiteit komen? Wie verwittig je als je niet kan komen? Hoe kan je agendapunten aanbrengen?
  Zet enkele basisafspraken op papier en bespreek die met elke nieuwkomer.
  - Maak op de eerste vergadering van het schooljaar voldoende tijd vrij om kennis te maken en om uitleg te geven over de ouderwerking.
  - Zet op de eerste vergaderingen van het schooljaar naamkaartjes op de tafel, bijv. Ilse Dupont, mama van Nina van het 1° lj.
  - De thema’s die in de schoolraad besproken worden, zijn niet altijd eenvoudig voor ouders. Je moet al enige onderwijskennis hebben om mee te zijn.
  Om te vermijden dat kansarme ouders afhaken na één vergadering kan een leerkracht of ervaren ouder de coaching van de ouder in de schoolraad op zich nemen. Met wat extra uitleg voor elke vergadering lukt het misschien wel.

• Stel een ledenverantwoordelijke aan in de ouderraad
  Deze verantwoordelijke bekommert zich over de nieuwe leden en over de ouders die vrijwillig een handje toesteken op school. Zij/hij stelt de nieuwe leden op hun gemak, geeft extra uitleg en vraagt of ze alles begrepen hebben. Na de vergadering kan zij/hij de nieuwe ouders contacteren en vragen wat ze ervan vonden en of ze nog terugkomen.
  De vrijwilligersverantwoordelijke kan er ook voor zorgen dat leden van de ouderraad en helpende ouders af en toe bedankt worden voor hun inzet.
  
  

• Zorg voor een warme sfeer

Maak het gezellig, zorg  voor een warme sfeer, serveer een drankje en zet eventueel wat muziek op voor de vergadering begint. Maak afspraken over het alcoholgebruik op de ouderraad.  Denk aan de kostprijs van etentjes of cafébezoek na de vergadering.

• Stel een duidelijke vergaderagenda op

Gebruik heldere taal, zorg voor concrete en herkenbare agendapunten.  Hou er rekening mee dat een overladen agenda demotiverend kan zijn. Zorg ervoor dat alle leden de agenda vooraf krijgen en breng enkele kopies mee naar de vergadering.

• Maak de vergadering boeiend met ‘energizers’ en originele werkvormen

Energizers zijn korte oefeningen en spelletjes die zorgen voor een ongedwongen sfeer. Doordat er bewegingselementen inzitten, krijg je weer energie. Ga op zoek naar nieuwe methodieken in onze brochure ‘Sterke SCHouders, goed overleg’.  

• Geef ouders inspraak via originele werkvormen 

Actieve werkvormen kunnen ervoor zorgen dat ouders echt het gevoel hebben dat hun mening meetelt:

- Knikkers in bokalen:  Laat de leden van de ouderraad mee bepalen waar de opbrengst van een activiteit aan besteed wordt. Zet bijv. drie bokalen voor de drie opbrengstdoelen, geef alle ouders een 20-tal knikkers die ze over de 3 bokalen mogen verdelen.

-  Stemmen met snoepjes: Geeft elke ouder een snoepje bij het binnenkomen. Laat de ouders kiezen uit twee voorstellen, door hun papiertje van het snoepje in de doos van hun keuze te droppen.

-  Brainstormen met posters: Zet de verschillende ideeën uit een brainstorm op posters. Geef alle deelnemers een aantal klevertjes die ze bij de ideeën mogen kleven die hun voorkeur genieten. Op die manier werkt iedereen mee aan het programma.

-  Doorgeefblad: Laat alle leden antwoorden op vijf cruciale vragen over de ouderwerking.  Zet elke vraag bovenaan op een blad en laat de bladeren rondgaan zodat iedereen er zijn antwoord kan onderzetten. Na elk antwoord wordt het blad omgeslagen zodat de volgende het antwoord van de vorige niet ziet. Op het einde van deze sessie verzamel je heel wat mogelijke oplossingen en iedereen heeft zijn inbreng gehad.

- Kleine discussiegroepen: Hou in de gaten dat iedereen betrokken wordt bij de discussie. Het helpt om de grote groep af en toe in kleine discussiegroepjes op te delen.

• Bewaak het open karakter van de ouderraad en de schoolraad
  

- Zorg dat er regelmatig open vergaderingen zijn. Geef ouders de kans om éénmalig naar de ouderraad te komen als een thema hen interesseert of als ze een bekommernis op de agenda willen plaatsen.

- Stel je open voor nieuwkomers in de ouderraad/schoolraad. Geef nieuwe ideeën een kans. Durf negatieve ervaringen uit het verleden los te laten.

- Werk thematisch rond afgebakende projecten.  Werkgroepen waarin ouders bepaalde activiteiten of thema’s uitwerken, hebben een open karakter. Ouders kunnen zich dan engageren voor één welbepaald thema. Ouders die bijv. in verkeer en mobiliteit geïnteresseerd zijn, kunnen zich uitleven in de verkeerswerkgroep. 

- De schoolraad heeft de mogelijkheid om éénmalig deskundigen of ‘externen’ uit te nodigen om hen te adviseren of om de discussie open te trekken.  Maak hier gebruik van. Nodig bijvoorbeeld de imam uit op de schoolraad. Hij kan mee nadenken over het betrekken van ouders van allochtone origine.

• Voor elk wat wils!

Denkers en doeners moeten beiden aan hun trekken komen. Zowel de planning van ouderactiviteiten als discussie over inspraakthema’s moeten een plaats krijgen op de vergaderagenda. Verzamel ideeën op de ouderraad, maar laat de uitwerking over aan enkele mensen of aan een werkgroepje dat op de volgende ouderraad een voorstel voorlegt.

• Maak ruimte om de bezorgdheden van diverse ouders te bespreken

Probeer na te gaan waar de kwetsbare ouders van wakker liggen. Huiswerk of verjaardagsfeestjes kunnen bijvoorbeeld een bron van zorgen zijn voor kansarme ouders. Organiseer samen met de brugfiguur of de integratiedienst een dialoogtafel om te luisteren naar de bekommernissen van ouders wiens stem je zelden hoort.

• Praat niet over de hoofden heen

‘Moeilijkere’ thema’s, waar niet iedereen in geïnteresseerd is, kunnen in een aparte werkgroep besproken worden. Als er enkele ouders willen discussiëren over het concretiseren van het pedagogisch project van de school, kan dit een plaats krijgen in een tijdelijk werkgroepje.

• Informele ouderactiviteiten kan je benutten om de thema’s die op ouderraad/schoolraad aan bod komen, te bespreken. Bespreek bijv. het verslag van de ouderraad met de ouders op het koffiemoment. Laat hen mee nadenken en ideeën geven rond knelpunten. 

• Let op het taalgebruik bij de opmaak van de agenda en het verslag van de ouderraad/schoolraad: 

            - Eenvoudige taal, beknopte tekst

            - Zoek fluisterouders, die tussen enkele anderstalige ouders gaan zitten om op fluistertoon te vertalen.

            - Zorg voor taaltafels bij info- en discussiemomenten, waar extra uitleg wordt gegeven in het Frans, Engels, Turks…

• Ondersteun de tekst met visuele elementen (picto’s, foto’s…)
• Spreek ouders aan om hen te motiveren om naar de ouderraad te komen.  Laat hen voelen dat het belangrijk is dat ze komen omdat je hun mening wil horen.

• Bekijk hoe je ouders uitnodigt voor de vergadering. Heeft iedereen toegang tot internet of moeten sommige ouders mondeling of telefonisch verwittigd worden?
• Goede communicatie = tweerichtingsverkeer:  geef ouders de kans om ideeën te spuien, bekommernissen te uiten, vragen te stellen…  Installeer een ideeënbus aan de schoolpoort of spreek ouders aan om te luisteren naar hun bekommernissen. Ouders die je niet ziet aan de schoolpoort kan je de kans geven om de ouderraad per e-mail, via de website of telefonisch te contacteren.
• Zet belangrijke vergaderafspraken op papier. Maak enkele afspraken om vlot en aangenaam te vergaderen en herinner de leden eraan indien nodig. Soms helpt het om met een afgesproken teken iedereen terug tot de orde te roepen. De voorzitter kan bijv. een afbeelding van een oor omhoog steken om aan te geven dat iedereen naar de spreker moet luisteren.
• De VCOV heeft heel wat interessante info en documentatie over communicatie. Wil je graag iedereen bereiken en ben je op zoek naar tips voor ouders en ouderwerkingen? Of wil je meer weten over communiceren via brugfiguren? Vraag je je af wat je kan doen om helder te communiceren met anderstalige ouders? Of ben je op zoek naar tips voor het schoolteam? Je kan alles terugvinden op onze virtuele communicatietafel. 

- Praktijkvoorbeeld ‘Werkgroep diversiteit in de ouderwerking van Sint-Pieterscollege Jette’

- Praktijkvoorbeeld ‘De lege stoel’ (VBS Sint-Lutgart Belsele)

- Quickscan: een oudervereniging voor alle ouders?

- Methodiek ‘De lege stoel’

- Methodiek ‘In mijn voetsporen’

- Brochure ‘Hoe nemen we alle ouders mee?’

- Brochure ‘Sterke SCHouders, goed overleg’

- 10 tips om de stem van alle ouders te vertegenwoordigen

VCOV maart 2021