Huishoudelijk reglement ouderraad

Waar mensen samenwerken in verenigingsverband, zijn afspraken noodzakelijk.
Ouderraden zijn verplicht deze afspraken op te tekenen in een huishoudelijk reglement. Art. 49 van het participatiedecreet bepaalt wat er minimaal in het huishoudelijk reglement moet staan: 

1. de wijze van samenstelling;
2. het aantal mandaten;
3. de wijze waarop nieuwe leden tijdens de mandaatperiode kunnen toetreden tot de raad en de redenen en wijze waarop mandaten vervroegd beëindigd kunnen worden;
4. de wijze waarop zij hun afvaardiging bepalen voor de schoolraad;
5. de wijze waarop ervaringsdeskundigen en experten bij de werkzaamheden van de raad kunnen betrokken worden;
6. de wijze van bijeenroeping en de vergaderfrequentie;
7. de wijze van besluitvorming;
8. de wijze waarop de communicatie- en informatieplicht gerealiseerd wordt;
9. de vakantieperiodes die de termijn schorsen waarbinnen het advies zoals vermeld in artikel 48 moet beantwoord worden. (art. 48 gaat over het schriftelijk advies van de ouderraad op vraag van de schoolraad of op eigen initiatief. Het schoolbestuur moet binnen de 30 kalenderdagen een ‘met reden omkleed’ antwoord geven. Indien er een vakantie valt in deze 30 dagen, dan wordt de termijn verlengd.)

Hieronder geven wij vanuit de VCOV een voorbeeld van huishoudelijk reglement dat is afgestemd met Katholiek Onderwijs Vlaanderen. Naargelang de lokale situatie en de geldende gebruiken kan je het voorbeeld aanpassen. Sommige zaken zijn decretaal opgelegd. We zetten ze in het vet.

Voor het opstellen of aanpassen van het huishoudelijk reglement kan je een (tijdelijke) werkgroep oprichten.

Het huishoudelijk reglement is een belangrijk document! Na de goedkeuring van de ouderraad en de school (notuleer dit in het verslag), laat je het best ondertekenen door het bestuur van de ouderraad en de directie van de school. Alle leden van de ouderraad, zowel van de huidige als van de toekomstige, zijn erdoor gebonden. Vanzelfsprekend moet je de nieuwe leden wijzen op de afspraken in het huishoudelijk reglement.

De verplichting van een huishoudelijk reglement geldt enkel voor ouderraden en niet voor ouderwerkingen die het statuut van feitelijke vereniging hebben (bijv. oudercomité, vriendenkring…).
Wij raden aan ook in dit geval de geldende afspraken op papier te zetten. Dit kan via onderstaand voorbeeld, maar er zijn wel enkele verschillen. Zo zijn de leden van een feitelijke vereniging niet automatisch verzekerd via de schoolpolis. Bevraag de school hierover.
Andere verschillen zijn de financiën (verplichte opname in schoolboekhouding geldt niet bij feitelijke vereniging) en de bevoegdheden (de decretale bevoegdheden gelden enkel voor ouderraden).

1. BENAMING

 Onder de benaming “Ouderraad van (school) te …” wordt de ouderraad als officieel participatieorgaan opgericht.

 2. ZETEL

 De zetel van de ouderraad is gevestigd te … (naam en adres van de school).

 3. DOELSTELLING

De basisdoelstelling van de ouderraad is het bevorderen van de samenwerking tussen ouders en school. Hiertoe zal hij meewerken aan het verwezenlijken van een opvoedingsgemeenschap, met het onderwijs- en opvoedingswelzijn van alle leerlingen voor ogen. Daarom hecht de ouderraad een groot belang aan een goede relatie met het schoolbestuur, de directie en alle personeelsleden van de school.

De ouderraad wil de betrokkenheid van ouders bij de school verhogen met het oog op een betere participatie van ouders en het optimaliseren van het onderwijs- en opvoedingswelzijn van de kinderen.

De ouderraad heeft als doel het participatief klimaat op school te stimuleren.

Concreet betekent dit dat de ouderraad de volgende vier kerntaken zal opnemen:

-     Alle ouders informeren over de activiteiten en standpunten;

-     Ontmoetingsactiviteiten organiseren, zodat de ouders elkaar en de school leren kennen;

-     De lokale school ondersteunen, zowel financieel als door hulp te bieden, dit steeds in overleg met het schoolteam;

-     De deelname van ouders aan de participatieorganen bevorderen en ondersteunen. Streven naar een weerspiegeling van de schoolpopulatie in de samenstelling van de participatieorganen en maatschappelijk kwetsbare groepen betrekken bij het schoolbeleid.

 4. SAMENSTELLING VAN DE OUDERRAAD

4.1       De ouderraad bepaalt de wijze waarop de raad voor de volgende mandaatperiode zal samengesteld worden en staat in voor de organisatie van die samenstelling. Alle ouders worden op de hoogte gebracht en betrokken bij die samenstelling en kunnen zich kandidaat stellen.

Bijv. aan het begin van elk schooljaar ontvangen alle ouders een schriftelijke uitnodiging tot toetreding. Toetreding is ook in de loop van het schooljaar mogelijk.

4.2       In geval de ouderraad dit niet bepaalt of in geval de ouderraad ontbonden is, staat het schoolbestuur samen met de schoolraad in voor de samenstelling van de ouderraad via verkiezingen onder alle ouders.

4.3       Er is geen maximum aantal leden. Er kunnen te allen tijde werkgroepen opgericht worden om efficiënt te kunnen werken.

4.4       Op uitnodiging van de ouderraad nemen de directeur en een afvaardiging van de personeelsleden deel aan de vergaderingen van de ouderraad, in een raadgevende functie.

4.5       De ouderraad kan niet-leden uitnodigen om aanwezig te zijn: ervaringsdeskundigen, andere ouders, experten... Deze personen kunnen deelnemen aan de vergaderingen, in een raadgevende functie.

             Voor informatie en advies kan de ouderraad steeds terecht bij de VCOV (Vlaamse Confederatie van Ouders en Ouderverenigingen): www.vcov.be

4.6       Het mandaat in de ouderraad geldt voor vier jaar. Het eindigt:

-     wanneer de ouder geen kind meer heeft op de school;

-     wanneer de ouder expliciet te kennen geeft niet langer lid te willen zijn;

-     wanneer de ouder zich niet aan de doelstellingen van de ouderraad houdt.

 5. BESTUURSSAMENSTELLING EN VERTEGENWOORDIGINGEN

5.1       De ouderraad verkiest of herbevestigt (bijv. jaarlijks) op een democratische wijze de bestuursleden: een voorzitter, een secretaris, een penningmeester en eventueel andere bestuursleden (ondervoorzitter, werkgroepverantwoordelijken, klasafgevaardigden…).

             De voorzitter opent en besluit de vergadering. Zij/hij leidt de besprekingen, staat in voor de goede werking van de ouderraad en waakt over de naleving van het huishoudelijk reglement.

 Bij belet van de voorzitter duidt de ouderraad een plaatsvervangend voorzitter aan.

 5.2       Ouders die deel uitmaken van het schoolbestuur of het -personeel van de betrokken instelling, kunnen geen bestuursfunctie waarnemen.

 5.3       Alle communicatie aan de ouderraad wordt minstens aan de voorzitter gericht. Alle communicatie in naam van de ouderraad gebeurt door de voorzitter.

 5.4       De ouderraad duidt de afgevaardigden van de ouders in de schoolraad aan uit zijn midden. Er worden plaatsvervangers aangeduid voor het geval de oudervertegenwoordigers in de schoolraad hun mandaat vroegtijdig beëindigen. De mandaten gelden in principe voor vier jaar, maar worden jaarlijks al dan niet herbevestigd door de ouderraad.

 5.5       Om belangenvermenging te vermijden, gelden voor de afgevaardigden van de ouders in de schoolraad een aantal onverenigbaarheden:

-     Een ouder die zelf (of wiens echtgenoot) deel uitmaakt van het schoolbestuur van de betrokken instelling kan niet afgevaardigd worden naar de schoolraad.

-     Een ouder die zelf (of wiens echtgenoot) personeelslid is van de betrokken instelling kan niet afgevaardigd worden naar de schoolraad.

 6. BEVOEGDHEDEN VAN DE OUDERRAAD

6.1       De ouderraad kan op vraag van de schoolraad maar ook op eigen initiatief een schriftelijk advies uitbrengen aan het schoolbestuur over de aangelegenheden waar de schoolraad bevoegd voor is:

             1°   de bepaling van het profiel van de directeur;

2°   het studieaanbod;

3°   het aangaan van samenwerkingsverbanden;

4°   de opstapplaatsen en de busbegeleiding in het kader van het aangeboden vervoer;

5°   de vaststelling van het nascholingsbeleid;

6°   het beleid met betrekking tot experimenten en projecten;

7°   het opstellen of wijzigen van de volgende regelingen :

a) het schoolreglement;

b) het schoolwerkplan in het basisonderwijs;

c) het beleidsplan of -contract dat de samenwerking regelt tussen de school en het CLB;

8°   bepaalde grote infrastructuurwerken:

9°   de vaststelling van de criteria voor de aanwending van lestijden, uren, uren-leraar en punten;

10° het welzijns-, veiligheids- en gezondheidsbeleid van de school ten aanzien van de leerlingen,
       met inbegrip van de schoolmaaltijden;

11° het beleid met betrekking tot interne kwaliteitszorg, met inbegrip van de bespreking van de
       resultaten van een schooldoorlichting;

12° het gelijke-onderwijskansenbeleid in het secundair onderwijs.

6.2       Elk advies van de ouderraad wordt ter informatie bezorgd aan de pedagogische raad, de leerlingenraad en de schoolraad.

 6.3       De termijn van 30 kalenderdagen waarbinnen het advies moet beantwoord worden door het schoolbestuur, wordt opgeschort gedurende de wettelijk vastgelegde schoolvakanties.

 6.4       De ouderraad heeft in functie van de uitoefening van zijn bevoegdheden een algemeen informatierecht. Dit recht wordt uitgeoefend via de oudervertegenwoordigers in de schoolraad.

              De voorzitter, of desgevallend de secretaris, van de schoolraad bezorgt de verslagen van de schoolraad aan de voorzitter van de ouderraad.

 6.5       Verder zal de ouderraad het participatief klimaat op school stimuleren door volgende taken:

-     Alle ouders informeren over activiteiten en standpunten via …

-     Ontmoetingsactiviteiten organiseren, zodat de ouders elkaar en de school leren kennen.

-     De lokale school ondersteunen, zowel financieel als door hulp te bieden, dit in overleg met het schoolteam.

-     De deelname van ouders aan de participatieorganen bevorderen en ondersteunen. Streven naar een weerspiegeling van de schoolpopulatie in de samenstelling van de participatieorganen en maatschappelijk kwetsbare groepen betrekken bij het schoolbeleid.

 7. DE VERGADERINGEN VAN DE OUDERRAAD

7.1       De bestuursleden staan in voor het vlotte verloop van de vergaderingen van de ouderraad.

             De datum en de plaats van de eerste vergadering van het schooljaar worden aan alle ouders meegedeeld, samen met de vermelding dat zij zich ten laatste tijdens die vergadering kunnen aansluiten bij de ouderraad.

             Wanneer er al een ouderraad is, staat de uittredende voorzitter van het vorige schooljaar nog in voor de planning van en de communicatie over deze eerste vergadering. Bij de oprichting van een ouderraad neemt het schoolbestuur deze verantwoordelijkheid op zich.

7.2       Tijdens de eerste vergadering van elk schooljaar legt de ouderraad de vergadermomenten voor het hele schooljaar vast.

De voorzitter of desgevallend de secretaris van de ouderraad bezorgt de data van deze vergadermomenten aan de directeur en aan de voorzitter van de schoolraad.

De ouderraad vergadert minimum … keer per schooljaar (minstens voorafgaand aan elke vergadering van de schoolraad).

Wanneer de voorzitter een vraag tot advies krijgt van de schoolraad, bezorgt de voorzitter of desgevallend de secretaris (ten laatste in de week) voor de vergadering de uitnodiging aan de leden en de directeur en de voorzitter van de schoolraad. Ze bevat datum, agenda, plaats en uur van vergadering en, indien mogelijk, bijhorende documenten en nota’s. Bij het vaststellen van datum en uur wordt rekening gehouden met de beschikbaarheid van de leden.

7.3       De agenda wordt opgemaakt door de voorzitter, in samenspraak met de andere bestuursleden. Alle leden van de ouderraad kunnen agendapunten indienen. Vaste agendapunten zijn bijv.   

-     goedkeuring vorig verslag,

-     mededelingen van de directie,

-     VCOV-nieuws (VCOV-nieuwsbrieven, VCOV-activiteiten),

-     verslag van de vorige schoolraad

-     voorbereiding van de volgende schoolraad,

-     verslag van de werkgroepen,

-     varia …

 8. UITNODIGINGEN

8.1       De bestuursleden staan in voor de opmaak en verspreiding van de uitnodiging van de vergaderingen van de ouderraad. De uitnodiging wordt ten laatste één week vóór de bijeenkomst verstuurd. De uitnodiging kan via e-mail bezorgd worden.

8.2       De uitnodiging vermeldt de plaats, datum en het uur van de bijeenkomst evenals de agenda. Zo mogelijk worden ook bijbehorende documenten en nota’s op voorhand bezorgd.

 9. PROGRAMMERINGSVERGADERING

Jaarlijks organiseert de ouderraad een programmeringsvergadering, waarbij men alle ouders uitnodigt.

Op deze vergadering wordt het activiteitenverslag van het huidige schooljaar en het financieel verslag van het vorige schooljaar besproken en goedgekeurd.

 10. BESLUITVORMING

10.1     In alle vergaderingen wordt gestreefd naar consensus bij het verstrekken van adviezen of het bepalen van standpunten.

10.2     Indien geen consensus bereikt wordt, zal er een stemming georganiseerd worden. In dat geval beschikt elk lid over één stem. Een voorstel heeft 2/3 meerderheid nodig om aanvaard te worden. Onthoudingen worden niet meegeteld. Bij staking van stemmen wordt het voorstel niet aangenomen.

10.3     De voorzitter of desgevallend de secretaris van de ouderraad deelt de standpunten van de vergadering zo snel mogelijk mee aan de directeur en aan de voorzitter van de schoolraad. In voorkomend geval worden ook de minderheidsstandpunten aan de voorzitter van de schoolraad meegedeeld.

10.4      Om geldig te zijn moet bij de stemming minstens 50% van de leden aanwezig zijn.

10.5     In het geval van een extra vergadering, wanneer de ouderraad een vraag tot advies krijgt van de schoolraad, kan ze slechts geldig vergaderen als er minstens [aantal of aandeel (bv. ½)] van de leden aanwezig zijn. Wordt dit quorum niet bereikt, dan wordt een nieuwe vergadering van de ouderraad samengeroepen. Op die nieuwe vergadering kan, ongeacht de aanwezigheden, over de agendapunten van de vorige vergadering rechtsgeldig vergaderd worden.

10.6     Wanneer het over personen gaat, wordt er geheim gestemd. De stembriefjes worden door minstens 2 personen geteld.

 11. VERSLAGGEVING EN COMMUNICATIE

11.1       De bestuursleden staan in voor de aanmaak en verspreiding van het verslag van de vergaderingen naar alle leden van de ouderraad en eventueel naar andere geïnteresseerde ouders.

11.2       De ouderraad heeft een informatie- en communicatieplicht over de activiteiten en standpunten tegenover al het personeel, alle leerlingen en alle ouders en over de wijze waarop de bevoegdheden uitgeoefend worden.

11.3       De verslagen van de ouderraad worden aan de ouders van de school bekend gemaakt op de volgende manier:

[bv. ad valvas / inzage op de volgende plaatsen …, via de website van de school of het elektronisch leerplatform, per mail, kopieën tegen betaling van (bedrag per kopie) …]

11.4       Ouders van de school kunnen informatie verkrijgen bij en opmerkingen geven aan de leden van de ouderraad.

 12. FINANCIËN

12.1     De ouderraad staat in voor het verwerven van de financiële middelen die nodig zijn om de opdrachten en werking mogelijk te maken. Daartoe organiseert hij o.m. allerlei activiteiten van sociale, ontspannende of culturele aard, doet hij een beroep op sponsors of subsidies vanwege lokale culturele raden of andere instanties, enz…

12.2     De financiële verrichtingen van de ouderraad worden opgenomen in de dubbele boekhouding van de VZW schoolbestuur. 

12.3     De school opent een rekening voor de ouderraad, waar de directeur (of een lid van het schoolbestuur) en één of twee ouders een volmacht op hebben.

12.4     Vanaf … euro zijn er twee handtekeningen nodig. 

12.5     In een afsprakennota wordt jaarlijks beschreven welke activiteiten de ouderraad dat schooljaar organiseert en waar de (te verwachten) opbrengst aan besteed wordt. Deze afsprakennota (zie bijlage) wordt minstens ondertekend door de directie en de voorzitter van de ouderraad.

12.6     De middelen die de ouderraad verwerft, worden prioritair besteed aan het ouderverenigingswerk in de breedste zin van het woord en moeten rechtstreeks of onrechtstreeks ten goede komen aan het opvoedings- en onderwijswelzijn van de leerlingen van de school.

12.7     Alle in- en uitgaven worden in een kasboek ingeschreven. Van elke uitgave wordt een bewijs bijgehouden.

12.8     Het saldo moet positief blijven.

12.9     Het financieel verslag wordt jaarlijks op de programmeringsvergadering van de ouderraad          ter goedkeuring voorgelegd.

 13. INFORMATIEPLICHT NAAR DE VRIJWILLIGERS

13.1       Aansprakelijkheid: De school is aansprakelijk voor de schade die de vrijwilliger aan derden veroorzaakt bij het verrichten van vrijwilligerswerk (bij een ouderwerking met het statuut van vzw of feitelijke vereniging is de ouderwerking zelf aansprakelijk).
Ingeval de vrijwilliger bij het verrichten van het vrijwilligerswerk de school of derden schade berokkent, is hij enkel aansprakelijk voor zijn bedrog en zijn zware schuld. Voor lichte schuld is hij enkel aansprakelijk als die bij hem eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomt.

               De verzekeringsmaatschappij en polisnummer van de schoolpolis: …

13.2       Vergoedingen: Kies één van de volgende mogelijkheden:

-      De school/ouderwerking voorziet geen enkele vergoeding voor de vrijwilligersactiviteiten;

-      De school/ouderwerking betaalt een forfaitaire vergoeding (rekeninghoudend met de wettelijk vastgestelde maxima) voor: …

-      De school/ouderwerking betaalt de reële kosten, mits overhandiging van de juiste bewijsstukken, in volgende gevallen: …

-      In natura: … (bijv. maaltijd, boekenbon, buskaart…)

13.3       Discretieplicht: De leden van de ouderraad en de ouders die de school en ouderraad vrijwillig hun diensten aanbieden zijn gebonden aan de discretieplicht.

 14. WIJZIGING VAN HET HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Een wijziging aan het huishoudelijk reglement kan gebeuren te allen tijde en conform aan de besluitvorming (zie artikel 10).

 15. ONTBINDING VAN DE OUDERRAAD

Als de ouderraad beslist om niet meer actief te zijn, blijft (x-deel) van de financiën in de schoolboekhouding ter beschikking als startbudget voor wanneer de ouderraad terug actief wordt. De overige financiën mogen door de school gebruikt worden voor een doel dat in overeenstemming is met het doel van de ouderraad.

Datum

Handtekeningen,

Voorzitter                          Secretaris                          Penningmeester                            Directeur

SCHOOL: naam en adres van de school

SCHOOLJAAR: …

· Het schoolbestuur en de ouderraad van de school zijn bereid om in het schooljaar … onderstaande activiteiten te organiseren.
· Er is een raming van de winst per activiteit gemaakt, maar de werkelijke bedragen kunnen hiervan afwijken. Als er meer winst is dan voorzien blijft dit bedrag op de post ouderraad staan.
· Het schoolbestuur en de ouderraad van de school gaan ermee akkoord dat de opbrengst aan onderstaande doeleinden besteed wordt.

Voor akkoord,