Hoe schoolkosten bespreekbaar maken op het inschrijfmoment?

• Medewerkers en vrijwilligers kleden zich best casual bij een inschrijfmoment. Een maatpak kan ouders afschrikken.
• Voorzie opvang voor de kinderen. Zet bijvoorbeeld de oudste leerlingen in om met de jongste leerlingen te spelen.
• Bied ouders iets aan om te drinken.
• Splits het inschrijfmoment op in verschillende delen:
• Een rondleiding
• Uitleg over de werking van de school, inclusief uitleg over het oudercontact. Vermeld dat betalingsproblemen nooit op een oudercontact worden besproken. De relatie tussen het kind en de leraar staat los van de schoolrekening.
• Een individueel kennismakingsgesprek om het gezin te leren kennen. Door dit informele contact zet je de deur open om op dat moment of in de toekomst problemen te bespreken. Zet voor deze persoonlijke gesprekken de mensen uit het schoolteam in die het meeste feeling hebben hiervoor.
• Het verzamelen van administratieve gegevens: naam, adres, gezinssamenstelling, zijn de ouders gescheiden… Hiervoor is minder ervaring nodig.
• Zijn er leraren en ouders die andere talen spreken? Zet deze in voor de gesprekken met anderstalige ouders, en om de rondleiding en info in een andere taal te geven.
• Bespreek de info over schoolkosten en -facturen met alle ouders; vermeld ook dat je dit met alle ouders bespreekt. Het is belangrijk om het financiële bespreekbaar te maken met ouders vanaf dag 1.

Door veranderingen zoals echtscheiding en overlijden kunnen gezinnen ineens in een hele andere financiële situatie terecht komen. Zo leven bijvoorbeeld in Vlaanderen 1 op 3 alleenstaande ouders in armoede (Pannecoucke, Lahaye, Vranken, & Van Rossem, 2016). Daarom is het belangrijk dat ook gezinnen zonder financiële problemen deze info krijgen. Bovendien verbergen veel ouders hun financiële problemen.

• Bouw vanaf de eerste gesprekken veiligheid en vertrouwen in. Verwoord dat er bij elke leerling vroeg of laat moeilijke momenten kunnen zijn en dat de school dan samen met de ouders en leerling wil nadenken hierover.
• Vraag in het eerste gesprek al of er zaken zijn waar jullie als school rekening mee kunnen houden. Niet alle ouders met problemen zullen dadelijk ingaan op deze vraag, maar ze hebben zo de mogelijkheid om problemen te bespreken wel gevoeld.
• Maak voor het inschrijfmoment in het algemeen en voor de gesprekken met ouders in het bijzonder een draaiboek of checklist. Zo verklein je de kans dat er iets vergeten wordt.
• Bij een online inschrijving maak je best ook een draaiboek om delicate zaken te bespreken. Geef ouders ook de mogelijkheid om een persoonlijke afspraak te maken. Een fysieke ontmoeting is voor veel ouders, en voor kwetsbare ouders in het bijzonder, van belang.

• Het inschrijfmoment organiseren in een refter met allemaal kleine tafeltjes op een rij. Zo kan je de privacy van het gezin niet garanderen, wat kan zorgen voor een onveilig gevoel bij de ouders en leerling. Het kan bijvoorbeeld ongemakkelijk zijn voor ouders om te praten over hun financiële problemen als er vlakbij een andere ouder zit.
• In zo weinig mogelijk tijd zoveel mogelijk info verkrijgen. Neem de tijd om de thuissituatie van de leerlingen in te schatten.

• Vermeld op elke factuur de gegevens van een contactpersoon voor ouders met betaalproblemen. 
• Vermeld op elke factuur info over gespreide betalingsmogelijkheden.
• Bouw de schoolrekening duidelijk op. Vermeld heel duidelijk welke kosten waarvoor zijn. Gebruik geen boekhoudcodes of termen als ‘vaste’ en ‘variabele’ kosten.
• Vermeld info over schoolkosten en -facturen niet enkel in het schoolreglement, maar maak er ook een toegankelijke brochure over. Vermeld de totale kost van een schooljaar. Maak duidelijk wanneer ouders een factuur voor welk bedrag mogen verwachten. Zo kunnen ouders zich hierop voorbereiden. Vermeld ook de mogelijkheid tot gespreide betalingen.