Haal het beste uit je ouderwerking: tips om te werken aan sfeer en verbondenheid

Een goed draaiende ouderwerking is van onschatbare waarde. Niet alleen de school en de leerlingen halen er voordeel uit, ook voor de leden zelf is het een meerwaarde om zich te kunnen engageren in een fijne groep.  We geven enkele tips om te werken aan sfeer, verbondenheid en welbevinden.

1. De ouderwerking ‘Waar ouders samen scholen’

2. Organiseer geluksactiviteiten

3. Samen werkt!

4. Geef erkenning en waardering

5. Communiceer

6. Versterk het groepsgevoel

7. Ook de directeur kan een verschil maken

8. Vraag raad aan de VCOV

Een ouderwerking wil ouders ontmoeten, informeren, beluisteren en hun stem laten horen. Ze wil elke ouder betrekken bij de ouder- en schoolwerking. Dit lijkt misschien simpel, maar niets is minder waar. Open staan voor alle ouders is de eerste stap. Met de VCOV-quickscan: ‘een oudervereniging voor alle ouders?’ kan je nagaan hoe toegankelijk en oudervriendelijk jouw ouderwerking is. 

De ouderwerking is boeiend en leuk! Blijf ouders hiervoor motiveren: zorg voor een goede sfeer, organiseer leuke activiteiten en voorzie tijd voor ontmoeting. 

• Zorg voor een oudervriendelijk onthaal op alle activiteiten. Maak bijv. tijd om alle vrijwilligers op de vergadering te verwelkomen. Onthaal hen met een hapje en een drankje en maak tijd voor een gesprek. 

• Maak tijd voor het onthalen van nieuwe leden. Lees daarvoor onze 10 tips voor een warm onthaal van nieuwe ouders

• Een goede opvolging is essentieel in het werven en behouden van vrijwilligers! Vraag regelmatig feedback aan de leden van de ouderwerking en hou rekening met hun suggesties. 

Bijv.

- Was alles duidelijk in de vergadering? Vind je je weg? Heb je nog tips of suggesties?

- Waar ligt jouw interesse(s) en waarvoor wil je je engageren? Wat is haalbaar voor jou? - - Wil je actief lid worden van de ouderraad en/of meehelpen aan de activiteiten? Wil je het voor één schooljaar of één activiteit proberen?

- Geef correcte informatie, bijv. over de verzekering van vrijwilligers.

• En... vergeet niet om de leden van de oudervereniging regelmatig te danken voor hun vrijwillige inzet! Voorbeeld bedankbrief

De ouderwerking kan zelf positieve acties en activiteiten organiseren, bijv.

• een complimentenronde of een vrolijke noot op het einde van de vergadering;

• een familie- of fundag voor de ouders en de leden van het schoolteam;

• de leden van het schoolteam verwennen op de ‘Dag van de leraar’, bijv. door het toezicht op de speelplaats over te nemen terwijl het schoolteam geniet van een smakelijke attentie. 

Pas volgende 3 vaardigheden toe om als team constructief samen te werken:

1. anderen coachen 
2. problemen vertalen in wensen
3. constructief omgaan met feedback

3.1 Anderen coachen

• Ga op zoek naar de talenten van de leden van de ouderwerking. Vraag aan de ouders welke taken ze graag opnemen of voor welke werkgroepen en projecten ze zich willen engageren.  
• Een ouderwerking bestaat uit ouders met diverse achtergronden, interesses… Toch hebben ze een gemeenschappelijk doel: het welzijn van alle kinderen op school verhogen en samen bouwen aan een oudervriendelijke school waar alle leerlingen en ouders zich thuis voelen. Plaats dit gemeenschappelijk doel centraal in de ouderwerking!       
• Ga aan de slag met succesverhalen. Stimuleer mensen om gedetailleerd te vertellen over wat ze zelf deden op het moment dat ze succesvol waren. Bijv. Hoe slaagde je erin om zoveel helpers te vinden voor de quiz? Hoe heb je het aangepakt? Wat werkte goed en hoe kunnen we daar in de toekomst ‘meer’ van doen?  
• Ook om de ouderwerking te evalueren, kan je gebruik maken van de positieve veranderaanpak: doe meer van wat werkt. 

3.2 Vertaal problemen in wensen

• Persoonlijke vetes/kwesties bespreek je afzonderlijk met de betrokkenen en niet tijdens de vergadering. Bespreek op de vergadering enkel inhoudelijke zaken betreft de ouder- en schoolwerking.
• Leg de nadruk op het creëren van oplossingen en niet op het oplossen van problemen (= oplossingsgericht werken). Als een ouder zegt: “In onze ouderwerking hebben we een communicatieprobleem”, brengt dit moedeloosheid in het team. Wie zegt: “Ik denk dat we als ouderraad beter kunnen communiceren over onze werking”, inspireert anderen tot actie: hoe zouden we dat dan kunnen doen? Welke kanalen gaan we gebruiken?
• Een probleem doet zich niet ‘altijd’ voor. Zoek uit wanneer het probleem zich niet (of minder) voordoet en wat er dan anders is in deze situaties en in de aanpak.
• Focus op de toekomst. Blijf niet praten over wat er in het verleden allemaal fout ging, maar richt je aandacht op de toekomst. Stel dat het probleem zich niet meer voordoet: wat is dan anders? Hoe pakten we dit aan? Hoe zou jij hieraan kunnen meehelpen? 

3.3 Ga constructief om met feedback 

Commentaar wordt vaak ervaren als kritiek, als een aanval. Dat is jammer, want goede feedback wordt gegeven om te helpen, te ondersteunen. Deze tips helpen je om van feedback iets te leren.

 - Constructief kritiek geven/een moeilijk gesprek voeren: 

• Overval de andere niet met je kritiek. Vraag wanneer hij/zij tijd heeft voor een gesprek en zeg dat je iets belangrijk wil bespreken. Leg een gespreksmoment vast en bedank alvast voor de vrijgemaakte tijd. Bijv.  sommige klachten van ouders bespreek je best persoonlijk met de directeur alvorens op de vergadering van de ouderraad te melden.  
• Beschrijf wat (volgens jou) fout loopt. Doe dat in een IK-boodschap, waarin je vertrekt vanuit je gevoel bij het gedrag van de ander. Ga verder met de reden waarom je dat vindt en doe een voorstel wat hij/zij anders kan doen. Ga niet in op de mogelijke oorzaken van het probleem, maar toon erkenning en begrip. Vertel helder en duidelijk wat je verlangt van de andere. Bijv. “Ik heb het gevoel dat jij alle taken op jou wil nemen. Je grote inzet en motivatie waarderen we. In de ouderraad kiezen we ervoor om alle taken te verdelen onder alle leden. Welke verantwoordelijkheden zou jij willen opnemen?”
• Bespreek de voordelen die de verbetering kan hebben voor jou, de ouderwerking en het schoolteam. Vraag aan de andere welke voordelen de verandering zou hebben voor hem/haar.
• Sluit een akkoord en maak afspraken. Bespreek samen de eerste stappen. Spreek je vertrouwen uit en toon dat je bereid bent om te helpen.

- Kritiek ontvangen en positief benutten:

• Interpreteer feedback niet als een aanval op jou als persoon. Feedback wordt (in principe) gegeven met een positieve bedoeling. Ga ervan uit dat iemand je iets wil vertellen over een aspect van jouw werk of gedrag. Dat zegt niets over jouw waarde als mens.
• Schiet niet onmiddellijk in de verdediging. Luister naar wat de ander te zeggen heeft. Luisteren betekent nog niet dat je het ermee eens bent, maar wel dat je er serieus over nadenkt. Of je er iets mee doet, is aan jou.
• Vraag door naar wat de ander precies bedoelt en probeer de feedback te begrijpen. Vraag door tot je weet wat de ander bedoelt en wat hij graag veranderd wil zien.
• Luister naar de persoon die kritiek geeft en bedank hem voor zijn feedback. Toon begrip voor de ergernis of ontgoocheling van de ander. Ook al vind je de opmerking onterecht of heb je een gevoel dat jou geen schuld treft, de andere zal een goede reden hebben om dit met jou te bespreken. 
• Zoek naar de verwachting/de wens. Achter elke kritiek schuilt een verwachting. Ga na wat de ander wil en wat hij van jou verlangt. Kijk hoe je zulke problemen in de toekomst kan voorkomen.
• Sluit een akkoord en maak goede afspraken. Besluit samen wat de eerste stap kan zijn om de zaken te verbeteren. Stel voor om opnieuw af te spreken om de vooruitgang te bespreken.

Iedereen voelt zich beter na een compliment of een blijk van erkenning, ook je collega-ouders in de ouderwerking. Een compliment heeft ook een krachtig effect op het gedrag. Zo zal je collega-ouder die een pluim krijgt, gemotiveerd zijn om zijn/haar kwaliteiten te blijven inzetten. Enkele tips voor een goed compliment zijn: 

• Een compliment komt uit het hart, het moet oprecht en gemeend zijn. 
• Toon zelfs waardering voor de kleinste stappen in de goede richting.
• Een goed compliment is duidelijk en niet te algemeen. Je vertelt aan de persoon welk gedrag je waardeert en waarom je dit fijn vindt. Bijv. “Wat kan jij goed organiseren! Het feest was tot in de puntjes voorbereid en afgewerkt." 
• Complimenten werken beter als je varieert, anders worden ze voorspelbaar. Je kan verscheidene soorten complimenten gebruiken: 

- bij een rechtstreeks compliment geef je direct commentaar op wat iemand deed. Bijv. “Je hebt een duidelijk verslag van de vergadering gemaakt, dank daarvoor."

- je kunt ook onrechtstreeks complimenteren. Dit kan bijv. door een vraag te stellen: "Hoe is het je gelukt om de discussie op de vergadering zo duidelijk en beknopt samen te vatten?

- ook een ‘via-via’ compliment is leuk om te geven. Bijv. “Ik hoorde van de directie dat jij de vergadering zo goed leidde."   

- een andere originele manier is de positieve roddel. Hierbij spreek je in het openbaar en in het bijzijn van de persoon over zijn/haar positieve eigenschappen.

Probeer elke mening of voorstel tijdens een vergadering te waarderen. Zorg dat niemand zich geremd voelt. Het heeft zelden zin om een voorstel af te wimpelen of te negeren. Als een idee op het eerste zicht niet goed lijkt, kan het altijd gebruikt worden om er op voort te bouwen of erdoor geïnspireerd te worden. Ga er in ieder geval respectvol mee om. Wie geen erkenning of bevestiging krijgt, zal een volgende keer geen voorstellen meer doen.

• Om goed te kunnen communiceren, moet je eerst goed luisteren naar elkaar.  
• Zorg voor een duidelijke, open communicatie en wees steeds eerlijk. Ontdek de tips en ideeên ons het dossier ‘communicatie als basis voor ouderbetrokkenheid en participatie’.  
• Laat van je horen, ook bij ‘slecht’ nieuws.  
• Taal is betekenisvol, hou rekening met volgende tips:    

           - Vermijd ‘jij bent …’, gebruik liever ‘ik heb het gevoel dat jij …’

           - Vermijd ‘maar’, gebruik liever ‘en’ of begin een nieuwe zin. 

           - Vermijd waarom-vragen, gebruik liever hoe-vragen of “wat maakt…”. Bijv. “Hoe ben je erin geslaagd? Wat deed je anders, wat werkte goed?” of “Wat maakt dat dit                niet gelukt is?”

Organiseer jaarlijks een leuke, ontspannende activiteit voor de ouderwerking: een fietstocht, een uitstap… Het hoeft geen complexe teambuilding-activiteit te zijn om aan de groepsgeest te kunnen werken. Je leert elkaar op een andere manier kennen en begrip opbrengen voor elkaar. Hou bij de keuze van de activiteit steeds rekening met culturele verschillen en financiële mogelijkheden. Je kan er ook voor kiezen de activiteit open te stellen voor alle geïnteresseerde ouders. Misschien een uitgelezen kans om andere ouders te laten kennis maken met de ouderwerking?

Ouders vinden het belangrijk dat ze bij de directie terecht kunnen met hun vragen, zorgen en verwachtingen. Een directeur kan er mee voor zorgen dat ouders zich welkom voelen op school, dat er naar hen geluisterd wordt en dat ze goed geïnformeerd worden. 

Ben je op zoek naar informatie voor je ouderwerking of schoolraad? Wil je ideeën opdoen voor leuke activiteiten of wil je een kant-en-klare actie boeken? Neem dan zeker een kijkje op de website www.vcov.be.

Hebben jullie begeleiding nodig om een probleem of een moeilijke situatie aan te pakken, neem contact op met het VCOV-team. We helpen je graag verder.

VCOV maart 2021