Zoeken
Op school gebeurt veel meer dan leren alleen. In samenwerking met verschillende partners worden er feesten georganiseerd, sportevenementen, fuiven, wandelingen… Al deze initiatieven maken dat de school een echte gemeenschap wordt waar ook plaats is voor ontmoeting en ontspanning. Ouders leren elkaar en de school beter kennen, leerlingen kunnen zich van een andere kant laten zien. Zo verhoogt de betrokkenheid bij het schoolleven.
Een bijkomend doel van dergelijke activiteiten is vaak om extra middelen voor de school te verwerven. Hierbij is het belangrijk om de juridische en financiële aspecten van de ouderwerking te bewaken.
De manier waarop er met de financiën wordt omgegaan, is erg afhankelijk van de schoolcultuur en het wederzijds vertrouwen tussen ouders en school. Het wordt bepaald door de traditie, voorgeschiedenis en persoonlijkheden. Het is dus aan de ouderwerking zelf om in overleg met de school, voor een bepaald systeem te kiezen. De VCOV ondersteunt hierbij door een overzicht te geven van de verschillende mogelijkheden en de voor- en nadelen.
Een ouderwerking op school kan drie mogelijke statuten hebben:
1) Een ouderraad: dit is een officieel onderdeel van de school met een decretale basis in het participatiedecreet. Een ouderraad valt onder de verantwoordelijkheid van het schoolbestuur en heeft welbepaalde rechten en plichten.
2) Een oudercomité als feitelijke vereniging: wanneer 2 of meer personen zich verenigen rond een gemeenschappelijk doel, spreekt men van een feitelijke vereniging. Dit is het geval bij een oudercomité, vriendenkring… Worden er schulden gemaakt, dan zijn de leden zelf aansprakelijk aangezien de vereniging geen rechtspersoonlijkheid heeft.
3) Een ouderwerking met een vzw-statuut: dit komt weinig voor en is slechts nodig wanneer de ouderwerking grote sommen geld beheert en/of optreedt als werkgever (bijv. voor kinderopvang of voor busvervoer). Er zijn een aantal administratieve en fiscale verplichtingen aan verbonden in verband met de boekhouding, ledenlijst, algemene vergaderingen van de vzw.
Wil je nagaan of je ouderwerking ‘een ouderraad’ of ‘een oudercomité’ is, gebruik dan de checklist.
Het statuut van de ouderwerking heeft belangrijke gevolgen voor de financiën en de aansprakelijkheid.
Volgens het participatiedecreet kan op elke school een ouderraad opgericht worden. Het verwerven van financiële middelen wordt niet vermeld als decretale bevoegdheid, maar het is wel mogelijk met de toestemming van de school.
Een ouderraad is een officieel adviesorgaan van de school en valt bijgevolg onder de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van de vzw school. De vzw-wetgeving (van 1 januari 2006) verplicht scholen om een dubbele boekhouding te houden. Dit houdt in dat alle geldstromen van de vzw in kaart gebracht moeten worden in één dubbele boekhouding. Dus ook de middelen waarover een ouderraad beschikt, behoren tot de middelen van het schoolbestuur en worden opgenomen in de schoolboekhouding. Dit houdt in dat de school volledige inzage en controle heeft in de financiën van de ouderraad. Via een afsprakennota heeft de ouderraad echter nog steeds medezeggenschap over de financiën.
Vermits de financiën van de ouderraad opgenomen worden in de boekhouding van de school, raden we aan om duidelijke afspraken te maken met de school die de eindverantwoordelijkheid heeft. Overleg met de directeur en de boekhouder van de school over het beheer van de rekening, de besteding van de middelen en de boekhouding.
De boekhouding van de ouderraad gebeurt door de school. De ouderraad kan zelf een kasboek bijhouden, zo heeft ze op elk moment zicht op de in – en uitgaven. Alle bewijzen van verrichtingen (facturen, kastickets, uittreksels…) moeten bijgehouden worden. Maak goede afspraken met de schoolboekhouding over hoe deze bewijzen moeten doorgegeven worden bijv. per kwartaal of per activiteit.
De ouderraad krijgt een eigen bankrekening. De vzw school is eigenaar van de rekening. Leden van de ouderraad kunnen volmacht krijgen op de rekening (eventueel met beperkingen bijv. een maximumlimiet voor betalingen, aantal handtekeningen…). De vzw school draagt de financiële eindverantwoordelijkheid en aansprakelijkheid, niet de ouders van de ouderraad. Ook als een ouderraad geen afzonderlijke rekening of rekeningnummer heeft, kan de school op elk moment een overzicht geven van de financiën van de ouderraad.
Overleg over de besteding van de middelen van de ouderraad en leg de afspraken schriftelijk vast in een afsprakennota. Een afsprakennota bestaat uit:
- De begroting van de ouderraad met de kosten de (te verwachten) opbrengsten;
- De besteding van de opbrengsten.
De afsprakennota wordt jaarlijks ingevuld en ondertekend door de ouderraad en de directie. Eens ondertekend zijn de afspraken bindend voor beide partijen.
Enkel een volledig transparante boekhouding voor de ouderraad kan voorkomen dat er onenigheid of spanningen komen. Die eerlijkheid en openheid moet er zowel zijn naar de school als naar de ouders toe.
Gebruik de checklist om geen enkele afspraak over het hoofd te zien.
Elke andere vorm van georganiseerde ouderwerking, bijv. een oudervereniging, oudercomité of vriendenkring is een feitelijke vereniging. Een feitelijke vereniging heeft geen rechtspersoonlijkheid: alle leden zijn hoofdelijk en persoonlijk aansprakelijk.
Voor een oudercomité liggen de financiën anders. De vereniging staat zelf in voor haar financiën en administratie. Ze kan autonoom over eigen middelen beschikken en die beheren. Worden er schulden gemaakt, dan zijn de leden met hun eigen privévermogen aansprakelijk aangezien de vereniging geen rechtspersoonlijkheid heeft.
Er is geen wettelijk model, maar voor een oudercomité raden we aan om:
- De toestemming van de school te vragen om activiteiten te organiseren (dit moet trouwens als ze onder naam van de school of in de gebouwen van de school plaatsvinden) en na te kijken of de activiteit gedekt is door de verzekering. Een feitelijke vereniging of VZW is immers niet automatisch verzekerd door de schoolpolis.
- Afspraken te maken met de school over de besteding van de middelen van het oudercomité. Voor activiteiten georganiseerd in samenwerking met de school, kan de school bovendien vragen om het geld in de schoolboekhouding op te nemen.
- De bankrekening op naam van de feitelijke vereniging te zetten en niet op naam van één van de ouders/leden.
- Bij de bank het identificatiedocument ‘feitelijke vereniging’ te ondertekenen. Dit voorkomt dat de middelen van de vereniging bij de persoonlijke nalatenschap van de leden gerekend worden.
- De volmachten te verdelen onder de ouders en eventueel de directeur of een leerkracht.
- Een kasboek of eenvoudige boekhouding bij te houden met een overzicht van de in- en uitgaven en de bewijsstukken. Beschikt het oudercomité over grote sommen geld, dan raden we een gedetailleerde boekhouding aan.
- De boekhouding transparant te houden.
- De bewijzen van financiële verrichtingen (kastickets, uittreksels…) goed bij te houden.
- Een huishoudelijk reglement op te stellen met o.m. de financiële afspraken.
- Financiële gift(en) te doen aan de school zodat de school de materialen kan aankopen.
Gebruik de checklist om geen afspraken over het hoofd te zien.
Een ouderwerking kan het statuut van een vzw aannemen. Een vzw heeft een eigen rechtspersoonlijkheid en kan dus over eigen middelen beschikken en deze ook autonoom beheren. Een ouderwerking als vzw heeft geen decretale verankering met de school. Het schoolbestuur is dan ook niet aansprakelijk.
De vzw van de ouderwerking moet zelf instaan voor het administratieve en financiële luik. Ze kan zelfstandig en autonoom haar middelen en rekening beheren, maar moet de richtlijnen van de vzw-wetgeving correct naleven.
De bestuursleden van de vzw beslissen autonoom over de besteding en het beheer van de financiële middelen, toch raden we overleg met de school aan. Maak transparante afspraken tussen de bestuursleden van de vzw ouderwerking en het schoolbestuur over de financiën. Deze afspraken worden opgenomen in het huishoudelijk reglement van de vzw ouderwerking en kunnen algemeen beschreven staan bij de doelstellingen in de statuten van de vzw.
Gebruik de checklist om geen afspraken over het hoofd te zien.
Organisatiemodellen voor financiën, verzekering en aansprakelijkheid van de ouderwerking
Fiche financiën en aansprakelijkheid van een ouderraad
Fiche financiën en aansprakelijkheid van een ouderwerking als feitelijke vereniging
Fiche financiën en aansprakelijkheid van een ouderwerking als zelfstandige vzw