Ouders online betrekken

Hoe kunnen scholen omgaan met ouders die laaggeletterd zijn en moeite hebben met digitale platformen? 

Er zijn verschillende maatregelen mogelijk, zoals het verkennen van het digitale platform samen met ouders, het organiseren van lessenreeksen om ouders te leren werken met digitale media en het ontwikkelen van prikkels om ouders meer online bij de school te betrekken.

Maak het digitaal schoolplatform toegankelijk voor alle ouders, bijvoorbeeld: 

• Zorg voor een gebruiksvriendelijke structuur en gebruik herkenbare benamingen bijv. de klas van juffrouw Kaat in plaats van 1A.   
• Geef ouders uitleg over het gebruik van het schoolplatform bijv. hoe ze kunnen inloggen, waar de berichten of rapporten staan, hoe ze een bericht kunnen plaatsen, … De school kan tijdens een openklasdag workshops inrichten waar ouders samen met hun kind(eren) het schoolplatform verkennen. Of een lessenreeks organiseren om ouders zelfstandig te leren werken met schoolmedia.
• Bied ouders die problemen hebben met de installatie technische ondersteuning aan.
• Neem de verwachtingen van het schoolteam over het gebruik van Smartschool naar leerlingen en ouders op in een afsprakennota, alsook de privacyregels en aanbevelingen voor een (veilig) gebruik van wachtwoorden. 

Organiseer een lessenreeks om ouders te leren werken met de digitale media van de school. Gebruikt een laagdrempelige aanpak met kleine groepen en aangepaste leermaterialen en taalgebruik. De ouders kunnen onder andere leren inloggen op het digitaal schoolsysteem, digitaal communiceren met de leerkracht, hun kind helpen met digitale schooltaken en online inschrijven voor een oudercontact. 

Maak de schoolwebsite aantrekkelijk en informatief   

De schoolwebsite is de virtuele toegangspoort tot de school. Ouders die de school willen leren kennen, nemen een kijkje op de website. Een filmpje op de schoolwebsite kan een beeld geven van de school– en klaswerking. Een secundaire school organiseerde oudersessies tijdens de digitale opendeurdag. De online oudersessies zorgden ervoor dat ouders ervaringen van andere ouders konden horen. 

Organiseer een online ouderavond over een school gerelateerd thema. Lees de VCOV-tips online vergaderen na voor een feilloze digitale ouderavond! 

Informeer ouders via een nieuwsbrief

Een nieuwsbrief is een handig online communicatiekanaal om ouders te informeren. Laat de ouders bij het begin van het schooljaar intekenen op de nieuwsbrief van de ouderwerking. Volgens de GDPR moet je toestemming krijgen alvorens een nieuwsbrief te versturen naar een e-mailadres.  

Maak gebruik van sociale media 

Sociale media hebben veel voordelen: in een mum van tijd deel je berichten met anderen. Er is interactie, berichten worden gedeeld en bereiken zo veel mensen. 

Om een chatgroep met ouders via sociale media te starten heb je de toelating van de ouders nodig om hen toe te voegen aan de chatgroep. Je kan het VCOV-voorbeeld toestemmingsformulier hiervoor gebruiken. Houd er wel rekening mee dat een discussieforum of een chatgroep zeer tijdsintensief is. Je moet de inhoud continu opvolgen om te vermijden dat discussies uit de hand lopen. Denk maar aan persoonlijke aanvallen, schending van de GDPR, ...

Info en voorbeelden voor gedragsregels voor sociale media vind je op de VCOV-website: Nettiquette voor ouders op school.

Tijdens de coronacrisis werd van de nood een deugd gemaakt met een digitale opendeurdag. Er werden verschillende online sessies georganiseerd voor nieuwe leerlingen en ouders. De ouders konden vooraf opgenomen filmpjes bekijken en deelnemen aan live oudersessies met ouders van de ouderwerking die vragen beantwoordden. De oudersessies zorgden voor laagdrempelige communicatie en het delen van unieke ervaringen tussen ouders. 

De ouderraad van het Sint-Jan Berchmanscollege in Brussel heeft een online ouderavond georganiseerd. Ouders kregen per graad de kans om ervaringen uit te wisselen en voorstellen te doen om het welzijn van hun kinderen te verhogen. De gesprekken werden gefaciliteerd door de ouderraad. Na de ouderavond werden de ideeën van de ouders besproken met de school en er werden ideeënfiches uitgewerkt. De opkomst en efficiëntie bij online ouderavonden blijken groter dan bij fysieke bijeenkomsten en de ouderraad overweegt om gedeeltelijk online te blijven werken.

• Online communicatie alleen volstaat niet. Blijf als school ook gebruikmaken van de klassieke communicatiekanalen, bijv. brief, agenda, ouders aanspreken, …
• Respecteer altijd de privacy regelgeving!
• Hoe de school haar digitale communicatie met ouders aanpakt, bepaalt ze best in overleg met de leraren, de directeur en de ICT-coördinator. Neem de digitale communicatie op in het communicatiebeleid van de school.
• Betrek ouders en evalueer regelmatig met ouders. Doe dit bijvoorbeeld samen met de ouderwerking of tijdens een oudercontact. Wat werkt goed? Wat kan anders? Neem de positieve punten mee in het communicatieplan van de school.
• Houd er rekening mee dat vele ouders geen laptop maar enkel de gsm gebruiken voor de communicatie met de school.