Online vergaderen in coronatijden

De ouderraad van VBS Don Bosco Heverlee vergadert online over afstandsonderwijs en de heropstart van de lessen op school. Met de school werd afgesproken wie van het schoolteam het vast aanspreekpunt is voor de ouderraad. Voor de ouders die de Nederlandse taal onvoldoende beheersen zijn er een vijftal ‘conferences with parents’.

Omwille van de coronamaatregelen kan de ouderraad in deze periode niet fysiek samenkomen. Daarom wordt er online vergaderd. Dit verloopt telkens zeer succesvol. Vooraf werden enkele online vergaderprogramma’s getest en goed bevonden.

Het thema van de eerste reeks vergaderingen was de opstart en organisatie van het afstandsonderwijs. Voor de heropstart van de lessen werd een tweede reeks online vergaderingen gepland. De voorzitster van de ouderraad werd eerst gebriefd door de directie. De voorzitster werd tevens uitgenodigd om op school te bekijken hoe de opstart zou verlopen en om feedback te geven. Daarnaast werd het werkdocument van de school rond de heropstart met de ouderraad gedeeld.

Om deze acties van de ouderraad bij alle ouders kenbaar te maken, werd een rubriek nieuws van de ouderraad gepubliceerd in de algemene nieuwsbrief van de school. Het e-mailadres van de ouderraad werd daarin duidelijk naar voren gebracht als kanaal dat voor alle ouders beschikbaar is om feedback naar de school te sturen.

Aandachtspunten van ouders die besproken werden in de online vergadering:

• nauw persoonlijk contact tussen de leerlingen en de leerkrachten
• systematische feedback en opvolging van de progressie van elke individuele leerling
• voldoende aanbod voor kleuters
• heldere communicatie
• voldoende aandacht voor kwetsbare leerlingen

De ouderraad streeft ernaar om de standpunten van ouders te vertolken via een standpunt in consensus of door een breed genuanceerd beeld te geven. Er wordt voor gewaakt dat individuele meningen niet de bovenhand krijgen.

Scenario voor de online vergadering:

• De voorzitster stuurt enkele dagen op voorhand een mail met datum en uur en de link voor het online forum.
• De leden krijgen de mogelijkheid om vooraf vragen, feedback, bedenkingen via mail door te sturen.
• De voorzitster contacteert de verantwoordelijke van de school met de melding dat er een online meeting zal doorgaan, wat het onderwerp is en de uitnodiging om ook deel te nemen.
• De vergadering start stipt. De voorzitster is enkele minuten eerder online om te helpen bij het inloggen en iedereen te verwelkomen.
• De vergadering start met een kort welkom van de voorzitster en het benoemen van de reden van de meeting.
• Daarna volgt de informatie vanuit de school. Indien er niemand van de school kan deelnemen, vat de voorzitster de info kort samen.
• Deelnemers worden gevraagd de micro’s af te zetten wanneer ze zelf niet aan het woord zijn.
• Na de inleiding is de voorzitster moderator:
     o    Eerst komen de mensen aan het woord die vooraf een mail gestuurd hebben. De anderen kunnen reageren.
     o    Daarna krijgen de deelnemers om beurten de kans om aan het woord te komen. De andere deelnemers kunnen hierna reageren.
     o    De voorzitster sluit de vergadering af met een korte samenvatting van de besluiten en de taakafspraken. Eventueel wordt een datum afgesproken indien er een opvolg-meeting is.
• De secretaris van de ouderraad neemt nota’s en stelt na afloop een kort verslagje op.

Communicatie met de school over de online vergaderingen:

• Het eerste overleg ging door zonder afvaardiging van de school. De bezorgdheden van de ouders werden daarna via een mail aan de directie bezorgd. Haar uitgebreide schriftelijke feedback werd doorgegeven aan de rest van de ouderraad.
• De school stelde een leerkracht, die zeer nauw betrokken is in de concrete planning van het afstandsonderwijs en de heropstart, aan als vaste aanspreekpersoon voor de ouderraad. Deze leerkracht neemt ook de verdere communicatie omtrent feedback vanuit de ouderraad met het schoolteam op zich.
• Ter voorbereiding van een opvolg-vergadering omtrent de organisatie van het afstandsonderwijs werd een uittreksel uit het actieplan van de school rond afstandsonderwijs verspreid binnen de ouderraad. Deze opvolg-vergadering werd bijgewoond door de vaste contactpersoon/leraar, die zelf een kort verslag opstelde en dit overbracht aan de rest van het schoolteam.
• Naast de vergaderingen hebben deze vaste contactpersoon/leraar en de voorzitster van de ouderraad regelmatig contact om ideeën af te toetsen en kleine problemen op te lossen.
  
  

VBS Don Bosco Heverlee is een basisschool aan de rand van Leuven. Er is een goede wisselwerking tussen de ouderraad en de school. De school luistert oprecht naar de opmerkingen van de ouders en gaat ermee aan de slag. Omgekeerd is de ouderraad ook steeds beschikbaar om het lerarenteam te helpen waar nodig.

Voor de ouders die de Nederlandse taal onvoldoende beheersen zijn er een vijftal ‘conferences with parents’ om ouderbetrokkenheid te verhogen. Daarnaast worden, in het kader van het huidige afstandsonderwijs, de wekelijkse planningsmails van de meeste leerkrachten ook in het Engels aangeboden.

• De ouderraad neemt zijn rol als oudervertegenwoordiger goed op, zelfs in moeilijke tijden met corona maatregelen.
• Zowel de school als de ouderraad besteden veel aandacht aan een opbouwende communicatie met elkaar.
• De online vergaderingen verlopen gestructureerd en alle deelnemers krijgen de kans om een inbreng te doen.

• Zoek voor de omschakeling van de ouderraadwerking naar een digitale vorm een goede videoconferentietool.
• Overleg over de aandachtspunten laat toe een stapje terug te nemen, een genuanceerd beeld op te bouwen én feedback te geven aan de school op een constructieve manier.
• Bedank het schoolteam en de ouderraad geregeld voor hun inspanningen.
• Heldere communicatie: in een crisisperiode is het heel belangrijk dat er een duidelijk aanspreekpunt is vanuit de school, maar ook vanuit de ouderraad. Deze beide personen doen dan de verdere communicatie naar hun respectievelijke teams.
  
  

Ouderraad VBS Don Bosco Heverlee
ouderraad@donboscoheverlee.be    

Vrije basisschool Don Bosco Heverlee
Groenveldstraat 46
3001 Heverlee
www.donboscoheverlee.be