Klasantennes

In VBS De Bosuiltjes werken klasantennes mee aan laagdrempelige contacten tussen ouders en een goede communicatie tussen ouders, ouderraad en schoolteam.

Infosessies per klas: de ouderraad en de ouderdaad

Aan het begin van elk schooljaar organiseert de school infosessies voor ouders per klas. Tijdens die infosessies komen enkele leden van de ouderraad langs. Ze stellen de ouderraad voor aan de ouders en nodigen alle ouders uit om zich bij de ouderraad te voegen. Heel dikwijls geven ouders aan zich niet bij (alle vergaderingen van) de ouderraad te kunnen of willen aansluiten,  maar zijn zij wel bereid om een handje te helpen indien nodig, bijvoorbeeld door een shift op te nemen bij activiteiten. Daarvoor richtte de ouderraad een groep op onder de naam ‘ouderdaad’.  Er gaat tijdens de infosessie een lijst rond waar geïnteresseerde ouders hun gegevens op kunnen noteren, waarbij ze toestemming geven om toegevoegd te worden aan een online gespreksgroep van de ouderdaad, gemodereerd door de ouderraad. In de loop van het jaar vraagt de ouderraad geregeld de hulp van ouders via die online gespreksgroep, vaak door polls of peilingen te gebruiken. Zo is er een goed overzicht van de reacties en krijgen de leden geen al te grote stroom berichten. 

Werving van klasantennes

Vervolgens wordt er tijdens de infosessie in elke klas een ‘klasantenne’ gezocht. Dit is een klasouder die vrijwillig het engagement opneemt om in principe eerste aanspreekpunt te zijn voor ouders in de klas. Elke klas heeft een klasantenne. De groep klasantennes wordt door de ouderraad ondersteund. Ook hier is een online gespreksgroep opgericht, gemodereerd door de ouderraad. Klasantennes kunnen daar informatie, steun en inspiratie zoeken bij elkaar en eventuele bezorgdheden of vragen doorgeven aan de ouderraad. De ouderraad kan een bericht sturen in de groep van de klasantennes, met de vraag om dat te verspreiden onder de ouders. 

Op voorhand worden de taken van de klasantenne duidelijk gecommuniceerd. Zo wordt van de klasantenne met betrekking tot communicatie verwacht: 

• dat hij/zij een online gespreksgroep aanmaakt voor de eigen klas met alle ouders die toestemming gaven om te worden toegevoegd aan die groep.
• dat hij/zij de online gespreksgroep in goede banen leidt. 

Bij individuele vragen of bezorgdheden over het eigen kind wordt de ouder gemotiveerd om de klasleerkracht, zorgleerkracht of directie rechtstreeks aan te spreken. Vragen of bezorgdheden  met betrekking tot de klascontext of de schoolwerking (die met andere woorden het niveau van het eigen kind overstijgen) worden door de klasantenne doorgegeven aan de klasleerkracht, de directie of de ouderraad, steeds afhankelijk van de situatie. Voorbeelden van zulke vragen zijn: 

• ‘Ik hoorde dat er binnenkort een staking is, weet iemand of onze school sluit?’
• ‘Op de kalender staat het grootouderfeest. Werd hier al over gecommuniceerd of heb ik iets gemist? Heeft iemand een idee tijdens welke uren het grootouderfeest plaatsvindt?’
• ‘De juf communiceerde dat de kinderen een rood t-shirt moeten meenemen voor het schoolfeest, weet iemand of een t-shirt met een opdruk ook oké is?’

Op deze vragen antwoordt best iemand van het schoolteam, om verwarring en misverstanden te voorkomen. De klasantenne kan dan aan het schoolteam aangeven dat bijkomende communicatie noodzakelijk is. 

Daarnaast kan er heel wat communicatie zijn die niet doorgegeven moet worden. Ouders stellen bijvoorbeeld dikwijls de vraag wie wanneer naar welke vakantieopvang gaat. Of jasjes of brooddoosjes werden per ongeluk op school verwisseld en vinden via de online groep hun rechtmatige eigenaar terug, … 

De communicatie via online gespreksgroepen verloopt vlot. Ouders kunnen heel snel informatie en feedback vragen bij andere ouders. Het werkt drempelverlagend. Bovendien kunnen vragen of bezorgdheden heel snel doorgegeven worden aan de ouderraad en/of het schoolteam. De directie kan op deze manier vaak snel reageren, voordat eventuele problemen verder escaleren.

Ouder-schooloverleg

Twee keer per schooljaar vindt een overleg plaats tussen school(directie) en ouders. De ouderraad stuurt een bericht in de online gespreksgroepen met de klasantennes waarin ouders worden opgeroepen vragen, suggesties, bezorgdheden, … met betrekking tot het schoolbeleid te bezorgen. De klasantennes verzamelen de input en geven die door aan de ouderraad. De ouderraad bundelt de input, stelt een agenda op en bereidt het overleg voor met de directie. Alle ouders zijn welkom op het ouder-schooloverleg. Dit overleg vindt plaats apart van de officiële participatieorganen, zoals de schoolraad. Het overleg resulteert steeds in informatiedeling en gezamenlijke acties tussen ouders, ouderraad en school. Het verslag van dit overleg wordt nadien aan alle ouders bezorgd. 

Ontmoetingsactiviteiten

De klasantenne speelt ook een belangrijke rol in ontmoetingsmomenten tussen ouders van een klas. Zo wordt van de klasantenne verwacht dat hij of zij 1x per schooljaar het initiatief neemt om alle ouders van de klas samen  te brengen. Het initiatief nemen wil niet zeggen dat de klasantenne alles zelf moet organiseren. De activiteit is bij voorkeur laagdrempelig. Bijvoorbeeld: een oproep om op een weekenddag met alle ouders en kinderen in dezelfde speeltuin te komen spelen. Een aantal ouders nemen een thermoskan koffie of thee mee, andere ouders bekers en/of koekjes. Het doel is om de band tussen ouders van de klas te versterken. Deze activiteit staat los van de activiteiten die de ouderraad organiseert: die staan immers steeds open voor alle ouders van de school. 

Cadeautjes einde schooljaar

Tot slot neemt de klasantenne ook het initiatief om -met inspraak van alle ouders van de klas- een cadeau te geven aan de leerkracht op het einde van het schooljaar. Zo kan dikwijls één groter cadeau bezorgd worden namens alle ouders van de klas, in plaats van vele kleine cadeautjes door elke individuele ouder. Ook hier geldt dat de klasantenne het initiatief neemt, maar niet per se alles zelf moet regelen, dat gebeurt namelijk samen met de ouders van de klas. De ouderraad voorziet op het einde van het schooljaar een geschenkje voor het personeel zonder vaste klas. 

Verschillende communicatiekanalen

Belangrijk om te vermelden is dat de communicatie via de online gespreksgroepen niet rechtstreeks via het schoolteam verloopt: de leerkrachten en directeur zitten zelf niet mee in de online groepen. Signalen kunnen wel aan het schoolteam worden doorgegeven. Het schoolteam communiceert steeds via het schoolplatform of de ‘boekentassenpost’ aan de ouders. De online gespreksgroepen komen dus naast de communicatie vanuit de school. Men weegt goed af welke informatie via welk kanaal wordt gecommuniceerd. Het is steeds een uitdaging om de informatiestroom naar ouders te beperken.

VBS De Bosuiltjes is gelegen in het landelijke dorp Schiplaken. De school telt ruim 400 leerlingen, verspreid over de kleuterafdeling en het lager onderwijs. De school heeft steeds twee klassen per leerjaar. De leerlingen komen veelal uit de directe omgeving van de school. De school stelt vertrouwen centraal en stelt ook vertrouwen in ouders: ze zijn welkom om mee aan het verhaal van hun kind te schrijven.

• De school en de ouderraad werken nauw samen en verlagen samen drempels voor ouders met betrekking tot communicatie.
• Contact tussen ouders onderling wordt gestimuleerd. Ouders krijgen ook de kans elkaar te versterken.
• Met de klasantenne is er een aanspreekpunt voor ouders in de klas. Ouders weten bij wie ze terecht kunnen.
• Er is een duidelijke structuur met duidelijke verwachtingen en afspraken.
• Signalen van ouders kunnen heel snel opgepikt worden en eventuele escalatie van problemen kan voorkomen worden.
• Het schoolteam wordt ontlast doordat ouders elkaar op weg zetten.
• De ouderraad krijgt zicht op wat er leeft onder ouders en kan zo alle ouders vertegenwoordigen in overlegmomenten, ook buiten de officiële participatie- en overlegorganen.

• Blijvende aandacht en inzet is nodig. Ga er bijvoorbeeld niet vanuit dat de klasantenne de volgende jaren ook klasantenne wil blijven. In VBS De Bosuiltjes worden de klassen bovendien elk jaar opnieuw samengesteld, waardoor nieuwe klasantennes gezocht moeten worden.
• Vraag toestemming aan de ouders om hen toe te voegen aan de online gespreksgroepen: gsm-nummers van alle deelnemers zijn namelijk voor iedereen in die groep zichtbaar. Zorg dat je in orde bent met de GDPR.
• Weeg goed af wat best wel en wat best niet verspreid wordt in de online groepen. Het is geen geschikt kanaal om bijvoorbeeld reclame te verspreiden. Wijs ouders er ook op dat zaken die niet voor heel de groep bestemd zijn, best ook niet gedeeld worden in de online gespreksgroepen.
• Maak duidelijke afspraken met de school en de ouders over de verwachtingen en waar je terecht kan met vragen of opmerkingen vanuit de ouderraad, als klasantenne, als ouder, …
• Het kan nuttig zijn om enkele groepsafspraken of een gedragscode op voorhand duidelijk te communiceren.
• Vermijd dat communicatiekanalen door elkaar gebruikt worden. In VBS De Bosuiltjes kiest men er bewust voor het schoolteam buiten de online gespreksgroepen te houden, communicatie over de schoolse loopbaan van de kinderen gebeurt via andere (officiële) kanalen. Laagdrempelig contact is belangrijk, maar grenzen zijn ook belangrijk.
• Het schoolteam is zeer aanspreekbaar: o.a. de directeur staat elke dag aan de schoolpoort.

Contactgegevens van de ouderraad:

Ouderraad VBS De Bosuiltjes
Bieststraat 229
3191 Schiplaken

Email: ouderraad.debosuiltjes@gmail.com

Mei 2025