Zoeken
Dit document is enkel zichtbaar voor leden van de VCOV.
Word nu lid
Algemene aanbeveling
De communicatie van een ouderwerking naar alle ouders van de school gebeurt (bijna) altijd via de school. Het is decretaal voorzien dat ouderraden logistieke ondersteuning kunnen vragen aan de school voor hun werking. Goede afspraken zijn dan ook heel belangrijk.
Hoe de ouderwerking de digitale communicatie met alle ouders aanpakt kan ze best met de directeur en ICT-coördinator bespreken. Bekijk samen hoe de ouderwerking gebruik kan maken van het online leerplatform. Vraag of er op de schoolwebsite ruimte voorzien is voor de ouderwerking.
Naast de praktische zaken is er ook nog de inhoud: moet die nagelezen worden op spellingsfouten en zetduiveltjes? Is de goedkeuring van de directie altijd nodig? …
Goed afstemmen vooraf kan discussies of onenigheid achteraf vermijden.
Mogelijkheden en tips voor digitale communicatie
- Mails en berichten via het digitaal platform van de school
- Maak afspraken met de school over het gebruik van het digitaal platform door de ouderwerking.
o Spreek af wie de mails verstuurt: de school of iemand van de ouderwerking.
o Bekijk met de school de mogelijkheid om bevragingen te doen via het digitaal platform.
- Gebruik een logo van de ouderwerking zodat ouders onmiddellijk zien van wie de berichten komen. - Website
De schoolwebsite is de virtuele toegangspoort tot de school. Ouders die de school willen leren kennen, nemen een kijkje op de website. Het is belangrijk dat ze daar voldoende en duidelijke info vinden over de ouderwerking.
- Maak een keuze voor een webpagina binnen de schoolwebsite of een aparte website van de ouderwerking. Kies je voor het laatste, zorg er dan voor dat de website gelinkt wordt aan die van de school.
- Maak afspraken met de school over welke info op de website gezet wordt.
- Richt een werkgroep ‘website’ op.
o Zorg ervoor dat er meer dan één beheerder is.
o Spreek af hoe je de website up-to-date houdt.
- Maak de ouderwerking herkenbaar.
o Gebruik het logo van de ouderwerking.
o Zet er foto’s van de leden op. Foto’s van ouderactiviteiten maken de site aantrekkelijk. Hou hierbij rekening met de GDPR-wetgeving.
- Inhoud van de website
o Wat is de ouderwerking en wie zit erin?
o Wat doet de ouderwerking?
o Waarvoor kunnen ouders bij de ouderwerking terecht?
o Vergaderdata en verslagen
o Hoe kan je lid worden of meehelpen?
- Maak de website interactief. Zorg voor verschillende contactmogelijkheden: contactformulier, link naar sociale media, e-mailadres, telefoonnummer…
Meer info over vorm en inhoud van de website:
- De website van je ouderwerking onder de loep
- 10 tips voor de website van je ouderwerking - Nieuwsbrief
Een nieuwsbrief is een ideaal online communicatiekanaal om ouders te informeren. Laat de ouders bij het begin van het schooljaar intekenen op de nieuwsbrief van de ouderwerking. Volgens de GDPR moet je toestemming krijgen alvorens een nieuwsbrief te versturen naar een e-mailadres.
- Je kan de nieuwsbrief door de school laten versturen of via een gratis e-mailadres, maar daar staan meestal maxima op.
- Werk met korte berichten waarbij je de belangrijkste info geeft. Zet er linken bij zodat ouders kunnen doorklikken naar meer details.
- Zet de uitnodigingen voor ouderactiviteiten vooraan zodat ze opvallen.
- Overweeg of het zinvol is om naast een online nieuwsbrief ook een versie op papier te bezorgen aan ouders die dit wensen. - Sociale media, discussieforum of chatgroep
Sociale media hebben veel voordelen: in een mum van tijd deel je berichten met anderen. Er is interactie, berichten worden gedeeld en bereiken zo veel mensen. Via de sociale media kan je ook mensen buiten de school bereiken: vrienden, buren, grootouders…
Je kan ouders bijvoorbeeld ook vragen om een activiteit van de ouderwerking mee bekend te maken via een banner of profielfoto.
Om een chatgroep met ouders via sociale media te starten heb je de toelating van de ouders nodig om hen toe te voegen aan de chatgroep.
In bijlage vind je een voorbeeld toestemmingsformulier dat je hiervoor kan gebruiken.
Info en voorbeelden voor gedragsregels voor sociale media vind je op de VCOV-website: Nettiquette voor ouders op school.
Houd er wel rekening mee dat een discussieforum of een chatgroep zeer tijdsintensief is. Je moet de inhoud continu opvolgen om te vermijden dat discussies uit de hand lopen. Denk maar aan persoonlijke aanvallen, schending van de GDPR...