Zoeken
Wanneer het over communicatie binnen een ouderwerking gaat, ligt de focus vaak op ‘hoe communiceren met alle ouders?’. Men focust zich op de externe communicatie om de ouderwerking bekend te maken en nieuwe leden te werven. Hierdoor wordt de interne communicatie (die even belangrijk is) soms vergeten. In deze fiche geven we tips voor een goede interne communicatie binnen de ouderwerking.
Met interne communicatie bedoelen we de communicatie tussen de (bestuurs)leden, medewerkers van werkgroepen en andere vrijwilligers. Een deel van deze communicatie is niet relevant of geschikt voor een breed publiek. Denk maar aan communicatie omtrent bestuurszaken, praktische afspraken binnen werkgroepen, financiële toestand van de ouderwerking… Bij deze vorm van communiceren is er nood aan gedetailleerde informatie en moet deze informatie gedeeld worden via interne communicatiekanalen. Deze kunnen variëren van persoonlijke communicatie in de vorm van bijeenkomsten tot communicatie via mail of telefoon. Ook digitale groepen kunnen een uitkomst zijn voor interne communicatie.
Online groep
Veel ouderwerkingen hebben eigen online gespreksgroepen via een app: bv. een groep voor het volledige bestuur, maar ook groepen voor de verschillende werkgroepen zijn veelvoorkomend.
Smartphone van de ouderwerking
Op een smartphone voor de ouderwerking kan je alle contactgegevens van de leden bijhouden. Bij belangrijke updates bereik je dan heel snel en makkelijk de (vrijwel) volledige ledenlijst. Dat kan via mail, apps of andere sociale media. Met automatische oplossingen, zoals synchronisatie, is dit nauwelijks tijdrovend.
Centrale opslagplaats voor documenten
Je kan alle belangrijke documenten archiveren en/of aanpassen met cloudoplossingen. Er bestaan interessante aanbieders die aantrekkelijke – en voor verenigingen zelfs gratis – oplossingen bieden.
Een online platform voor groepsgesprekken
Willen jullie ook buiten de vergaderingen nog (online) kunnen discussiëren? Maak via sociale media een besloten groep aan met enkel leden van de ouderwerking.
Communicatie over dagelijks werk
Met dagelijks werk bedoelen we terugkerende activiteiten die essentieel zijn voor het draaiende houden van de ouderwerking zoals het doorsturen van berichten, het delegeren van opdrachten, het op de hoogte houden van administratieve zaken, de opvolging van dringende financiële transacties enz. Hierbij zal interne communicatie dus het vallen en/of staan van de ouderwerking gaan bepalen. Dit dient dan ook behandeld te worden via gerichte én directe communicatie naar de verantwoordelijke personen. Dit kan via mail en/of persoonlijk contact.
Een brainstorm
Communicatie bestaat niet enkel uit ‘verspreiden van nieuws’. Veel leden hebben kennis en ervaring die ze maar al te graag met de ouderwerking willen delen. Een brainstorm organiseren over een specifiek onderwerp en de deelnemers hiervoor persoonlijk uitnodigen is een manier om via communicatie hulp en kennis binnen te halen.
Persoonlijke en inhoudelijke communicatie
Sommige informatie is dusdanig persoonlijk en/of gevoelig dat er ook persoonlijk dient gecommuniceerd te worden. Dit kan bijvoorbeeld gaan over communicatie over interne spanningen of financiële kwesties. Zo een communicatie doe je best via een persoonlijk gesprek.
Vergaderingen
Zorg dat alle leden van de ouderwerking aan bod komen tijdens de vergadering. Dat kan je doen door iedereen aan het woord te laten en zijn mening te laten geven en ervoor te zorgen dat er duidelijke afspraken zijn voor het bepalen van de agenda.
Overleg met werkgroepen
Wat zijn de belangrijkste ontwikkelingen binnen de werkgroepen? Een frequente rapportering van de werkgroepen zorgt ervoor dat iedereen binnen de ouderwerking op de hoogte blijft. Dit wordt best bij iedere vergadering geagendeerd.
Online update van de werkgroepen
Ook een werkgroep-update per mail is een handige manier om alle leden van de ouderwerking te informeren over de belangrijkste ontwikkelingen binnen de werkgroep. Dit kan zowel als input voor het bovengenoemde overleg als los daarvan.
Het is belangrijk om in alle communicatie de richtlijnen van de GDPR te respecteren. Tips en info over de GDPR voor een ouderwerking vind je in hoofdstuk 10.