Zoeken
Volgens het participatiedecreet kan er op elke school een ouderraad opgericht worden.
Hiervoor moet aan bepaalde voorwaarden voldaan worden:
De ouderraad:
- moet democratisch samengesteld zijn;
- moet een huishoudelijk reglement hebben;
- mag de vertegenwoordigers voor de schoolraad aanduiden uit zijn midden.
Het verwerven van financiële middelen wordt niet vermeld als decretale bevoegdheid, maar het is wel mogelijk met toestemming van de school.
Een schoolbestuur is een vzw en is verplicht een boekhouding te hebben. Meestal zal de school omwille van de omvang een dubbele boekhouding voeren. Dit houdt in dat alle geldstromen van de vzw in kaart gebracht moeten worden. Dit is een bepaalde methode van boekhouding waarbij elke transactie op minstens twee manieren wordt geregistreerd: debet en credit.
Een ouderraad is een officieel adviesorgaan van de school en valt bijgevolg onder de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van de vzw school. Daarom moeten alle middelen, inkomsten en uitgaven van de ouderraad opgenomen worden in de boekhouding van de school.
Dit houdt in dat de school volledige inzage en controle heeft in de financiën van de ouderraad want de school doet het beheer en is eindverantwoordelijke. Via een afsprakennota heeft de ouderraad echter nog steeds medezeggenschap over de besteding van de financiën.
De VCOV raadt aan om in een afsprakennota de afspraken tussen het school(bestuur) en de ouderraad over de besteding van de financiën schriftelijk vast te leggen.
Een afsprakennota bestaat uit:
- de begroting van de ouderraad met de kosten en de (te verwachten) opbrengsten;
- de besteding van die opbrengsten.
Deze afsprakennota wordt jaarlijks ingevuld en ondertekend door de ouderraad en de directie.
Eens ondertekend, zijn de afspraken bindend voor beide partijen.
De VCOV raadt aan om in overleg met de school te bepalen waaraan de middelen besteed zullen worden. De ouderraad kan bijv. een verlanglijstje vragen aan de school, maar kan evengoed zelf suggesties doen.
De boekhouding van de ouderraad gebeurt door de school. De ouderraad kan zelf ook een kasboek bijhouden. Dit is aan te raden, maar niet noodzakelijk. Zo heeft de ouderraad op elk moment zicht op de in- en uitgaven.
Alle bewijzen van verrichtingen (facturen, kastickets, uittreksels…) moeten bijgehouden worden. Maak goede afspraken met de schoolboekhouding over hoe deze bewijzen moeten doorgegeven worden, bijv. per kwartaal of per activiteit.
De vzw school kan een bankrekening openen voor de ouderraad. De vzw school is eigenaar van de rekening. Leden van de ouderraad kunnen volmacht krijgen op de rekening (eventueel met beperkingen, bijv. een maximumlimiet voor betalingen, aantal handtekeningen…). De vzw school draagt de financiële eindverantwoordelijkheid en aansprakelijkheid, niet de ouders van de ouderraad.
Enkel een volledig transparante boekhouding voor de ouderraad kan voorkomen dat er vroeg of laat onenigheid of spanningen komen. Die eerlijkheid en openheid moet er zowel zijn naar de school als naar de ouders toe.
De ouderraad overlegt met het schoolbestuur, de directeur en de schoolboekhouder over de financiën en de boekhouding. Ze maken duidelijke, transparante afspraken en nemen deze op in het huishoudelijk reglement van de ouderraad.
Gebruik de checklist van dit hoofdstuk, om niets over het hoofd te zien.
VOORNAAMSTE VOORDELEN | MOGELIJKE NADELEN |
|
|