Zoeken
Een verslag is nuttig om de ouders te informeren die niet aanwezig waren op de vergadering en om de besluiten en afspraken klaar en duidelijk op papier te zetten.
In deze fiche vind je:
- Regelgeving en aanbevelingen van de VCOV i.v.m. verslaggeving
- Tips voor een goed verslag
- Format voor verslag ouderraad/ouderwerking
Er zijn geen verplichte vormvereisten voor het verslag van een ouderwerking. De bepalingen omtrent verslaggeving die in het huishoudelijk reglement staan moeten wel gevolgd worden.
Kijk hiervoor naar het VCOV-voorbeeld huishoudelijk reglement ouderraad of naar het voorbeeld huishoudelijk reglement oudercomité.
Informatie- en communicatieplicht
Volgens het participatiedecreet (Art. 49) heeft de ouderraad een informatie- en communicatieplicht over zijn activiteiten en standpunten tegenover al het personeel, alle leerlingen en alle ouders. De manier waarop de ouderraad zijn communicatie- en informatieplicht zal realiseren, moet opgenomen worden in het huishoudelijk reglement.
Om aan deze informatieplicht te voldoen, raadt de VCOV aan om het verslag van de vergadering aan alle ouders bekend te maken. Dit kan je op verschillende manieren doen: ter inzage stellen, uithangen op het infobord, op de schoolwebsite zetten, mailen… In het verslag dat je verspreidt vermeld je enkel de relevante onderdelen. Persoonsgegevens en delicate onderwerpen moet je weglaten.
Privacyregels van de GDPR
Zowel ouderraden als oudercomités moeten rekening houden met de privacyregels van de GDPR (General Data Protection Regulation).
Er kan een verschil zijn tussen het officiële verslag van een vergadering en het document dat naar iedereen gecommuniceerd zal worden. Het officiële verslag moet een correcte weergave zijn van de vergadering. De namen van de aanwezigen en verontschuldigden moeten erin staan.
Het verslag dat verspreid wordt naar alle ouders mag geen persoonsgegevens en delicate onderwerpen bevatten. Bijvoorbeeld: de ‘to-dolijst’ waar namen van leden bijstaan, stuur je enkel naar de leden van de ouderwerking en niet naar alle ouders.
Beknopte info over de GDPR: Nieuwsbrief ‘GDPR in de ouderwerking’
Uitgebreide info over de GDPR: GDPR in de ouderwerking
Bijhouden van de verslagen
Ouderraden maken deel uit van de school vzw. Voor het bewaren en classificeren van de verslagen moet de ouderraad bij de vzw te rade gaan.
Aan een ouderwerking als feitelijke vereniging of vzw raden we aan om afspraken te maken over het bewaren van de verslagen.
Een goed verslag hoeft niet lang te zijn. Hou het kort en bondig. Voor elk agendapunt worden de essentiële en relevante punten genoteerd.
Enkele tips op een rijtje
- Als het besluit niet duidelijk is, kan de secretaris uitleg vragen.
- Laat geen namen staan in het verslag dat verspreid wordt. De to-dolijst waar wel namen bijstaan stuur je enkel naar de leden van de ouderwerking.
- Let op met vertrouwelijke info in het verslag. Bijvoorbeeld: de code van de kluis, een klacht over een leraar…
- Het verslag moet een objectief beeld geven van de meningen van de vergadering. Het is niet de bedoeling dat de verslaggever zijn eigen mening naar voor brengt.
Hoe kan het verslag eruit zien?
- Bovenaan: naam vergadering en datum
- Daaronder: de namen van de aanwezigen en verontschuldigden
- Agendapunten duidelijk herkenbaar: nummeren en in vet zetten. Soms moet je agendapunten opsplitsen (1.1; 1.2; …).
- Laat voldoende witruimte tussen de agendapunten.
- Voeg een ‘to-dolijst’ toe die bijvoorbeeld uit drie kolommen bestaat: wat? - wie? - tegen wanneer?