Fiche 5.2 vergaderen met de ouderwerking

In deze fiche vind je:

• Stappen voor een efficiënte vergadering
• Info over de rol van de voorzitter en de (bestuurs)leden
• Specifieke tips voor een oudervergadering: grote groepen, anderstalige ouders...
• Praktijkvoorbeelden van ouderwerkingen
  

Stap 1    De vergadering voorbereiden

• Agenda opstellen
  De bestuursleden (secretaris, (onder)voorzitter…) stellen de agenda op.
• Bespreek de agenda vooraf met de directeur zodat hij/zij zich kan voorbereiden. Zo geef je de directeur ook de mogelijkheid om zelf agendapunten voor te stellen.
• Geef alle leden de kans om agendapunten aan te brengen voor de vergadering.
• Zorg voor een duidelijk gestructureerde agenda.
• Vorm en verloop van de vergadering voorbereiden
• Stel een timing op per agendapunt. Je kan eventueel naast de voorzitter iemand aanstellen die de timing bewaakt: een timewatcher.
• Zoek vooraf de info op die je wil meedelen op de vergadering. Maak eventueel een presentatie om dit bondig en helder voor te stellen.
• Zoek methodieken die je kan gebruiken bij discussies rond een belangrijk thema. Die methodieken kunnen ervoor zorgen dat alle ouders hun zegje kunnen doen.
  In fiche 5.4 rond de besluitvorming worden verschillende methodieken voorgesteld.
  
• Sta niet te lang stil bij de praktische uitwerking van activiteiten. Die kan in kleinere werkgroepen gebeuren door ouders die zich hiervoor kandidaat stellen.
  
  

Stap 2    Structuur van de vergadering begeleiden

• Start op tijd, spreek een einduur af en hou je daaraan.
• Leid elk agendapunt helder in en trek het gesprek op gang.
• Bewaak de doelstelling en de structuur.
• Sluit elk agendapunt duidelijk af: inventariseer en vat samen, formuleer besluiten en actiepunten en eventuele opvolging.  
  

Stap 3    Opvolging

• Zorg dat voor of na de vergadering informele contactmomenten mogelijk zijn. Die zijn belangrijk voor de samenhang en de groepssfeer.
• De voorzitter controleert het verslag best zo snel mogelijk. We raden ook aan om het verslag door de directeur te laten nalezen vooraleer het verzonden wordt aan de leden van de ouderwerking.
• Het is de taak van de voorzitter en de werkgroepverantwoordelijken om de afspraken te bewaken.
• Op het einde van het schooljaar kan je een korte evaluatie houden over de vergaderingen:
• Voelt iedereen zich welkom op de vergadering?
• Kan iedereen voldoende aan bod komen?
• Zijn de besluiten en afspraken duidelijk?
• …
   

Uitgebreide info over de organisatie van de vergadering vind je in de brochure ‘vergader vaardig’.

De voorzitter en de bestuursleden staan in voor de voorbereiding van de vergadering.
De voorzitter leidt de agendapunten in en bewaakt de structuur en de timing.

Taken van de voorzitter:

• Hij/zij zorgt dat alle leden aan bod komen.
• Stelt vragen aan de leden om hun inbreng te verduidelijken. Open vragen stimuleren de deelnemers om mee te denken.
• Vat de inbreng en standpunten van de leden samen.
• Stimuleert de groep om een consensus te bereiken door vragen te stellen of ideeën naar voor te brengen.
• Waakt over de goede sfeer, vangt emoties op en grijpt in als er afgeweken wordt.
  Meer hierover in fiche 5.5 sfeer, conflicten en emoties
  
• Zorgt dat de besluiten en afspraken duidelijk zijn.
• Bewaakt de taakverdeling.
  
  

Beknopte info: Tien tips voor een sfeervolle en efficiënte vergadering

Alle leden moeten er mee voor zorgen dat de vergadering constructief en aangenaam verloopt.
Enkele afspraken die je kan maken met de leden:

• De voorzitter verwittigen als je niet kan komen.
• Agendapunten vooraf doorgeven aan de voorzitter.
• Geen persoonlijke problemen of klachten over een kind/ouder/leerkracht bespreken op de vergadering.
• Discretie over de vergaderingen wanneer nodig, bv. na een moeilijke of emotionele bespreking.
• Geen oude koeien uit de gracht halen.
• Er mee voor zorgen dat iedereen aan bod kan komen.
• Samen met de hele groep beslissingen nemen en streven naar een consensus.
• Consequent de gemaakte afspraken volgen.
• …

Neem hiervoor ook een kijkje in ‘Spelregels voor een constructieve vergadering’

• Anderstalige ouders in de vergadering
  Als er anderstalige ouders deelnemen kan je:
• met fluisterouders werken: één ouder vertaalt discreet en al fluisterend voor een groepje anderstalige ouders;
• ouders hun zeg laten doen in een taal die ze beheersen. Dit kan enkel wanneer de anderen deze taal verstaan of wanneer iemand het vertaalt;
• aan de Nederlandstalige ouders vragen om op hun taalgebruik te letten: geen dialect, trager tempo…
• gebruik maken van visuele ondersteuning: pictogrammen, flip chart of schoolbord…
• inspiratie vinden in de Oefenmap Nederlands: Vergaderen (fiche 23), 10 tips voor spreken met anderstaligen (bijlage 4) en 20 tips voor duidelijke taal (bijlage 12)
  
  
• Vergaderen met grote groepen
• Opsplitsen in kleine groepjes om dingen te bespreken
  Bij belangrijke keuzes of inhoudelijke discussies is het een goed idee om de ouders eerst in kleine groepjes te laten praten. De kans is dan groter dat iedereen zijn zegje kan doen. Na de groepsgesprekken kunnen de ideeën of voorstellen gebundeld worden in de grote groep.
• Gedeeltelijk opsplitsen per graad
  In het secundair onderwijs kan je na het gemeenschappelijk deel van de vergadering opsplitsen per graad. Op die manier kunnen de specifieke thema’s en ouderactiviteiten verder per graad besproken worden.
• Aparte vergaderingen met een specifiek doel
  Een ouderwerking heeft verschillende doelstellingen: meningen en bezorgdheden van ouders vertolken, activiteiten organiseren, school ondersteunen…
  Om zowel de ‘doeners’ als de ‘denkers’ gemotiveerd te houden, kan je voor de uitwerking van de ideeën opsplitsen in werkgroepen per thema.
  
  
• Tips om de brug te slaan
  In sommige scholen is er een ouderraad die ’s avonds vergadert en een groep ouders die overdag samenkomt, bijvoorbeeld tijdens een koffiemoment. Beide groepen zijn betrokken bij de school maar ze werken dikwijls los van elkaar. Hoe kan je hen stimuleren om samen te werken?
  Enkele tips/voorbeelden:
• Een ouder van de ouderraad die zich overdag kan vrijmaken, kan op het koffiemoment verslag uitbrengen van de vergadering. Deze ouder kan de bedenkingen van deze groep op zijn beurt meenemen naar de vergadering van de ouderraad. Indien er geen ouders van de ouderraad zijn die zich overdag vrij kunnen maken, kan een leerkracht (bv. de zorgcoördinator of diversiteitsmedewerker) dit eventueel opnemen.
• Praktijkvoorbeeld:
  Sommige scholen krijgen de hulp van brugfiguren om ouders te betrekken. In een Brusselse school maakt de schoolpoortwerker (brugfiguur) de activiteiten van de ouderwerking mee bekend tijdens het koffiemoment.
  Meer info: Praktijkvoorbeeld busbar
   
  
• Een Leuvense school heeft naast een goed draaiende ouderraad ook een moedergroep met de naam ‘Mama Mundi’. Een ouder van de ouderraad of een leerkracht stelt belangrijke thema’s ook voor op de moedergroep die op woensdagvoormiddag doorgaat. Zo kan de ouderraad de bedenkingen en bezorgdheden van de ouders van Mama Mundi meenemen in de besprekingen.
  
  

• Bijlage 75: Tien tips voor een sfeervolle en efficiënte vergadering
• Bijlage 20: ‘Spelregels voor een constructieve vergadering’
• Bijlage 68: Praktijkvoorbeeld busbar