Fiche 5.1 regelgeving en setting van de vergadering

Zoeken

Dit document is enkel zichtbaar voor leden van de VCOV. Word nu lid

Wat is het?

In deze fiche vind je:

Wettelijke verplichtingen voor de vergadering van een ouderraad
Aanbevelingen van de VCOV over de vergaderingen van de ouderwerking
Tips rond de setting: plaats, tijdstip en met wie vergader je?
Praktijkvoorbeelden van vergaderen binnen een ouderwerking

Regelgeving rond vergaderingen van ouderraad

Volgens het participatiedecreet (Art. 49) moet de ouderraad de regels rond zijn werking vastleggen in een huishoudelijk reglement. Alle leden van de ouderraad zijn hieraan gebonden.
Wat betreft de vergaderingen moet er minimaal in staan:

de manier waarop de ouderraad wordt samengeroepen en de vergaderfrequentie;
de manier van besluitvorming;
de manier waarop de raad zijn communicatie- en informatieplicht zal realiseren.

Meer info: Voorbeeld huishoudelijk reglement ouderraad

Aanbevelingen van de VCOV over de vergaderingen van de ouderwerking

De VCOV heeft enkele aanbevelingen die ouderwerkingen kunnen opnemen in hun huishoudelijk reglement. Je vindt ze ook terug in het Voorbeeld huishoudelijk reglement ouderraad of in het voorbeeld huishoudelijk reglement oudercomité.

De ouderwerking deelt datum en plaats van de eerste vergadering van het schooljaar aan alle ouders mee. Alle ouders worden uitgenodigd om deel te nemen.
Op de eerste vergadering van het schooljaar wordt de vergaderkalender voor het hele schooljaar opgesteld.
Er wordt telkens voorafgaand aan de vergadering van de schoolraad, een vergadering van de ouderwerking gepland.
De agenda wordt opgemaakt door de voorzitter, in samenspraak met de bestuursleden. Alle leden van de ouderraad kunnen vooraf agendapunten indienen.
Zorg ervoor dat alle taken van een ouderwerking, nl.

ontmoeten,
informeren,
ondersteunen en
vertegenwoordigen
op de vergaderingen van de ouderwerking aan bod komen.

Organiseer als ouderwerking ook inhoudelijke vergaderingen waar de school info geeft over bv. het zorgbeleid, schoolkosten… Ouders kunnen zo het beleid van de school beter leren kennen en nadenken hoe ze als ouderwerking de school hierin kunnen ondersteunen.
De bestuursleden versturen de uitnodiging met de agenda van de vergadering. De uitnodiging wordt ten laatste één week voor de bijeenkomst verstuurd.
Vaste agendapunten kunnen zijn:

goedkeuring vorig verslag,
mededelingen van de directie,
VCOV-nieuws,
verslag van de vorige schoolraad,
voorbereiding van de volgende schoolraad,
verslag van de werkgroepen,
varia…

Jaarlijks organiseert de ouderwerking een programmeringsvergadering, waarbij men alle ouders uitnodigt. Op deze vergadering wordt het activiteitenverslag van het huidige schooljaar en het financieel verslag van het vorige schooljaar besproken en goedgekeurd.

Vergaderplaats: live of online?

De meeste ouderwerkingen vergaderen op school. De school is een laagdrempelige plaats die voor de meeste ouders vlot te bereiken is. Hou er rekening mee dat bij iemand thuis vergaderen een hogere drempel kan zijn voor sommige ouders.

Soms is het nodig of efficiënter om online te vergaderen.
De VCOV verzamelde tips voor een vlotte online vergadering:

zoek een gebruiksvriendelijke en toegankelijke applicatie;
geef de leden de kans om een kwartiertje op voorhand in te loggen om de app uit te testen;
maak afspraken voor de online vergadering: over de webcam, micro, hand opsteken…;
…

Meer info:

‘Online vergaderen – Eerste hulp voor ouders in coronatijden’
Gespreksmethodieken voor online vergaderen: Brochure ‘Sterke schOUDERS, goed overleg’

Inspiratie en tips vind je bij de praktijkvoorbeelden:
praktijkvoorbeeld ‘online vergaderen in coronatijden’
praktijkvoorbeeld ‘een actieve ouderraad in coronatijden’

Datum en tijdstip

Wisselende dagen
Vergader best niet op een vaste dag of avond. Met een wisselend vergadermoment vermijd je dat ouders die juist die dag/avond werken of sporten uitgesloten worden.
Overdag, ’s avonds of op wisselende momenten
Zoek een tijdstip dat voor de meeste ouders past. Je kan het vergadermoment afwisselen: een keer overdag en de volgende keer ’s avonds.

Praktijkvoorbeeld:
Het oudercomité van een Brusselse basisschool met twee vestigingen vergadert op twee momenten. Ze bespreken dezelfde agendapunten op een voormiddag in de ene vestigingsplaats en op een avond in de andere vestiging. De ouders hebben dan de keuze om overdag of ’s avonds aan de vergadering deel te nemen.
Meer info: Praktijkvoorbeeld ‘Werkgroep diversiteit’

Wie vergadert mee?

Mogen enkel de leden van de ouderraad/ het oudercomité mee vergaderen of mogen ook andere ouders deelnemen?
Maak hier vooraf afspraken over en leg die vast in het huishoudelijk reglement.
De VCOV stimuleert ouderwerkingen om transparant en open te werken. Bekijk de mogelijkheid om ouders éénmalig (zonder stemrecht) te laten deelnemen, afhankelijk van hun interesse.

Praktijkvoorbeeld:
In een ouderraad van een Leuvense secundaire school kunnen ouders éénmalig naar de vergadering komen. Ze kunnen dan een vraag, bekommernis of voorstel voorleggen en toelichten. De ouderraad bespreekt de vraag en zoekt samen met de school naar oplossingen. De vraagsteller krijgt een antwoord per mail.

Directeur en leraars uitnodigen?
Om een goede samenwerking te verkrijgen tussen ouderwerking en schoolteam, raadt de VCOV aan om de directeur en een afvaardiging van het schoolteam uit te nodigen op de vergadering. Zoek samen met het schoolteam naar een goede vertegenwoordiging. Hou eventueel rekening met een vertegenwoordiging van alle vestigingen en onderwijsvormen.
Gemengde werkgroepen waar ouders en leerkrachten aan één specifiek (school- of jaar-) thema werken, helpen om elkaar beter te leren kennen en te appreciëren.
Soms kan je er als ouderwerking voor kiezen om apart te vergaderen, zonder directeur en schoolteam. Dit kan bijvoorbeeld zinvol zijn voor het bespreken van een advies op eigen initiatief.
Experten of leerlingen uitnodigen
Als ouderwerking kan je experten uitnodigen op de vergadering. Zij kunnen toelichting geven bij sommige thema’s, bv. bouwplannen, schoolpolis, verkeersveiligheid schoolomgeving…
Je kan ook eens enkele leerlingen uit de leerlingenraad uitnodigen om te vertellen over hun werking. De ouderwerking kan dan bekijken om samen projecten op te zetten of bespreken hoe de ouderwerking de acties van de leerlingenraad kan versterken of sponsoren.

Bijlagen