Fiche 10.1 Vrijwilligerswetgeving

De vrijwilligerswet wil vrijwilligers beschermen en legt twee plichten op aan organisaties die met vrijwilligers werken: de informatieplicht en de verzekeringsplicht.

De informatieplicht houdt in dat een organisatie al haar vrijwilligers moet informeren over welbepaalde zaken (zie opsomming hieronder).

Heeft de ouderwerking het statuut van ouderraad? Dan valt zij onder de verantwoordelijkheid van de school en moet de school de informatieplicht vervullen. Heeft de ouderwerking het statuut van feitelijke vereniging (bijv. een oudercomité)? Dan moet de ouderwerking zelf instaan voor de informatieplicht.

Hoe de organisator (school/ouderwerking) zorgt voor het vervullen van de infoplicht naar de vrijwilligers, kiest hij zelf. Een ouderwerking kan bijvoorbeeld alle afspraken opnemen in een vrijwilligersovereenkomst en deze laten ondertekenen door de vrijwilliger(s). Daarnaast kan ze vrijwilligers informeren over de werking via de (school)website, een informatienota of een rubriek in het huishoudelijk reglement van de ouderwerking.

Waarover moeten vrijwilligers geïnformeerd worden?

1.    De sociale doelstelling van de organisatie
Wat is het doel van de ouderwerking? Wat wil de ouderwerking bereiken? Deze doelstellingen staan in het huishoudelijk reglement van de ouderwerking.

2.    De organisatiestructuur
Is de ouderwerking een vzw of een feitelijke vereniging (bijv. oudercomité) of een ouderraad onder de vzw van de school? Werkt de ouderwerking met een bestuur en/of met werkgroepen?

3.    De verzekeringen die voor de vrijwilligers zijn afgesloten
Een bevestiging van het verzekeringscontract tussen de organisator en de verzekeringsmaatschappij en eventuele bijkomende verzekeringen.

4.    De discretieplicht voor elke vrijwilliger
Als vrijwilliger heb je discretieplicht. Dit betekent dat je, omwille van de functie die je uitoefent, geen gegevens aan anderen mag doorgeven dan aan diegenen die het recht hebben om op de hoogte te zijn. Je mag informatie doorgeven aan collega-ouders uit de ouderwerking en aan leden van het schoolteam of de schoolraad, indien het belangrijk is voor de hulpverlening of voor het functioneren van de organisatie.
Enkele voorbeelden van situaties waarbij men discretie mag verwachten van de leden van de ouderwerking:   

• Bepaalde ouders schrijven zich in voor een betalende activiteit van de ouderwerking maar blijken niet te kunnen betalen.
• Ruzie tussen ouders tijdens een vergadering van de ouderwerking.
• Op een vergadering wordt aangehaald dat een bepaalde leerkracht vaak afwezig is en dat het heel vervelend is dat er telkens andere leerkrachten haar/hem vervangen. De directeur deelt in vertrouwen mee dat de leerkracht een medische behandeling ondergaat en daardoor zo vaak afwezig is.
• De leden van de ouderwerking betrappen een leerling op druggebruik tijdens de schoolfuif. 

Organisatiegebonden afspraken
Deze staan meestal omschreven in het huishoudelijk reglement van de ouderwerking. Bijvoorbeeld: om belangenvermenging te vermijden, gelden voor de afgevaardigden van de ouders in de schoolraad een aantal onverenigbaarheden:

• Een ouder die zelf deel uitmaakt van het schoolbestuur van de betrokken instelling kan niet afgevaardigd worden naar de schoolraad.
• Een ouder die ook personeelslid is van de betrokken instelling kan niet afgevaardigd worden naar de schoolraad.
  

Eventuele kostenvergoeding
De organisatie bepaalt zelf of ze kosten vergoedt of niet.
Als een ouderwerking kiest om te werken met een kostenvergoeding, moet ze zich houden aan de wettelijke voorschriften (van de vrijwilligerswetgeving) en enkele basisprincipes:

• Maak duidelijke afspraken met de vrijwilligers over de kostenvergoeding en de manier waarop je ze geeft.
• Waak er als organisatie over dat de maximale onkostenvergoedingen niet overschreden worden. Een overzicht van de verschillende soorten onkostenvergoedingen en de (geïndexeerde) maximumbedragen vind je op de website van het Vlaams Steunpunt Vrijwilligerswerk.
  
• Een kostenvergoeding is geen beloning, betaling of prestatievergoeding.
• Een kostenvergoeding is geen inkomen, je moet er geen belastingen of RSZ bijdragen op betalen. 
  

Vrijwilligersregister
Als vrijwilligers een forfaitaire kostenvergoeding krijgen, moet de organisator een vrijwilligersregister opmaken. Het is aan te raden om altijd een soort register te hebben van wie meewerkt als vrijwilliger. Dit om te vermijden dat iedere ouder ineens een claim kan indienen bij de verzekering.

De vrijwilligerswet legt een verzekeringsplicht op aan organisaties die met vrijwilligers werken. Ook hier bepaalt het statuut van de ouderwerking wie verantwoordelijk is voor de verzekeringsplicht: in het geval van een ouderraad, is dat de school; in het geval van een feitelijke vereniging (bijv. een oudercomité) of vzw is dat deze vereniging zelf.

Een organisatie is wettelijk verplicht om haar vrijwilligers te verzekeren tijdens de uitvoering van de activiteit(en) en tijdens de verplaatsingen in het kader van deze activiteit(en).

De wettelijk verplichte verzekeringen zijn:

• Een verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid (BA): voor de risico’s met betrekking tot het vrijwilligerswerk. Deze verzekering kan tussenkomen als de organisatie (= de vrijwilliger) een fout maakt die schade veroorzaakt aan derden.
• Een vrijwilligersverzekering. Het is wettelijk verplicht om vrijwilligers te verzekeren tijdens de uitvoering van hun activiteit(en) en tijdens de verplaatsingen in het kader van deze activiteit(en).
• Een arbeidsongevallenverzekering als de organisatie personeel in dienst heeft.
• Een autoverzekering als de organisatie eigenaar is van één of meer auto’s.
• Een verzekering objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing voor elk gebouw dat de organisatie gebruikt en dat publiek toegankelijk is. Dit begrip wordt best niet in enge zin geïnterpreteerd.
• Er kunnen nog andere verzekeringen verplicht zijn, afhankelijk van de activiteit(en) van de organisatie.
  

Het statuut van de ouderwerking heeft gevolgen voor de verzekering:

• Een ouderraad is een officieel adviesorgaan van de school en valt bijgevolg onder de verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid van de vzw-school. De burgerlijke aansprakelijkheid van vrijwillige medewerkers van de ouderraad wordt gedekt door de schoolpolis. De ouders die vrijwillig meewerken aan een activiteit van de school of van de ouderraad zijn verzekerd zowel tijdens de uitvoering van de activiteit als tijdens de verplaatsing naar de activiteit. Een schoolpolis dekt (verplicht) de burgerlijke aansprakelijkheid van de vrijwilligers, maar rechtsbijstand of een ongevallenverzekering is facultatief.
  
• Als een oudercomité (feitelijke vereniging) activiteiten samen met de school organiseert, kan er in de meeste gevallen een beroep gedaan worden op de schoolpolis. Vraag de dekking door de schoolverzekering na aan de directeur of de verzekeringsmakelaar.
• Indien een initiatief van de ouderwerking geen goedkeuring krijgt van het schoolbestuur, dan zal de ouderwerking zelf moeten instaan voor het verzekeringsluik. Oudercomités die op eigen initiatief activiteiten organiseren, kunnen hun vrijwilligers gratis verzekeren via de vrijwilligersverzekering van de Vlaamse Overheid.
  
• Een ouderwerking als vzw kan enkel beroep doen op de schoolverzekering als dit specifiek vermeld staat in de bijzondere voorwaarden van de schoolpolis. Is deze clausule niet opgenomen in de bijzondere voorwaarden, dan kan je als vzw geen beroep doen op de schoolpolis. In dit geval moet de vzw ouderwerking zelf aan alle wettelijk verplichte verzekeringen voldoen.