Zoeken
Een ouderwerking, zowel ouderraad als oudercomité, is niet verplicht te werken met een bestuur. Toch kiezen vele ouderwerkingen ervoor een bestuursploeg samen te stellen met een voorzitter, secretaris, penningmeester… Dit is een efficiënte manier van werken. Wanneer er niet onmiddellijk kandidaten gevonden worden voor deze functies, moeten de taken verdeeld worden.
Schudden – delen – geven is een methodiek om de taken te verdelen en in te spelen op de talenten van ouders in de ouderwerking.
- Vergaderzaal
- Schrijfgerief: balpennen, stiften
- Kaartjes om de verschillende (deel)taken op te noteren
- Moderator
- Verslagnemer
Het spel verloopt in 3 fases.
1. Bespreek welke thema’s, werkgroepen en mandaten de groep zeker wil behouden.
Je kan hierbij een onderscheid maken tussen:
- coördinerende taken en uitvoerende taken,
- eenmalige en meer permanente taken.
Alle taken worden zoveel mogelijk opgesplitst in deeltaken en genoteerd op kaartjes. Van bepaalde taken kan je meerdere kaartjes voorzien, als hiervoor meerdere personen nodig zijn. Alle kaartjes worden geschud en in willekeurige volgorde op tafel gelegd.
2. De ouders kiezen (delen) welke taken ze graag opnemen.
Het is mogelijk dat meerdere ouders dezelfde taak kiezen als er meerdere kaartjes van deze taak zijn. Als er maar 1 kaartje is met meerdere kandidaten, kunnen ze samenwerken.
3. Voor de taken die overblijven en die niemand (graag) opneemt, moet de groep beslissen:
- Behouden we deze taken of kunnen ze wegvallen?
- Als ze echt behouden moeten blijven, kan de groep ervoor kiezen deze taken te verdelen (geven) en eventueel een beurtrol op te stellen. Of lanceer een oproep voor deze specifieke taken naar andere ouders en potentieel nieuwe leden. Externe hulp inschakelen is ook een mogelijkheid.
- Kondig deze activiteit duidelijk en tijdig aan. Alle leden moeten goed weten dat op deze vergadering de taken verdeeld worden.
- Laat iedereen om de beurt een taak kiezen, zodat niet binnen enkele tellen alle ‘leuke’ taken door een beperkt aantal leden weggekaapt worden.
- Durf out of the box denken. Moet de voorzitter op alle activiteiten aanwezig zijn? Kunnen we voor het verslag een beurtrol maken?…
- Voor sommige taken kan een beurtrol opgesteld worden.
- Een duobaan kan ouders over de streep trekken om zich toch te engageren voor een bepaalde functie of taak, bijv. co-voorzitterschap. Goede afspraken omtrent de taakverdeling zijn dan heel belangrijk.
- Als er voor activiteiten niet genoeg medewerkers gevonden worden, moet je je afvragen of de activiteit nog wel zinvol is. Is dat het geval, dan kan ze misschien om de 2 jaar georganiseerd worden? Bijv. het ene jaar een kerstmarkt en het andere jaar een nieuwjaarsreceptie.
- Laat ouders bij de inschrijving een hulpcheque invullen: een document waarop ouders kunnen noteren waarvoor ze zich willen engageren. Zo kan je een pool aanleggen van helpende handen: hulpcheque BaO en hulpcheque SO
- Werk samen met de leerlingenraad.
- Zorg dat het werk goed verdeeld is zodat het niet steeds op de schouders van dezelfde ouders terecht komt.
- Een taak in deeltaken opdelen is een goede oplossing, maar iemand moet wel het geheel bewaken.
- Maak goede afspraken met het schoolteam: wie is waarvoor verantwoordelijk en wat zijn de verwachtingen?