Zoeken
Dit document is enkel zichtbaar voor leden van de VCOV.
Word nu lid
Wat is het?
Nadat de leden van de ouderwerking hun activiteiten bepaald hebben, is het tijd om deze concreet uit te werken. Een goede voorbereiding is belangrijk!
Een eerste stap is om doordacht keuzes te maken:
- Hoe gaan we onze werking structureren en de activiteiten efficiënt uitwerken?
- Hoe gaan we concreet aan de slag: taken verdelen, draaiboeken maken, vrijwilligers zoeken…
Hoe ga je te werk?
- Stap 1: Kies hoe je de activiteiten van de ouderwerking wil uitwerken
Hoe een ouderwerking zich structureert, ligt wettelijk niet vast. De ouderwerking mag zelf kiezen voor een bepaalde structuur. De meeste ouderwerkingen verkiezen een dagelijks bestuur dat bestaat uit voorzitter, secretaris en penningsmeester. Daarnaast kiezen velen om te werken met werkgroepen, klasouders of een jaarthema. - Werken met werkgroepen:
Naast het bestuur kunnen er thematische werkgroepen zijn: de grote lijnen worden bepaald in de ouderraad, maar de werkgroepen diepen die verder uit. Zo heb je werkgroepen die enkel activiteiten uitwerken (bv. werkgroep eetfestijn, schoolfeest) én werkgroepen die werken rond een bepaald thema (bv. werkgroep schoolkosten, schoolreglement, communicatie, diversiteit, milieu op school).
Tips: - Duid steeds een verantwoordelijke voor de werkgroep aan. Hij/zij coördineert de werkgroep en brengt verslag uit op de vergadering van de ouderwerking.
- Een activiteit die uitgewerkt wordt door een werkgroep, hoeft niet nogmaals uitvoerig besproken te worden op de vergadering van de ouderwerking.
- Versterk de samenwerking tussen de school en de ouderwerking door bepaalde thema’s (bv. schoolkosten) of activiteiten (bv. voorleeswandeling) uit te werken in gemengde werkgroepen waar zowel ouders als leerkrachten meewerken.
- Werken aan de hand van een jaarthema
Sommige ouderwerkingen stemmen hun werking af op de school en organiseren acties en activiteiten in kader van het jaarthema van de school. - Stap 2: Aan de slag: taken verdelen, draaiboeken maken, vrijwilligers zoeken…
- Zorg voor een goede taakverdeling:
Je kan hiervoor de methodiek ‘schudden – delen – geven’ gebruiken. Dit is een methodiek om de taken te verdelen en in te spelen op de talenten van ouders in de ouderwerking.
Hang de taakverdeling goed zichtbaar uit tijdens de activiteit, zodat het voor iedereen duidelijk is wie welke taak aan het uitvoeren is. Duid het op de lijst aan als een taak voltooid is, dit is handig in het kader van een goede opvolging. - Werk met een draaiboek
In een draaiboek wordt de organisatie van een activiteit nauwkeurig beschreven, bijvoorbeeld: - Welke activiteit zal er plaatsvinden?
- Wanneer vindt de activiteit plaats?
- Wat is het doel van de activiteit?
- Wat is de doelgroep?
- Hoeveel geld is er nodig?
- Welke materialen en gereedschappen zijn er nodig?
- Wie zorgt voor de spullen?
- Welke medewerker voert welke taak uit?
- Wie ruimt op?
- Evaluatie
Activiteit/taak | Datum/tijdstip/shift | Wie | Timing/deadline | Budget/kosten | Opmerking |
Bezorg het draaiboek aan alle medewerkers zodat het voor iedereen duidelijk is wat er van hem/haar verwacht wordt. Vergeet niet om bij de evaluatie van een activiteit het draaiboek aan te passen en zorgvuldig te bewaren voor eventuele volgende edities.
- Stel een vrijwilligersverantwoordelijke aan
Hij/zij is het aanspreekpunt voor alle vrijwilligers tijdens de activiteit. De vrijwilligersverantwoordelijke kan diverse taken opnemen, zoals bijvoorbeeld de vrijwilligers onthalen, tonen welke taken ze moeten uitvoeren, hen informeren over veiligheids – en hygiënenormen, zorgen voor een vlotte werkverdeling en aflossing van de shiften en regelmatig alle vrijwilligers danken.
Extra informatie
BIJLAGE 24: Praktijkvoorbeeld ‘ouders betrekken bij de jaarwerking in SeO’
Bekijk zeker ook het draaiboek 'activiteiten organiseren'
VCOV, juli 2024