10 tips om samen na te denken over schoolbeleid

Beleid op school, dat is toch niets voor ouders? Toch wel. Samen school maken houdt in dat de stem van ouders meegenomen wordt. Er zijn heel diverse beleidsthema’s om over af te stemmen. Naast de thema’s waarover de schoolraad volgens het participatiedecreet verplicht moet worden gehoord, zijn er nog heel wat andere thema’s waarover ouders kunnen meedenken.  De keuze wordt gemaakt op basis van de noden die de school en/of ouders ervaren en waarrond ze een beleid willen opmaken. Wanneer de school dit samen met de ouders doet, zorgt dit voor een breder draagvlak en een verhoogde participatie.

Ken je het participatiehuis? Dit huis is opgebouwd uit vijf verticale rijen: van ouderbetrokkenheid tot ouderparticipatie (meeleven, mee weten, meehelpen, meedenken en meebepalen). Mag je als ouder rond het beleidsthema dat jullie gaan behandelen meedenken of mag je ook meebepalen?  

Mogen alle ouders dit of alleen de ouders die in de ouderwerking zitten? Blijft het meedenken en/of meebepalen beperkt tot de ouders of neemt de school ook de leerlingen mee in het verhaal?

Er zijn denkers en doeners. Het is belangrijk dat elke ouder zijn mening kan geven, maar niet iedereen voelt zich geroepen om te vergaderen. Ouders die liever de handen uit de mouwen steken, kunnen participeren in de uitvoering.

Alles begint bij luisteren. Zijn er al ideeën uit eerdere vergaderingen en willen jullie daarmee aan de slag of moet deze stap nog gezet worden?

Zo zijn er methodieken om ideeën te verzamelen, om tot adviezen en/of oplossingen te komen en methodieken om draagvlak te creëren. Deze methodieken kan je hier terugvinden en in de brochure Sterke schOUDERS - goed overleg.

Het is belangrijk om goed stil te staan bij welke methodiek je zal gebruiken. Zo hou je best rekening met de samenstelling en groepsgrootte, het beoogde doel (ideeën sprokkelen, knopen doorhakken, ...), de tijdsinvestering en tijdspanne, de beschikbare ruimte, ... . De methodiek wordt dus idealiter afgestemd op de context (=de school en alle betrokkenen) om het meest effectief te zijn.

Hou je vinger aan de pols: wat leeft er binnen de school? Elke school is uniek vandaar dat het belangrijk is dat een school eigen accenten legt. Zo heeft een school niet steeds dezelfde prioriteiten als een andere school. Een school kan ook niet aan alle beleidsthema’s werken. Vandaar dat het belangrijk is om keuzes te maken. Zo kunnen er verschillende prioriteiten gesteld worden op basis of naar aanleiding van:

• de context/schoolpopulatie,
• belangrijke evoluties of gewijzigde regelgeving,
• een concreet voorval of een crisissituatie. 
  

Enkele concrete voorbeelden:

• de school wordt geconfronteerd met onbetaalde schoolrekeningen en/of leerlingen die omwille van de kostprijs niet mee op uitstap gaan. Hoe kan dit op een niet-stigmatiserende manier worden aangepakt, zijn er goedkopere alternatieven? Stof genoeg om vorm te geven aan een schoolkostenbeleid.
• Er gebeurden enkele zware ongevallen in de schoolomgeving, ouders durven hun kinderen niet langer met de fiets naar school laten gaan. Hoe kan de schoolomgeving veiliger worden en toch goed bereikbaar blijven voor iedereen? Een gedragen mobiliteitsplan dringt zich op.
  
  

Rond welke beleidsthema’s kan je werken? We hebben hier een aantal thema's opgesomd. Deze lijst is echter niet limitatief:
- Pestbeleid
- Ouderparticipatie
- Visieontwikkeling
- Beleid rond sociale media op school
- Huiswerkbeleid
- Gezondheidsbeleid (frisdranken, fruit, schoolmaaltijden, beweging, alcohol en drugs, mentaal welbevinden...)
- Zorgbeleid
- Smartphonebeleid
- Digitalisering/afstandsonderwijs
- Kostenbeheersing
- Infrastructuur/speelplaatsinrichting
- Mobiliteit (fietspool, busvervoer, kiss and ride, parkeren, veilig oversteken, ...)
- Brede School/buitenschoolse opvang en activiteiten (afstemmen en samenwerken met opvang, cultuur, sport, jeugdwerk, welzijn, ...)
- Diversiteitsbeleid
...

Er zijn al heel wat scholen die samen met ouders nadenken over beleid op school.  Een aantal goede praktijkvoorbeelden van dit denkproces staan op onze website.  Je vindt ze onder de rubriek ‘Inspraak van ouders’.

Hieronder vind je ook enkele concrete voorbeelden van thematisch uitgewerkte trajecten:

• Debatavond over welzijn van kinderen op school
• Ouders, leerlingen en school ontwerpen nieuwe speelplaats
• Veilig naar school met de fietsbus
• Verkeersenquête
• Afspraken rond Smartschool
• Ouders betrekken bij antipestbeleid 
• Ouders zetten in op diversiteit op eetfestijn
• Samen nadenken over het schoolboekenbeleid (10 tips)
  
  

Het is belangrijk om de stem van zoveel mogelijk, liefst alle, ouders te horen en mee te nemen. Hoe zorg je ervoor dat je ook de stem hoort van ouders die de taal niet machtig zijn, die op de voorgestelde overlegmomenten niet aanwezig kunnen zijn, ... ? In onze brochure “Hoe nemen we alle ouders mee?” vind je heel wat tips.

Klasouders kunnen ‘ogen en oren’ zijn voor de signalen van andere ouders op school. Door ook op informele momenten een gesprek aan te gaan met zoveel mogelijk ouders, kunnen ze noden opvangen die misschien anders onder de radar blijven.  

Wat werkt nog? Hoe bewaken we een maximaal bereik? Een methodiek selecteren die het mogelijk maakt om een bevraging op school te houden tijdens oudercontacten of infoavonden is een gouden tip. Alle ouders worden op zo’n moment op school verwacht. Je kan dan veel ouders bereiken waardoor dit ideale momenten zijn om de stem van zoveel mogelijk ouders te horen. Taalbarrières kunnen overwonnen worden door brugfiguren uit te nodigen of te werken met ouderbuddy’s die kunnen helpen bij de vertaling. Ook visualisaties zoals werken met pictogrammen kunnen zorgen voor een correcte interpretatie.

Wat wanneer dit allemaal niet van een leien dakje verloopt? Of wanneer er spanningen zijn (tussen ouders onderling, tussen schoolteam en ouders, binnen het schoolteam, ...)? Hou al van bij de start rekening met kritische vragen en eventuele weerstand door een goede voorbereiding.

Je kan vooraf duiden dat het net de bedoeling is om verschillende standpunten en visies naar voren te schuiven en dat het belangrijk is om in dit proces een andere mening niet persoonlijk op te nemen maar dat dit net bijdraagt aan een brede kijk op de situatie.  

Je kan vooraf afspraken maken over de communicatie tijdens het proces. Wanneer er weerstand is, kan aan deze gemaakte afspraken herinnerd worden.  

De methodiek ‘Zes denkhoeden van Bono’ helpt om beter te begrijpen waarom mensen bepaalde standpunten innemen. De methodiek creëert mogelijkheden om een (conflict)situatie vanuit verschillende standpunten te bekijken om zo tot betere of andere oplossingen te komen.

Kwaliteit gaat hand in hand met een goede voorbereiding. Dat wil zeggen dat je vooraf moet stilstaan bij welk doel je wil bereiken en wat en wie je daar allemaal voor nodig hebt. Om geen stappen te vergeten wordt vaak cyclisch gewerkt.  Een goed voorbeeld hiervan is de PDCA-cirkel.  Je plant, voert uit, kijkt of alles goed loopt en stuurt bij waar nodig.

Wat is een PDCA-cirkel? 

De P staat voor het plannen. Hierbij helpen de volgende vragen wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe ( 5W1H-principe van Kaizen/Kipling)  

We bedenken een plan waarmee we het probleem oplossen. We starten met het in kaart brengen van het probleem of de situatie, we zoeken de oorzaken en bedenken wat we eraan kunnen doen met welke mensen, middelen en binnen welke tijd. Dit is het plan van aanpak.

De D staat voor doen. We voeren het plan uit door de bedachte oplossingen in te voeren, rekening houdend met de gemaakte afspraken, middelen, ieders verantwoordelijkheid en rol.  

De C staat voor checken. Heeft de oplossing het gewenste resultaat bereikt? Hebben we ons doel bereikt? Was het haalbaar? Hoe voelen allen betrokkenen zich hierbij? Dit is de evaluatie.

De A staat voor actie. Ten slotte is het van belang dat je reageert op de resultaten uit de vorige fase. Sta bewust stil bij de evaluatiefase: borg wat goed is en pas aan waar verbetering mogelijk is. Kijk naar de bereikte resultaten maar hou ook rekening met de draagkracht van iedereen. Misschien zijn de doelen wel bereikt maar was er onvoldoende ondersteuning om dit duurzaam te maken. De taken en verantwoordelijkheden moeten dan wellicht worden herverdeeld.

Het is een valkuil om enkel aandacht te schenken aan een nieuw ontwikkeld beleid. Het huidig beleid dient ook gekend te zijn. Niet alle ouders weten wat het zorgbeleid, kostenbeleid, pestbeleid, ..., inhoudt. Het is belangrijk om dit op infomomenten, opendeurdagen in de kijker te zetten en blijvend kenbaar te maken op de website, nieuwsbrieven, ... Ieder jaar komen er immers weer nieuwe ouders op school.  

Hoe kan je een beleid terugkoppelen?

Dit kan onder andere via een nieuwsbrief of infoavond. Zorg dat de aangeboden informatie behapbaar en toegankelijk is. Een overdaad aan informatie doet de boodschap waarschijnlijk niet landen. Keer regelmatig naar de boodschap terug en zorg voor een goede dosering door bijvoorbeeld de inhoud te spreiden over meerdere nieuwsbrieven of deze regelmatig in nieuwsbrieven te laten terugkeren.

Wanneer je kan werken met beelden (visualisaties) blijft de informatie vaak beter hangen omdat ouders het beleid dan kunnen visualiseren.

Sommige ouders komen niet naar een world café, een rondetafelconferentie, een brainstormsessie, ... omdat ze misschien niet graag het woord voeren, geen opvang vinden, zich onzeker voelen, ...

Je kan drempels helpen verlagen door bijvoorbeeld voorafgaand aan een bijeenkomst te werken met poortouders, een brugfiguur bij ouders laten polsen of er interesse is of hun ideeën laten meebrengen, ... 

Door bij het inspraakproces al duidelijk voor ogen te houden dat helpende handen ook bij de uitvoering nodig zijn, wek je ook de interesse van ouders die meer praktisch zijn aangelegd.

Wanneer je met groepen werkt worden de ouders en schoolteamleden best verspreid over de verschillende groepen. Dit zorgt voor sociale cohesie.  

Kansen situeren zich ook bij externe partners. Zo kunnen brugfiguren letterlijk de brug slaan en door eveneens de lokale partners te betrekken (lokaal CAW, dienstencentrum, Huis van het Kind, buurtwerking, ...) creëer je gedragenheid. Zo nodigde een school tijdens een rondetafelconferentie naast ouders en schoolteamleden ook externe partners zoals de burgemeester, therapeuten, CLB-medewerkers en ook ex-leerlingen uit. Zo bewaakten ze een brede kijk.