Zoeken
1. Verwaarloos de promotie niet.
Neem dit op in de planning/draaiboek. De eerste vraag is wie de doelgroep precies is: leerlingen, ouders, familieleden, buurtbewoners, oud-leerlingen... Welk budget is er voor de promotie?
2. Streef minstens naar 7 verschillende manieren om de activiteit bekend te maken.
Wordt de activiteit aangekondigd op de website van de school? Is alle nodige info hier te vinden: datum, locatie, uur, prijs, inschrijfmodaliteiten, eet- of drankgelegenheid, parkeergelegenheid, minimum of maximum aantal deelnemers, toegankelijkheid rolstoelen en kinderwagens... ?
Denk ook aan een facebookevenement, twitter... Dit zijn ideale kanalen voor een leuke actie: bv. gratis drankje voor iedereen die het evenement deelt, een aftelklok, tegenprestatie bij 500 likes...
Kondig de activiteit aan op online evenementenkalenders, lichtborden van de gemeente/stad, een reclamewagen, via een persbericht naar lokale pers, sandwichbord aan schoolpoort...
3. Organiseer een belketting
Bel ouders op om hen uit te nodigen. Klasouders of meter/peters kunnen hierbij helpen.
Mond-tot-mondreclame is zeer efficiënt: vraag iedere medewerker 10 tot 20 kennissen aan te spreken en uit te nodigen.
4. Zorg voor een originele herinnering
Jonge kinderen zijn blij met een stempeltje op hun hand, een stip op hun neus, een etiket in de schoolagenda, een kledingetiket... De ouders van oudere leerlingen bereik je het makkelijkst via e-mail of het online communicatiesysteem van de school. Vermeld in je boodschap eventueel hoeveel plaatsen er nog zijn, hoeveel dagen er nog resten om in te schrijven, wat de hoofdprijs/hoofdact is...
5. Werk aan de herkenbaarheid van de ouderwerking
Veel ouderwerkingen hebben een eigen kleur papier voor hun uitnodigingen of andere post. Ook een logo, herkenbare t-shirts, petten, badges... zijn mogelijk. Nog geen logo? Organiseer een ontwerpwedstrijd!
6. Schakel talent in
Veel talent in de ouderwerking, maar helaas niet op het creatieve vlak? Hoor eens bij andere ouders, vrienden, familieleden, leerkrachten... Ook de leerlingen werken ongetwijfeld graag mee aan een leuke affiche of flyer.
7. Een geslaagde activiteit is de beste reclame
Sommige activiteiten zijn echte tradities op school geworden. Weet dat een jaartje overslaan echter geen kwaad kan.
Overtuig je publiek met foto's, filmpjes, quotes, realisaties... van vorige activiteiten.
8. Denk na over het samenbrengen van mensen
Voor sommige ouders is het een drempel in te schrijven voor een activiteit waar ze weinig mensen kennen. Dit kan je opvangen door de mogelijkheid te voorzien om op een eetfestijn samen te zitten met andere ouders van de klas. Voor een quiz kan je bv. de optie voorzien 'ik doe graag mee maar zoek nog een ploeg'. Badges met vermelding van de klas maken het makkelijker om anderen aan te spreken. Of een bingokaart die, eens vol, een gadget oplevert.
9. Verzorg de uitnodiging
Het lijkt een evidentie, maar een vergissing is zo gauw gebeurd: een verkeerde datum, de locatie vergeten te vermelden, een foute link naar de inschrijvingspagina...
Bekijk de uitnodiging eens kritisch: staat er niet te veel tekst op? Is alles duidelijk? Kunnen er pictogrammen bij ter ondersteuning?
10. Zorg tijdig voor een gevarieerd jaarprogramma
Voorzie een kalender met alle activiteiten van de ouderwerking op een rijtje. Zo kunnen ouders deze data zeker vrij houden. Denk aan bladwijzers, frigofiches, flyers, tafelvlaggetjes... Vraag hulp van het schoolteam om deze mee te verspreiden, bv. bij het oudercontact, rapport... Probeer bij de samenstelling van de kalender voor ieder wat wils te voorzien: ontspannende activiteiten, vormende, culturele, sportieve...