Zoeken
1. Bereid het gesprek voor.
Bedenk vooraf wat je wil bereiken in het gesprek met de ouders en hoe je dit zal aanpakken. Maak bij het begin van het gesprek duidelijk wat het doel is. Misschien loopt het gesprek anders dan verwacht. Een lijstje met wat je wil vragen of bespreken helpt je dan om houvast te vinden en niks over het hoofd te zien. Stel vragen, laat ouders vertellen en ga niet in op details of anekdotes. Zeg gerust dat het te ver zou leiden om die te bespreken of dat je wil terugkoppelen naar collega's.
2. Vertel ook iets positiefs.
Probeer in elk gesprek iets positiefs te zeggen. Als dit ongepast is, bv. bij een slechtnieuwsgesprek, kan je dit opvangen door de ouders warm welkom te heten. Bedank hen voor hun komst, bevestig dat het goed is dat ze er zijn want dat er iets belangrijks te bespreken is.
3. Erken de opvoedingsdeskundigheid van de ouders.
Een leraar en ouders zien een leerling op een andere manier. Thuis gedraagt een leerling zich immers anders dan op school. Bovendien heeft een leraar referenties om een leerling mee te vergelijken, nl. zijn/haar klasgenoten. Het belangrijkste verschil is echter dat het voor de ouders niet zomaar over een leerling gaat, maar over hún kind.
Erken dat een leerling thuis anders is dan in de klas. Ga hier niet over in debat. Je kan wel een verklaring proberen te vinden voor het verschil. Vertel ouders hoe hun kind zich in de klas gedraagt en vraag of ze dit gedrag herkennen. Daarna kan je vragen hoe de ouders met dit gedrag omgaan. Zij kennen hun kind het best. Welke aanpak werkt in de thuissituatie?
4. Wees je bewust van verschillende opvoedingsvisies.
Wees je ervan bewust dat visies op opvoeding verschillen. Ze worden
bepaald door verschillende factoren: opleidingsniveau, achtergrond,
eigen (schoolse) ervaringen, persoonlijkheid... Er kunnen verschillen zijn op het vlak van straffen en belonen, vrijheid en zelfstandigheid, het kind eigen keuzes laten maken...
5. Stel je open en begripvol op.
Slecht nieuws breng je best al in het begin van een gesprek. Je kan hiervoor een inleidende zin gebruiken waarin je je eigen emoties uitdrukt en rekening houdt met de emoties van de ouders: bv. 'Ik zit er heel erg mee in, maar heb helaas niet zo'n goed nieuws voor u' of 'Het spijt me enorm, maar ik moet u zeggen dat...' Doe dit op een korte, duidelijke manier en zo concreet mogelijk. Je toont begrip voor de emoties van de ouders door te zeggen dat je begrijpt dat het voor hen geen aangenaam bericht is en door te verwoorden wat je ziet: bv. 'Ik zie dat u hiervan schrikt'. Deel de zorg van ouders door te zeggen dat je je kan voorstellen dat het moeilijk is. (Gebruik liever: 'Ik kan me voorstellen dat...' i.p.v. 'Ik begrijp dat...')
Probeer een evenwicht te vinden tussen het erkennen van de emoties van de ouders en het verderzetten van het gesprek. Waarvoor zitten jullie samen?
6. Luister aandachtig en actief.
In een ideaal gesprek tussen een leraar en ouders, zijn ouders 2/3e van de tijd aan het woord en de leraar 1/3e. Dit kan door veel open vragen te stellen, maar ook door dieper te graven: bv. 'Ik hoor u zeggen dat..., wat bedoelt u daar precies mee?' Vat regelmatig kort samen: bv. 'Heb ik het juist begrepen dat...?' Probeer ook te achterhalen of de ouders de informatie begrepen hebben: 'Is dit duidelijk voor u?' en 'Wil u daar nog iets over vragen?'
Benoem de non-verbale communicatie die je ziet: 'Ik zie u nee schudden, betekent dit dat u niet herkent wat ik net vertelde?' of 'Ik zie u de wenkbrauwen fronsen'.
Durf soms ook een stilte te laten vallen tijdens het gesprek. Het geeft je de tijd om even na te denken en toont begrip voor eventuele emoties.
7. Formuleer problemen in concreet gedrag.
Breng het probleem in kaart: wat houdt het precies in, hoe lang bestaat het al, hoe is het geëvolueerd? Omschrijf het probleem op een concrete manier. Wat betekent 'de les storen' en 'niet geconcentreerd zijn'? Bv. vijf keer in een les van zijn/haar plaats gaan, iemand zijn pen afnemen, praten zonder vinger op te steken, met smartphone bezig zijn tijdens de les... Dit gedrag maakt het voor de leraar moeilijk om op een goede manier les te geven.
Probeer op zoek te gaan naar wat wel goed gaat: bv. tijdens welk vak let de leerling wel goed op? Wat lukt er wel? Wanneer ouders enkel negatieve boodschappen krijgen, raken ze gedemotiveerd.
8. Zoek samen naar een oplossing.
Geef aan dat je samen naar een oplossing wil zoeken. Praat mét de ouders i.p.v. tegen hen. Vraag of een bepaalde suggestie voor hen haalbaar is. Geef indien mogelijk verschillende alternatieven en vraag wat hen haalbaar lijkt. Leg de praktische afspraken duidelijk vast en spreek goed af wie wat doet. Wat zijn de verwachtingen?
9. Zorg voor een folluw-up.
Verwoord duidelijk wie wat gaat doen. Spreek af tegen wanneer en plan meteen een nieuwe afspraak (of andere manier om elkaar op de hoogte te houden). Op deze manier merken ouders dat je de vinger aan de pols houdt en dat je het probleem niet wil laten aanslepen.
10. Plan indien nodig een nieuwe afspraak.
Soms laaien de emoties of frustraties zo hoog op dat een constructief gesprek niet meer mogelijk is. In dit geval is het beter dit te benoemen: bv. 'Ik merk dat deze boodschap u erg raakt' en het gesprek te stoppen. Dit geeft ouders de tijd om te ontladen en voorkomt dat het gesprek ontaard in een welles-nietes discussie. Ook als de tijd te kort is om het gesprek goed af te ronden, is het beter een nieuwe afspraak te maken dan om in allerijl oplossingen voor te schotelen.
(Vrij naar Maurits Wysmans 'Communicatie school - gezin', vorming op 14 februari 2020 te Holsbeek)