Ouderbevraging: hoe de mening van ouders bevragen?

Via een ouderbevraging kan je de mening van ouders te weten komen.  Dit kan gaan over een afgebakend thema , bijv. de verkeerssituatie in de schoolomgeving of over een bredere thematiek, bijv. het welzijnsbeleid van de school. 

Waar de bevraging ook over gaat of hoe ze georganiseerd wordt, voor de VCOV is het overleg met de school in alle fasen vanzelfsprekend.  Het zorgt voor een breed draagvlak en vergroot de kans tot een hogere graad van betrokkenheid en participatie.  

De VCOV kan inspiratie geven om ouders te bevragen over de ouder- en/of schoolwerking.  Hier krijg je een overzicht van het kant-en-klaar-materiaal waarmee je aan de slag kan: www.vcov.be/ouderinfotheek/voorbeelddocumenten/voorbeelden-van-bevragingen

Het is aangewezen om een ouderbevraging tijdens de voorbereidingsfase in onderling overleg tussen de ouders en de school te bespreken. Dit zorgt voor een breder draagvlak en het vergroot de kans tot een hogere graad van betrokkenheid en participatie.
- Ouderraad: Wanneer de ouderbevraging het initiatief is van de ouderraad, beperkt de bevraging zich tot een afgebakend onderwerp.
- School: De school kan een brede ouderbevraging houden over meerdere (beleids)thema’s
De enquête kan afgenomen worden van een bepaalde doelgroep (bijvoorbeeld van de ouders van leerlingen uit het 6de secundair over de eindejaarsreis) of van alle ouders.  

Een goede voorbereiding is het halve werk! Een bevraging opstellen vraagt tijd en een minimum aan voorkennis over het onderwerp. Maak een duidelijke planning. 

STAP 1: WAT IS JE DOEL?
o Bepaal het doel van de bevraging en stel een onderzoeksvraag.
o De onderzoeksvraag hou je gedurende het ganse proces van opstellen voor ogen.

Mogelijke voorbeelden van wat je wil onderzoeken: 
- pesten op school
- het algemeen welzijnsbeleid op school
- de werking van de ouderraad
- verkeer

STAP 2: WELKE VORM VAN BEVRAGING?

• Schriftelijke vragenlijst: een vragenlijst op papier
• Online:
   - Via mail
   - Web survey:  online kan je heel wat gratis software vinden, meestal voor een beperkte vragenlijst en een beperkte doelgroep. 
• Vaak is het mogelijk om een online bevraging af te drukken zodat men deze ook op papier kan invullen. 

STAP 3: OP ZOEK NAAR EEN CONCREET THEMA EN/OF VOORBEELDBEVRAGING

• Het heeft weinig zin om het warm water terug uit te vinden. Er zijn online vele voorbeelden te vinden van bevragingen die scholen hebben afgenomen. Deze kunnen als basis dienen.
• De VCOV heeft ook enkele voorbeelden. Je kan ze aanvragen via info@vcov.be.

STAP 4: GOEDE VRAGEN FORMULEREN

Denk goed na over de manier waarop je vragen stelt.  Er zijn verschillende vraagvormen mogelijk: 

1. Multiple choice of meerkeuzevragen   

2. Schaalvragen

3. Gedragsvragen

4. Open vragen

Aandachtspunten:

- Stel concrete vragen. Wanneer je vage termen gebruikt, zoals ‘regelmatig’, krijg je slecht vergelijkbare antwoorden. De ene verstaat onder ‘regelmatig’ iets anders dan de andere persoon. In dit voorbeeld ontbreekt een concrete tijdsaanduiding. Een voorbeeld van een slechte vraag: “Heb je soms contact met de titularis?” (wat is contact? Wat betekent soms?). Een betere vraag kan zijn: “Hoe vaak heb je de voorbije drie maanden gesproken met de titularis?” Soms helpt een verduidelijking. Een mogelijke verduidelijking bij het vorige voorbeeld kan zijn: een gesprek aan de klasdeur, een oudercontact, een telefoongesprek…

- Stel begrijpelijke vragen.
 * Formuleer korte zinnen, zonder tussenzinnen
 * Geef de voorkeur aan actief taalgebruik. Een passieve vraag kan zijn: “Door wie wordt de agenda meestal ondertekend?” Beter is: “Wie ondertekent meestal de agenda?”
 * Vermijd ontkenningen en vooral dubbele ontkenningen. Een bijvoorbeeld van een vraag met een dubbele ontkenning: “Vindt u het niet moeilijk dat er geen oudercontacten plaatsvinden tijdens de schooluren?” Beter is: “Vindt u het wenselijk dat er oudercontacten plaatsvinden tijdens de schooluren?”
 * Vermijd ingewikkelde en onduidelijke woorden. Hanteer klare taal.

- Stel eenduidige vragen. Twee vragen in één vraag is een veelgemaakte fout bij het opstellen van enquêtes. De oplossing is duidelijk: als je twee onderwerpen in één vraag aansnijdt, maak er dan twee vragen van.

- Stel neutrale vragen. Het is belangrijk dat je je neutraal en open opstelt ten opzichte van de bevraagde. Een slechte vraag kan zijn: “Vind je de speelplaats ook zo vuil?” Beter is een beoordelingsschaal te gebruiken en volgende vraag te stellen: “Welke beoordeling geef je aan de netheid van de speelplaats?”

- Stel vragen die niet van een veronderstelling uitgaan. Een voorbeeld van hiervan is: “Let je bij de trolleyboekentas die je met jouw kind meegeeft of deze CE-gekeurd is?” Hier ga je uit van twee veronderstellingen: enerzijds dat alle kinderen een boekentas op wieltjes hebben en anderzijds dat iedereen deze normen kent.  

STAP 5: CLUSTER DE VRAGEN EN ZET ZE OP EEN PLATFORM

• Nadat alle vragen zijn opgesteld en je de bijhorende antwoorden hebt geformuleerd, maak je clusters van vragen. Een verduidelijkende tekst bij elke cluster helpt de persoon die de vragenlijst invult.
• Zet belangrijke vragen vooraan in elke cluster. Zorg voor een logische volgorde, waarbij de belangrijkste clusters vooraan geplaatst worden. Vragen over het profiel van de invuller zet je best achteraan in de bevraging. Bij aanvang zijn mensen nog fris.
• Schrijf een korte introductie voor het hele onderzoek. Hierin verduidelijk je wie het onderzoek uitvoert, wat het doel is, de vertrouwelijkheid, wat er met de resultaten gebeurt, hoeveel tijd de bevraging in beslag neemt… 
• Vergeet niet te bedanken voor de deelname!
• Nadien plaats je alles op het gekozen platform. 

STAP 6: ORGANISEER EEN PROEFAFNAME EN STUUR BIJ

• Kies personen die een proefafname willen maken. Het is belangrijk dat deze personen niet betrokken zijn bij de opmaak van de enquête. Nog beter is personen te betrekken de kritisch zijn of waarbij je problemen verwacht.
• De gegevens die je uit de proefafname krijgt, gebruik je om de enquête aan te passen. Dit kan gaan over inhoudelijke aspecten (slechte vraagstelling, onduidelijke antwoorden, verkeerd type van vraag…) als over vormelijke aspecten (tekstgrootte, lettertype…).
• De proefafname gebruik je om de duurtijd te bepalen om de enquête volledig in te vullen. Deze duur neem je op in de introductie. 

STAP 7: PUBLICATIE - COMMUNICATIE - HERINNERING

• Na stap 6 publiceer je de enquête en breng je de personen die je wilt bevragen op de hoogte van dit initiatief. Gebruik hiervoor zoveel mogelijk communicatiekanalen (nieuwsbrieven, website, Facebook, Smartschool, …)
• Enkele dagen voor het afsluiten van de bevraging, stuur je nog een herinnering. Sommige mensen leggen documenten even opzij en vergeten het uiteindelijk. 

STAP 8: AFSLUITEN VAN DE BEVRAGING

• Het is belangrijk om bij aanvang de afsluitdatum mee te delen.
• Op het moment dat de enquête afgesloten is, bedank je de personen die de bevraging hebben ingevuld en meld je wat de volgende stappen zijn in het proces.

STAP 9: VERWERKING VAN DE GEGEVENS EN EEN RAPPORT SCHRIJVEN

• Bij web survey gebeurt de verwerking meestal automatisch. Indien de bevraging op papier is gebeurd, zullen de cijfergegevens en de open antwoorden manueel verwerkt moeten worden in een rapport.
• Vanuit het rapport interpreteer je de gegevens en zet je eventuele aandachtspunten om in actiepunten.
• Het is nuttig om een top te maken van zaken die goed zijn en een lijst van zaken die voor verbetering vatbaar zijn. 

STAP 10: COMMUNICATIE

• De rapportgegevens en bevindingen communiceer je met alle belanghebbenden (ouders, leerlingen, schoolbestuur…)
• Meld wat er concreet gaat gebeuren met de bevindingen en wanneer er eventueel resultaat verwacht mag worden van door te voeren verwachtingen.
• Communiceer regelmatig in nieuwsbrieven, website, smartschool… over veranderingen die rechtstreeks voortvloeien uit de bevraging.

• Voorbereiding: Voordat je de bevraging effectief afneemt, doorloop je de eerste 7 stappen. Elke stap is waardevol binnen het proces en zorgt voor het wel of niet slagen van de enquête. 
• De bevraging zelf: Geef de personen die bevraagd worden voldoende tijd om de enquête in te vullen. Doe dit niet voor een vakantie, want dan zijn de meeste mensen in vakantiestemming. Zorg voor voldoende communicatie rond de einddatum en stuur een herinnering.
• Verwerking: Dit is afhankelijk van de grootte van de enquête. Naast de verwerking van de gegevens voorzie je ook tijd voor het interpreteren, het formuleren van actiepunten en het schrijven van een rapport. Deze gegevens maak je publiek.
• Nadien: Verwijs regelmatig naar de enquête wanneer er zaken worden aangepakt die uit de bevraging kwamen. Dit zorgt ervoor dat de bevraagden zich serieus genomen voelen en zet hen aan om de volgend keer terug mee te doen.

• Voor een online bevraging zoek je een aanbieder die web survey ondersteunt. Uitgebreide enquêtes zijn meestal betalend. Sommige aanbieders bieden de mogelijkheid om eenmalige projecten op te stellen, anderen werken met een abonnement.
  
• Voor een bevraging op papier zorg je best voor een felle kleur van papier en een envelop. De kleur van het papier zorgt ervoor dat het document opvalt en het is gemakkelijk om in latere communicatie naar te verwijzen. De enveloppe garandeert de privacy en anonimiteit van de bevraging.

1. De mini-enquête

• Dit is een korte bevraging (1 tot 3 vragen) die de ouders onmiddellijk kunnen invullen en afgeven.
• Ouderwerking/school kan de mini-enquête laten invullen op een moment dat er veel ouders naar de school komen (oudercontact, ouderfeest,  ….)
• Voordelen:
   - Je hebt life contact met de ouders, je kan ze aanspreken, extra info geven en stimuleren om de mini-enquête in te vullen.
   - Ouders kunnen vragen stellen
   - Voor anderstalige ouders kan er ter plaatse vertaald worden.
    - Hoge respons omdat ouders er niet veel werk mee hebben en onmiddellijk kunnen afgeven.
• Een voorbeeld van een mini-enquête:

2. Fysieke vormen (snoeppapiertjes, bouwblokjes…)

• Hierbij maak je gebruik van tastbaar materiaal. Belangrijk is dat het gebruikte middel uitnodigend is en onmiddellijk een visueel resultaat weergeeft.
• Bijvoorbeeld: 

* Snoeppapiertjes: Ouders krijgen een snoepje en deponeren het papiertje in een glazen bokaal. De ene bokaal is 'ja', de andere 'nee'. 

 * Bouwblokjes: Hetzelfde principe kan toegepast worden met bouwblokjes die gestapeld worden tot een toren.

• Betrek de school van in het prille begin: waarom wil je als ouderwerking een bevraging organiseren? Wat wil je te weten komen? Wat gebeurt er met de resultaten?... Een goede en open communicatie vooraf is heel belangrijk. 
• Een goede voorbereiding zorgt voor het welslagen van een enquête. Voorzie hier voldoende tijd en medewerkers.
• Stel van in het begin klaar wat je wenst te onderzoeken (de onderzoeksvraag) en wijk hier niet vanaf.
• Communiceer regelmatig en duidelijk. Gebruik hiervoor verschillende communicatiekanalen, bijvoorbeeld nieuwsbrieven, website...
• Koppel nadien terug naar de bevraagden en meld welke stappen je neemt met de resultaten uit de enquête.
• Gebruik heldere taal in het opstellen van de vragen en begeleidende tekst. Niet elke ouder is vertrouwd met het invullen van een enquête. In sommige situaties is het aangewezen om een alternatieve enquête te maken, zodat ook de ouders die het Nederlands niet goed machtig zijn, hun mening kunnen geven.
• Heb aandacht voor moeilijk bereikbare ouders. Het kan nuttig zijn om naast de bevraging een focusgroep te organiseren voor specifieke doelgroepen. Tijdens deze bijeenkomst kan de enquête toegelicht worden of kunnen de ouders op een aangepaste wijze hun mening geven.

VCOV, maart 2021